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        信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理

        2019-12-16 02:59:36范榮
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年11期
        關(guān)鍵詞:文書檔案管理事業(yè)單位信息化

        范榮

        【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展,事業(yè)單位的文書檔案管理方式需要根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行改善,結(jié)合當(dāng)前的信息化技術(shù),使文書檔案管理水平提高,加強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量,對(duì)事業(yè)單位發(fā)展有著重要的意義。

        【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案管理;信息化

        檔案作為事業(yè)單位工作中重要的內(nèi)容,包含了經(jīng)營(yíng)的詳細(xì)信息,文書檔案是事業(yè)單位的日常活動(dòng)中由通用文書轉(zhuǎn)化的檔案,其中包括指示、決定以及報(bào)告等內(nèi)容,比較復(fù)雜。因此在文書檔案管理中存在一些難度,需要花費(fèi)大量的人力,結(jié)合信息及時(shí)進(jìn)行文書檔案管理,可以使檔案管理的效率提高,對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。

        一、信息化背景中文書檔案管理存在的問題

        (一)缺少完善的管理制度。事業(yè)單位在文書檔案管理工作中管理的效果有待加強(qiáng),由于一些事業(yè)單位在管理中采用傳統(tǒng)的方式,使用紙質(zhì)檔案,需要經(jīng)過手抄進(jìn)行信息的保存。這種方式在管理中存在較多的缺陷,檔案在時(shí)間的積累中會(huì)出現(xiàn)字跡不清晰或者查找不便等問題,影響了文書檔案管理的質(zhì)量。利用傳統(tǒng)方式進(jìn)行文書檔案管理是當(dāng)前一種常見現(xiàn)象,還有一些事業(yè)單位在管理工作中沒有制定完善的管理制度,導(dǎo)致管理中存在漏洞和問題。由于文書檔案管理的方式不科學(xué)、制度不完善,檔案在管理中有著安全隱患,雖然一部分事業(yè)單位采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理,但是由于缺少對(duì)檔案安全的重視,導(dǎo)致檔案中的重要信息可能出現(xiàn)泄漏,造成嚴(yán)重的后果。

        (二)管理人員的素質(zhì)不高。隨著社會(huì)的發(fā)展,文書檔案在管理方式中發(fā)生了一些變化,但是在實(shí)際的情況中,單位采用的檔案管理人員都是老員工,在管理方式中使用的依然是傳統(tǒng)的方式,這些員工對(duì)信息技術(shù)管理方式不了解,也難以進(jìn)行應(yīng)用。這是由于檔案管理人員在信息管理中缺少基本的知識(shí),對(duì)實(shí)踐操作不熟悉,不能有效使用信息技術(shù)進(jìn)行管理。事業(yè)單位中的文書檔案管理工作缺乏具有高素質(zhì)的人員,人員的信息技術(shù)水平還有待提高,知識(shí)和能力的不足使人員在檔案管理中不能采用信息技術(shù)進(jìn)行高效的管理,這使檔案管理工作的效率得不到提高,同時(shí)影響了事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設(shè)。

        二、信息化背景中事業(yè)單位文書檔案管理措施

        (一)改善文書檔案管理觀念。事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合創(chuàng)新的觀念,根據(jù)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)將管理觀念改善。在實(shí)際的文書檔案管理工作中,將信息化管理觀念深入到其中,使事業(yè)單位文書檔案管理的開展得到正確的指導(dǎo),將文書檔案管理的水平提升,符合時(shí)代的要求。文書檔案管理工作的進(jìn)行需要利用信息技術(shù),通過信息技術(shù)可以使文書檔案管理的流程簡(jiǎn)化,提高工作效率。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理的信息化重視,將自身的觀念進(jìn)行創(chuàng)新,使檔案管理方式得到改善,將信息化建設(shè)水平提升,并且對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入資金,使信息化管理的速度加快,改變文書檔案管理的傳統(tǒng)方式。通過將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié),使文書檔案的管理效果加強(qiáng),減少人力的投入,使工作更加準(zhǔn)確,這樣可以使繁瑣的文書檔案工作步驟簡(jiǎn)化,節(jié)省了時(shí)間,使事業(yè)單位在文書檔案的管理中得到有效的成果,促進(jìn)單位的發(fā)展。

        (二)提高管理人員工作素質(zhì)能力。事業(yè)單位的文書檔案數(shù)量較多,在管理中需要消耗大量的時(shí)間,這使文書檔案管理工作的效率無法達(dá)到要求,同時(shí)降低了準(zhǔn)確性。為了使文書檔案管理的質(zhì)量提高,檔案管理人員需要具有專業(yè)的素質(zhì)及能力,能夠應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行管理。事業(yè)單位中的檔案工作人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)基礎(chǔ),學(xué)習(xí)信息技術(shù)的應(yīng)用技能,在檔案管理中發(fā)揮出更好的能力,使檔案管理工作的效率提高,保證管理的準(zhǔn)確性,使工作的質(zhì)量加強(qiáng)。管理團(tuán)隊(duì)需要在管理中協(xié)調(diào),通過各方配合來進(jìn)行全面的管理,同時(shí)管理人員需要具有專業(yè)的管理能力和信息技術(shù)操作技能,在工作中提高自己的水平,使事業(yè)單位的信息化檔案管理工作開展得到全面的改善。

        (三)建立科學(xué)的信息化管理平臺(tái)。為了使事業(yè)單位的文書檔案管理信息化水平提高,需要在管理中建立科學(xué)的信息化平臺(tái),使檔案管理更加高效。信息化平臺(tái)需要具有文書檔案的加工和保存、查詢等功能,通過平臺(tái)的完善可以使文書檔案管理和利用更加便捷,針對(duì)文書檔案管理的要求開發(fā)出合理的管理系統(tǒng),使文書檔案的管理效率提高,還可以使文書檔案管理部門的工作得到簡(jiǎn)化,提高準(zhǔn)確性。文書檔案管理使用的網(wǎng)絡(luò)需要和外網(wǎng)之間設(shè)置隔離層,使檔案信息得到有效的保護(hù),目前一些事業(yè)單位中利用防火墻進(jìn)行防護(hù),這種方式也能夠起到有效的作用,使信息的安全性提高,避免一些違法的信息或者數(shù)據(jù)進(jìn)入,防火墻同時(shí)將信息內(nèi)容進(jìn)行記錄,使檔案信息管理系統(tǒng)的使用更加安全。

        三、結(jié)語(yǔ)

        信息化技術(shù)的發(fā)展使社會(huì)發(fā)生了變化,在事業(yè)單位的工作中也起到了重要的作用。事業(yè)單位文書檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容,為了使文書檔案管理工作效率提高,加強(qiáng)管理的準(zhǔn)確性,應(yīng)合理采用信息技術(shù),使文書檔案管理工作得到簡(jiǎn)化,同時(shí)提升檔案的處理效率,使文書檔案管理工作得到改善。在管理中需要加強(qiáng)人員的技術(shù)能力,使人員了解信息技術(shù)的操作,并且完善管理的制度,提升信息化管理的安全性,這樣可以促進(jìn)事業(yè)單位的文書檔案管理工作順利進(jìn)行。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]呂雅暉.依托信息化背景優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理[J].才智,2019(07):209.

        [2]陳秀紅.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化研究[J].山東檔案,2018(03):56-57.

        [3]嚴(yán)紅利.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(07):105.

        [4]劉丹.淺談信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].科技展望,2016,26(16):226.

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