文·于詠梅

血站業(yè)務(wù)檔案是指血站在采供血過程中形成的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔的文件，是采供血全過程所產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，包括從獻(xiàn)血者篩選、登記到血液采集、檢測、制備、儲存、發(fā)放和運(yùn)輸?shù)恼麄€過程的質(zhì)量記錄，它真實(shí)記錄了采供血和血液質(zhì)量控制的全過程。血站業(yè)務(wù)檔案以其自身的特殊性為基礎(chǔ)，以為獻(xiàn)血工作服務(wù)為核心，關(guān)系到人民群眾的身體健康，關(guān)系到社會的和諧穩(wěn)定與發(fā)展，因此，做好血站業(yè)務(wù)檔案的管理意義重大。

一、血站業(yè)務(wù)檔案的重要性及其現(xiàn)狀

血站業(yè)務(wù)檔案詳細(xì)真實(shí)記錄了采供血各環(huán)節(jié)的工作信息，是血站開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策的原始依據(jù)，是加強(qiáng)血站管理的重要手段。血站業(yè)務(wù)檔案涉及血液的安全供應(yīng)和獻(xiàn)血者的信息保密，是輸血司法訴訟合法有效的證據(jù)，是維護(hù)獻(xiàn)血者、用血者及采供血機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)公正的重要依據(jù)。

然而，由于采供血檔案管理不夠規(guī)范，在輸血引起的訴訟中因舉證無力而導(dǎo)致敗訴的案例也時有發(fā)生。因此，不斷加強(qiáng)和規(guī)范血站業(yè)務(wù)檔案管理勢在必行。目前，我國尚未制定針對血站業(yè)務(wù)檔案管理方面的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，各地市血站只能參照衛(wèi)生檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行歸檔、管理，因此血站業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范、歸檔文件資料不齊全等現(xiàn)象較為普遍。

二、血站業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）數(shù)量大

血站業(yè)務(wù)檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗(yàn)、成分分離制備、儲存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，記錄量大、種類繁多，主要包括獻(xiàn)血者個人資料信息，采血、初檢、復(fù)檢以及血液成分分離制備等記錄。這些記錄隨著獻(xiàn)血人數(shù)的日益增多而增多，隨著采供血工作要求的不斷細(xì)致而細(xì)致，每份血液或血液成分都要經(jīng)過多個部門、多個手續(xù)，工作流程長、流動速率高、交接環(huán)節(jié)多，難以形成某個獻(xiàn)血者的系統(tǒng)性檔案，因此決定了血站業(yè)務(wù)檔案具有量大、分散，且利用頻繁的特點(diǎn)，也正是該特點(diǎn)才對業(yè)務(wù)檔案的及時整理歸檔提出了更高的要求。

（二）工作面廣

我國實(shí)行無償獻(xiàn)血制度，要達(dá)到醫(yī)療臨床用血100%來自自愿無償獻(xiàn)血者，就決定了獻(xiàn)血人數(shù)會逐年增加。近年來，臨沂市每年有9萬人次的自愿無償獻(xiàn)血者，他們涉及的社會面非常廣，有機(jī)關(guān)、部隊(duì)、大中專院校及企事業(yè)單位等各階層的公眾。除了獻(xiàn)血者檔案外，還有從血液采集到發(fā)出的整個過程記錄，它涉及多個科室、部門，流程也比較繁瑣，因此血站業(yè)務(wù)檔案的收集、整理需要投入大量的人力和物力。

（三）質(zhì)量要求高

根據(jù)1998頒布的《中華人民共和國獻(xiàn)血法》及2006年衛(wèi)生部實(shí)施的《血站質(zhì)量管理規(guī)范》和《血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，國家對采供血機(jī)構(gòu)的管理也越來越規(guī)范，對血站業(yè)務(wù)檔案的保管、要求以及管理人員的資質(zhì)也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。這就要求血站工作人員日常工作記錄要準(zhǔn)確、完整、清晰，要符合《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的有關(guān)要求。檔案專兼職人員要有高度的責(zé)任心，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)原始記錄的收集、整理和歸檔工作。

三、加強(qiáng)血站業(yè)務(wù)檔案管理的思路和措施

（一）規(guī)范流程，實(shí)行縱橫結(jié)合的管理模式

一是制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，加強(qiáng)縱向管理。血液從采集、檢驗(yàn)、分離、儲存到運(yùn)輸是一個完整的流程，各環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系又相對獨(dú)立，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會產(chǎn)生不良后果。這就決定了血站業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保存與其他檔案相比具有特殊性，在收集、歸檔的過程中必須保證原始檔案的完整性和準(zhǔn)確性。因此要將血站業(yè)務(wù)檔案工作，納入血站管理整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，在建立站、科兩級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，制定一套從檔案形成到進(jìn)檔案室保存的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，確保檔案的完整和齊全。

二是建立獻(xiàn)血者分類檔案，加強(qiáng)橫向管理。對稀有血型獻(xiàn)血者建立專門的管理檔案，以應(yīng)對因公共突發(fā)事件而引起的血源告急；對固定獻(xiàn)血者建立獨(dú)立的管理檔案，不斷穩(wěn)定和鞏固獻(xiàn)血者隊(duì)伍；對一般志愿獻(xiàn)血者實(shí)行分級管理。最后，將這些相對獨(dú)立的管理目標(biāo)整合成一個統(tǒng)一的檔案管理體系。通過這種縱橫交錯的管理模式，可以確保血站業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效利用。

（二）建章立制，規(guī)范管理工作程序

一是要加強(qiáng)制度建設(shè)，落實(shí)崗位責(zé)任。要制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并納入到血站管理制度的體系中，與領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)制掛鉤，使檔案管理工作有法可依、有章可循。

二是要為獻(xiàn)血者提供安全優(yōu)質(zhì)的獻(xiàn)血服務(wù)。要建立相關(guān)的程序和規(guī)則保護(hù)獻(xiàn)血者的隱私，對一些記錄著獻(xiàn)血者個人隱私或含有保密信息的資料要進(jìn)行特別管理。以“采集”這個環(huán)節(jié)為例，指導(dǎo)獻(xiàn)血者填寫《獻(xiàn)血登記表》的工作人員是接觸該檔案的第一人，表格填寫完畢后，由獻(xiàn)血者交給采集人員，依次是貼簽、系統(tǒng)錄入、發(fā)放《獻(xiàn)血證》，最后由負(fù)責(zé)收集整理該檔案的人員收存。在整個流程中的所有工作人員都是該檔案形成過程中的直接參與者，都應(yīng)該為該檔案的安全保密負(fù)責(zé)。

（三）運(yùn)用科技手段，提升信息化管理服務(wù)水平

一是要樹立血站業(yè)務(wù)檔案管理信息化、現(xiàn)代化思想，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，將檔案信息化建設(shè)規(guī)劃納入血站信息化管理整體規(guī)劃中同部署、同落實(shí)，不斷加大投入力度，確保檔案信息化建設(shè)工作順利開展。

二是要加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索。將現(xiàn)存的檔案資料通過掃描等手段轉(zhuǎn)化到光盤或磁盤上，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息化，同時做好圖片、錄像、錄音及多媒體資料的存儲、記錄、保存工作。通過檔案資源數(shù)字化，讓使用者能夠簡單可行地共享檔案資源。

三是在數(shù)字化資料的基礎(chǔ)上，建設(shè)血站檔案管理信息系統(tǒng)。我站根據(jù)自身的實(shí)際特點(diǎn)，開發(fā)應(yīng)用了本單位內(nèi)部共享的血站管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對收集歸檔資料的信息化處理，并根據(jù)各科室職能分別設(shè)置了使用權(quán)限，指定了相應(yīng)的監(jiān)管、復(fù)查部門，以防止出現(xiàn)差錯。通過血站管理信息系統(tǒng)，從根本上改變了檔案管理的落后面貌，大大提高了檔案信息的查閱速度，加快了檔案信息資源的開發(fā)利用，對血站各項(xiàng)工作的開展產(chǎn)生了積極的推動作用。