文·孫菁

檔案鑒定銷毀工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，但在現(xiàn)實(shí)檔案工作中，這項(xiàng)工作并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，只保管不銷毀的單位比比皆是。尤其是企業(yè)單位，檔案增長(zhǎng)速度快、庫(kù)房面積小，鑒定銷毀工作對(duì)企業(yè)檔案工作的整體影響會(huì)更加突出。檔案的鑒定工作和銷毀工作一脈相承、密不可分。對(duì)于保管期限已滿、價(jià)值已微乎其微的檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定才能銷毀，不經(jīng)鑒定而擅自銷毀，不只是檔案層面上的損失，也會(huì)造成企業(yè)和國(guó)家的損失。銷毀是鑒定的目的，如果對(duì)檔案只鑒定不銷毀，那么鑒定工作也就很大程度上失去了意義所在。故而可講，檔案的鑒定和銷毀相伴而生、相互成就。

一、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性

（一）檔案的鑒定銷毀工作影響檔案的收集整理工作

文件必須經(jīng)過(guò)鑒定才可能成為檔案?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）中對(duì)企業(yè)檔案的定義是，“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。”企業(yè)檔案的概念體現(xiàn)出企業(yè)檔案必須是具有保存價(jià)值的文件，因此在進(jìn)行檔案收集、整理工作過(guò)程中必須鑒定文件的價(jià)值，沒(méi)有價(jià)值的文件不能歸為檔案。

在我國(guó)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)、行政規(guī)章中，對(duì)文件的歸檔范圍規(guī)定的比較明確和具體。但對(duì)于什么樣的文件不應(yīng)納入歸檔范圍卻提及很少。而在實(shí)際歸檔工作中，并不是所有的文件都可以用“非此即彼”（即歸檔范圍之外的文件就一定不需要?dú)w檔）的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。

2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）明確列出“機(jī)關(guān)文件材料”不歸檔范圍；2012年公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）明確列出“企業(yè)下列文件材料可不歸檔”的范圍。這兩個(gè)文件的出臺(tái)，對(duì)歸檔工作提供了更為細(xì)致、具體、全面且可操作性極強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)出國(guó)家在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制定方面的進(jìn)步，對(duì)于檔案鑒定工作具有重大指導(dǎo)作用和現(xiàn)實(shí)意義。因此，在檔案收集和整理工作中，企業(yè)檔案工作者一定要按照標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的鑒定工作，切忌“來(lái)者不拒”“所有文件全盤接收”的做法，從檔案源頭、從檔案工作初始環(huán)節(jié)就為企業(yè)檔案工作打下良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）檔案的鑒定銷毀工作影響檔案的保管工作

任何一個(gè)企業(yè)所能提供的檔案保管能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保管的質(zhì)量和數(shù)量。因此，檔案鑒定必須考慮效益因素（包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益），即在分析檔案價(jià)值時(shí)要考慮收益與付出之比，只有當(dāng)檔案發(fā)揮的作用超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)才判定其具有保存價(jià)值。在鑒定工作中要摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，必須考慮每份檔案是否值得保存，值得保存多久，將有限的人力、物力、財(cái)力投入到具有保存價(jià)值或保存價(jià)值更高的檔案中。

由于企業(yè)客觀條件的局限，檔案庫(kù)房面積是有限的，很多企業(yè)甚至沒(méi)有專門的檔案庫(kù)房。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案的產(chǎn)生量呈逐年遞增趨勢(shì)，且企業(yè)發(fā)展越快，檔案增速越快。對(duì)于正常進(jìn)行檔案鑒定銷毀工作的企業(yè)，由于檔案的年增加量大于檔案的年銷毀量，庫(kù)房存儲(chǔ)壓力會(huì)日趨增大；而如果企業(yè)不進(jìn)行鑒定銷毀工作，檔案只增加不銷毀，庫(kù)房存儲(chǔ)問(wèn)題會(huì)更加突出。例如，會(huì)計(jì)憑證是企業(yè)數(shù)量最多的一種檔案，2016年新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開(kāi)始施行，會(huì)計(jì)憑證的保管期限由原來(lái)的15年變成30年，這使得許多企業(yè)檔案庫(kù)房壓力驟增。因此，進(jìn)行檔案的鑒定銷毀工作已迫在眉睫。那些從來(lái)不進(jìn)行檔案銷毀工作的企業(yè)，如果庫(kù)房面積不夠，有的就將檔案堆積在一個(gè)無(wú)人問(wèn)津甚至根本不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境里。究其原因就是沒(méi)有人肯為銷毀檔案負(fù)責(zé)任，怕萬(wàn)一銷毀了不該銷毀的檔案后果嚴(yán)重。由此看來(lái)，做好企業(yè)檔案的鑒定銷毀工作僅憑檔案工作者一己之力是不行的，需要企業(yè)、社會(huì)以及國(guó)家機(jī)構(gòu)的全面支持與配合。

二、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案法律法規(guī)建設(shè)，用法律手段約束和引導(dǎo)

1.補(bǔ)充和完善銷毀檔案法律、法規(guī)。檔案法律、法規(guī)制度的不完善、不健全是造成目前企業(yè)檔案鑒定銷毀工作缺失、不作為現(xiàn)象的首要原因。無(wú)論是《檔案法》還是其它檔案規(guī)章制度，均明令禁止擅自銷毀檔案，擅自銷毀要負(fù)法律責(zé)任；但是對(duì)于不進(jìn)行檔案鑒定銷毀工作以及由此造成的后果是否應(yīng)該承擔(dān)法律責(zé)任卻沒(méi)有涉及，這很容易造成檔案人員的畏懼心理，不敢觸及檔案銷毀工作。因此，應(yīng)在法律層面明確檔案到期后，經(jīng)鑒定應(yīng)該銷毀的必須銷毀，因沒(méi)有正常進(jìn)行銷毀工作而對(duì)檔案、檔案工作造成不良后果的，應(yīng)列入法律懲罰之列。

2.統(tǒng)一和明確檔案銷毀工作的批準(zhǔn)主體。目前，企業(yè)檔案工作的各種規(guī)定、規(guī)范，對(duì)檔案銷毀工作的批準(zhǔn)主體規(guī)定不明確，這也是造成企業(yè)檔案鑒定銷毀工作難以正常開(kāi)展的重要原因?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》提出：“經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀”，《企業(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：“經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷”。事實(shí)上，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日益壯大，跨國(guó)企業(yè)遍地開(kāi)花，某個(gè)大型企業(yè)的法定代表人可能同時(shí)身兼幾個(gè)甚至十幾個(gè)中小型企業(yè)的法定代表人，并且企業(yè)法定代表人經(jīng)常變更，他不可能掌握所有公司檔案工作的具體情況，要求這樣一個(gè)人對(duì)所有公司的檔案鑒定銷毀進(jìn)行批準(zhǔn)不切實(shí)際，也不具有可操作性。相比較而言，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中的“按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”，則更具現(xiàn)實(shí)性和可行性。本單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己?jiǎn)挝坏臋n案工作相對(duì)了解和熟悉，因此經(jīng)各自單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，來(lái)進(jìn)行鑒定銷毀工作更為實(shí)際可行。

（二）由國(guó)家行政機(jī)構(gòu)通過(guò)行政手段給予支持和配合

鑒定工作是企業(yè)的單獨(dú)行為，可是銷毀工作靠企業(yè)一家之力很難完成，尤其是對(duì)于銷毀數(shù)量大的企業(yè)，必須有具有銷毀能力的單位做配合，這種配合最好由國(guó)家行政機(jī)構(gòu)通過(guò)行政手段來(lái)支持。首先，銷毀機(jī)構(gòu)必須具有正規(guī)銷毀資質(zhì)、安全可靠。為了保證被銷毀檔案能得到妥善處置、信息不外泄，可由當(dāng)?shù)匦姓C(jī)構(gòu)成立或認(rèn)證一批正規(guī)可靠的銷毀機(jī)構(gòu)，并且加大對(duì)此類銷毀機(jī)構(gòu)的宣傳和推廣力度，鼓勵(lì)企業(yè)選擇正規(guī)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的銷毀。其次，銷毀機(jī)構(gòu)應(yīng)該改變服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。目前具有正規(guī)涉密載體銷毀資質(zhì)的機(jī)構(gòu)太少，基本處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，需要企業(yè)自己把待銷毀檔案送到機(jī)構(gòu)，而不少私人銷毀機(jī)構(gòu)則會(huì)提供主動(dòng)上門接收待銷毀檔案的服務(wù)。如果正規(guī)可靠的銷毀機(jī)構(gòu)能夠改變服務(wù)方式，必定會(huì)對(duì)企業(yè)檔案鑒定銷毀工作起到推動(dòng)和促進(jìn)的作用。

（三）企業(yè)人員要樹(shù)立和培養(yǎng)正確的檔案意識(shí)

企業(yè)人員要端正對(duì)檔案、檔案工作的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確檔案觀。檔案意識(shí)淡薄會(huì)導(dǎo)致檔案缺損或無(wú)檔可存，過(guò)度“重視”檔案也會(huì)導(dǎo)致檔案魚龍混雜、良莠不分?，F(xiàn)實(shí)中，相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)榕聯(lián)?zé)任而過(guò)度保護(hù)檔案，寧可把檔案堆積在房屋或角落里也不敢鑒定銷毀，這種“重視”的后果其實(shí)和輕視一樣，都是對(duì)檔案和檔案工作的一種損害。因此，要解放思想、實(shí)事求是，樹(shù)立客觀正確的檔案意識(shí)，按照檔案法律法規(guī)，該管好的堅(jiān)決管好，該銷毀的一定銷毀，還檔案一個(gè)清潔明朗的保管環(huán)境。

所謂“世易時(shí)移，變法宜矣”，在企業(yè)建立的初級(jí)階段，重視檔案的收集、整理、保管工作，有其存在的歷史必要性與客觀現(xiàn)實(shí)性，但隨著企業(yè)的發(fā)展，也應(yīng)該而且必須把鑒定、銷毀工作作為檔案工作的必要環(huán)節(jié)加以重視和實(shí)踐，這也是衡量企業(yè)檔案工作好壞的一個(gè)重要方面。