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        對(duì)“保管期限納入檔號(hào)”的質(zhì)疑與思考

        2019-12-16 13:49:38陳秀芳杭州市下城區(qū)教育局應(yīng)曉燕浙江省立同德醫(yī)院辦公室
        浙江檔案 2019年4期
        關(guān)鍵詞:檔號(hào)期限整理

        陳秀芳/杭州市下城區(qū)教育局 應(yīng)曉燕/浙江省立同德醫(yī)院辦公室

        何嘉蓀/浙江大學(xué)信息資源管理研究所

        我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22—2015) 的第5.4款對(duì)檔號(hào)編制作了規(guī)定。然而,其認(rèn)定的檔號(hào)編制原則與其規(guī)定的檔號(hào)結(jié)構(gòu)有自相矛盾之處,而這種檔號(hào)結(jié)構(gòu)又與該標(biāo)準(zhǔn)第4.2款將“區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”認(rèn)定為與歸檔文件整理原則有關(guān)。經(jīng)過若干年的貫徹執(zhí)行,筆者認(rèn)為該規(guī)定在這個(gè)問題上的科學(xué)性值得商榷,特著文討論。

        1 檔號(hào)難以穩(wěn)定

        我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)規(guī)定:“檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案?!薄耙詸n號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí),計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件?!薄稓w檔文件整理規(guī)則》正確地指出:“檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。”

        然而,筆者在對(duì)杭州市下城區(qū)轄區(qū)內(nèi)中、小學(xué)和幼兒園的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)或年檢時(shí),總會(huì)遇到一個(gè)問題:一些年度不同但內(nèi)容性質(zhì)和價(jià)值完全相同的文件,它們各自檔號(hào)內(nèi)要素之一的“保管期限”卻并不相同,且這絕非小概率事件。比如杭州市青藍(lán)青華實(shí)驗(yàn)小學(xué)關(guān)于工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支方面的文件,保管期限既有“永久”,也有“定期”的30年或10年。也就是說,在實(shí)踐中對(duì)檔案保管期限的劃定,事實(shí)上前后搖擺、極難恒定,這與編制原則的穩(wěn)定性要求相沖突。究其原因,在于各個(gè)小學(xué)、幼兒園的檔案員均由本校教師兼任且經(jīng)常更換。一般情況下教師都承擔(dān)了繁重的教學(xué)或教育行政管理任務(wù),根本無暇理解與掌握檔案價(jià)值鑒定方面的專業(yè)性知識(shí)。事實(shí)上在最基層的事業(yè)單位,這種檔案工作狀況是常態(tài),幾乎不可能改善。有鑒于此,應(yīng)該重新檢討保管期限列入檔號(hào)的必要性,甚至也可以重新討論歸檔文件是否應(yīng)“按保管期限分類”[1]。

        2 檔案價(jià)值本來就“富有彈性”

        保管期限是衡量和反映檔案價(jià)值的尺度,是檔案價(jià)值在檔案管理過程中的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)[2]。對(duì)檔案價(jià)值的鑒定與評(píng)價(jià),“是人們對(duì)檔案價(jià)值的主觀判斷、情感體驗(yàn)和意志保證及其綜合,必然具有一定的主觀性,必然受到階級(jí)立場(chǎng)的制約,認(rèn)識(shí)水平的限制和主體狀態(tài)的影響”,也就不可避免地“因人而異、具有不確定性”[3]。然而“從宏觀來看,對(duì)檔案又必然存在一個(gè)能為大多數(shù)人所接受,符合整體利益的、順應(yīng)歷史發(fā)展潮流的價(jià)值評(píng)價(jià)”[4],因此檔案主管部門制訂《檔案保管期限表》等規(guī)范,要求按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案價(jià)值開展鑒定。

        盡管如此,依然不能忽視的是價(jià)值鑒定成果往往因人而異:由于人們的主體狀況多種多樣,因而不同的人對(duì)相同價(jià)值文件鑒定得到的結(jié)果會(huì)存在差異,甚至可能南轅北轍;況且對(duì)上述保管期限表的理解,不同的人群之間也可能存在差異——即使是同一個(gè)人,在不同時(shí)期對(duì)同一份文件進(jìn)行價(jià)值鑒定,其結(jié)果不同的情況也經(jīng)??梢姟U?yàn)槿绱?,檔案管理理論和新中國(guó)成立以后多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都要求,檔案價(jià)值鑒定應(yīng)該分別在文件整個(gè)生命周期的多個(gè)節(jié)點(diǎn)上多次進(jìn)行,既在歸檔時(shí)進(jìn)行,也在向檔案館移交時(shí)進(jìn)行,以及在許多年以后鑒定銷毀時(shí)再次進(jìn)行,并不主張“一次定終生”。然而,檔號(hào)作為檔案有機(jī)結(jié)構(gòu)和實(shí)體結(jié)構(gòu)定位的工具,卻又必須穩(wěn)定,最好從歸檔開始就“一次定終生”,直到進(jìn)入檔案館也“終身不變”。因此將“保管期限”納入其中,實(shí)際上是將檔案價(jià)值鑒定變成了“一錘子買賣”,要求檔案價(jià)值鑒定必須在歸檔時(shí)就匆忙進(jìn)行而且必須一次成功。

        筆者考察世界各國(guó)檔案部門的價(jià)值鑒定環(huán)節(jié),發(fā)現(xiàn)大多設(shè)置在檔案文件向檔案館(或中間檔案館)移交之時(shí),甚至在進(jìn)館之后,而具體操作者往往是具備相當(dāng)專業(yè)知識(shí)的資深館員。也就是說,檔案價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)基本上設(shè)置在文件生命周期的中、后階段,即文件經(jīng)過了相當(dāng)時(shí)間的運(yùn)動(dòng)、沉淀和考察,人們對(duì)它究竟具有多少價(jià)值已經(jīng)有了更多認(rèn)識(shí),使得鑒定結(jié)果更為準(zhǔn)確。相比之下,我國(guó)由于檔號(hào)設(shè)計(jì)的原因?qū)㈣b定環(huán)節(jié)固定在文件剛要變成“檔案”之時(shí),而且多數(shù)是由不具備專門資格的兼職人員操作。這極可能帶來一系列麻煩,更可能造成不可挽回的損失。有鑒于此,將保管期限直接納入檔號(hào),當(dāng)然與檔號(hào)編制的“穩(wěn)定性”原則直接沖突;與此相關(guān)聯(lián),將“區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”規(guī)定為歸檔文件整理的原則[5],也值得商榷。

        3“按價(jià)值分類”不應(yīng)升格至“原則”層次

        檔案文件價(jià)值鑒定的成果“保管期限”,與文件的自然形成過程沒有直接關(guān)系,不能反映文件之間客觀存在的有機(jī)聯(lián)系。此外如上所述,人類主觀因素必然在鑒定中占據(jù)主導(dǎo)地位,導(dǎo)致其極難準(zhǔn)確和恒定,也就不應(yīng)提高到“原則”層次,作為分類依據(jù)或衡量尺度。

        新中國(guó)成立后直至本世紀(jì)初,我國(guó)主流檔案管理學(xué)教科書對(duì)檔案整理原則的敘述,認(rèn)為所謂的“檔案整理”在我國(guó)主要(或其主體部分)是在歸檔過程中進(jìn)行的,檔號(hào)實(shí)際上也應(yīng)主要在歸檔完成時(shí)確定。毋庸置疑,“遵循檔案文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”是檔案管理最基本的規(guī)則和檔案學(xué)理論的靈魂與特色,事實(shí)上不論是檔案價(jià)值鑒定、歸檔文件整理還是著錄編目,都應(yīng)遵循。

        那么“便于保管和利用”與之相比是什么關(guān)系呢?它是“整理檔案的目的”?!皬目傮w上看,保持有機(jī)聯(lián)系的文件,一般情況下就便于保管和利用”,“然而,在有的情況下又不盡如此。比如刑事案件的物證檔案與該案的紙質(zhì)訴訟文件聯(lián)系密切,但因兩者物質(zhì)形體差異太大,又常常不能合在一起組卷”?!捌鋵?shí)保持有機(jī)聯(lián)系本身是有彈性的。有些做法,雖保持了有機(jī)聯(lián)系卻由于歷史的、人為的、自然的各種各樣條件的限制,并不一定便于安全保管和實(shí)際利用”。“因此,當(dāng)為保持聯(lián)系而采用的方法與便于保管和利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,應(yīng)服從便于保管和利用的需要。即不能僅僅把便于保管和利用看作是保持有機(jī)聯(lián)系的后果,更應(yīng)當(dāng)首先把它看作是整理檔案的有意識(shí)出發(fā)點(diǎn)和最終要求及質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)”?!八詰?yīng)該在必要的時(shí)候,區(qū)別情況,針對(duì)文件種類、記錄方式、載體材料、機(jī)密程度、保管價(jià)值和數(shù)量的不同,而對(duì)它們分別組合,并在相應(yīng)的范圍內(nèi)保持其應(yīng)有的聯(lián)系”[6]。其中“文件種類、記錄方式、載體材料、機(jī)密程度”等都無松緊余地,必須優(yōu)先考慮保管和利用的需要,同時(shí)依靠編制檢索工具等“智能控制”手段彌補(bǔ)“文件間有機(jī)聯(lián)系”反映不足和解決有可能遭遇的割裂問題。

        “保管價(jià)值和數(shù)量”彈性甚大,有較大的伸縮余地?!氨9軆r(jià)值”的大小程度在不同環(huán)境條件下可以不相一致。經(jīng)常有這樣的情況,即一份單獨(dú)來看繼續(xù)保存價(jià)值很小的文件,由于其與別的值得永久保存的文件聯(lián)系密切,就也應(yīng)該判定其與后者的價(jià)值一致而將它們組合在一起永久保存。比如普通宴客時(shí)形成的“晚餐菜單”,通常保存價(jià)值不大,往往不予保存,至多短期保存;但是如果其形成于具有某種重要意義的場(chǎng)合,則應(yīng)考慮與相關(guān)文件一起,鑒定為“永久保存”了。也就是說,在判斷是否依據(jù)保管價(jià)值大小為歸檔文件分類時(shí),首先應(yīng)該遵循“保持文件之間有機(jī)聯(lián)系”的原則,在充分保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的前提條件下,才可考慮按照保管期限的不同并對(duì)它們加以區(qū)分;或者也可以說,在進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí),仍然必須以“保持文件之間有機(jī)聯(lián)系”為首要衡量標(biāo)準(zhǔn),因?yàn)橹挥腥绱瞬鸥阌诒9芎屠谩:茈y想象,處理同一件事務(wù)形成的文件如果硬要根據(jù)其中各單份文件“孤立”情況下的價(jià)值大小,居然會(huì)便于保管和利用。至于文件的“數(shù)量”之所以列入考量范疇,是因?yàn)榻滩木帉憰r(shí)我國(guó)尚未進(jìn)行“立卷改革”,各地檔案行政管理部門往往對(duì)案卷厚度有一定要求,案卷厚度是立卷時(shí)必須衡量的要素之一。

        總之,“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”與“便于保管和利用”作為歸檔文件整理的原則是有機(jī)的整體,不應(yīng)該分開表述成兩條原則,更不能將“便于保管和利用”專屬于“按照保管價(jià)值分類”這一種整理行為。換言之,歸檔文件整理過程中應(yīng)該首先遵循檔案文件的自然形成規(guī)律并采用“職能鑒定法”,為文件分類并鑒定其價(jià)值,從而保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和確定其保管期限;然后在此基礎(chǔ)上再考慮按照保管期限的不同,排列文件的順序。也正因?yàn)槿绱?,我?guó)立卷改革前所有各種版本的檔案管理學(xué)教科書,在敘述全宗內(nèi)檔案分類的一般方法時(shí),都沒有將“按照保管價(jià)值分類”寫進(jìn)去,僅僅在課堂講授時(shí)指出:在庫(kù)房排架的時(shí)候,應(yīng)該適當(dāng)考慮檔案價(jià)值的不同,采用適當(dāng)?shù)霓k法分別排列它們。

        然而《歸檔文件整理規(guī)則》直接將“便于保管和利用”專屬于“按照保管價(jià)值分類”,這樣做容易出現(xiàn)兩大弊端。第一,易于出現(xiàn)過度采用“直接鑒定法”、基本上不考慮是否會(huì)割裂文件有機(jī)聯(lián)系的現(xiàn)象。也就是說,表面上“便于保管和利用”,實(shí)質(zhì)上禍害深遠(yuǎn)。因?yàn)槟切┎豢赡苤O熟檔案學(xué)理論亦無心鉆研檔案管理問題、變動(dòng)率極高的廣大基層兼職檔案人員,往往會(huì)機(jī)械理解和死板(毫無靈活性)地劃分保管期限并優(yōu)先據(jù)此進(jìn)行分類。比如對(duì)會(huì)計(jì)憑證,一般鑒定的保管期限都比較短,并不會(huì)考慮它們是在什么情況下形成的、與哪些項(xiàng)目關(guān)系密切。杭州市下城區(qū)某所學(xué)校,為了追查某校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)責(zé)任問題,需要查詢其任職期限內(nèi)的行政記賬憑證、基建記賬憑證及其他記賬憑證,然而該校當(dāng)時(shí)的會(huì)計(jì)憑證保管期限均設(shè)置為5年,已經(jīng)因期限到而被銷毀。相反,如果當(dāng)初在鑒定和分類時(shí)首先考慮“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”,就有可能將校園內(nèi)經(jīng)濟(jì)方面出事頻率相對(duì)較高的基建以及較大設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)憑證,一律組合在該項(xiàng)目類內(nèi)并延長(zhǎng)其保管期限或復(fù)印后雙套分別保存;甚至改革會(huì)計(jì)檔案的傳統(tǒng)分類模式,不再一味地首先“按文件形式分類”。

        第二,易于在無意中拔高“按保管價(jià)值分類”的地位?!稓w檔文件整理規(guī)則》在其試行稿于多年以前問世以來,“按保管價(jià)值分類”已經(jīng)在我國(guó)的檔案管理實(shí)踐中產(chǎn)生了重要影響。在許多基層小、微事業(yè)單位,除了按年度分類以外,它往往變成了兼職檔案員唯一的分類手段。這些單位大多參考上級(jí)或其他單位的樣板“依樣畫葫蘆”制訂了本單位的“全宗內(nèi)分類和保管期限表”,然而絕大多數(shù)兼職檔案員,由于流動(dòng)性大、專業(yè)素養(yǎng)欠缺,難以理解、運(yùn)用它們而實(shí)際上并未遵行,僅憑個(gè)人主觀想象判斷文件保存期限并藉以分類。這種情況至少在筆者任職機(jī)關(guān)下轄的基層單位中普遍存在。

        4“鑒定”環(huán)節(jié)的前途

        從人類歷史發(fā)展的長(zhǎng)河考察,對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)必然會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及人們觀念形態(tài)的變化而變化。比如類似今天“大數(shù)據(jù)”的信息,如果放在本世紀(jì)初鑒定,幾無保存價(jià)值;今天隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而身價(jià)倍增,一舉成了“搶手貨”,成為研制“人工智能”不可或缺的前提。有鑒于此,在科學(xué)技術(shù)日新月異、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天,已經(jīng)無法苛求檔案價(jià)值鑒定成果的長(zhǎng)期穩(wěn)定;即使是短期穩(wěn)定,也具有難度。也就是說,鑒定檔案價(jià)值的重要性是隨時(shí)代變遷而變化的。

        在傳統(tǒng)載體檔案一統(tǒng)天下的時(shí)代,鑒于物理儲(chǔ)存空間有限,進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定以便去蕪存菁是完全必要的,否則再雄厚的財(cái)力、人力、物力也不可能承擔(dān)得起將它們?nèi)勘4嫦聛淼拇鷥r(jià)。然而今天隨著文件檔案的數(shù)字化、電子化,將它們?nèi)績(jī)?chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)云端已經(jīng)不是夢(mèng)想。完全可以設(shè)想,今后對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的價(jià)值鑒定,可以僅僅依據(jù)其文物價(jià)值決定取舍,其他檔案則一律數(shù)字化以后與原生電子文件、數(shù)據(jù)一起存入云端。換言之,我們主張大大降低價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)的重要性和復(fù)雜性,起碼在歸檔的時(shí)候,除了剔除重復(fù)件以外,不再劃分保管期限,留待將來檔案移交進(jìn)館時(shí)再鑒定其文物價(jià)值;檔號(hào)中也不再納入保管期限,向科技檔案看齊[7]。

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