宮瑾

（青島市中心血站 山東青島 266071）

事實(shí)上招標(biāo)采購屬于審計(jì)工作的重點(diǎn)，與重大項(xiàng)目審計(jì)、重要項(xiàng)目審計(jì)以及領(lǐng)導(dǎo)崗位離任審計(jì)均有重要關(guān)系。但從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，由于部分事業(yè)單位疏于對招標(biāo)采購檔案的管理，導(dǎo)致其無法為實(shí)際工作提供查考利用。不僅無法發(fā)揮檔案管理的作用，還會(huì)給審計(jì)工作帶來困擾。積極開展招標(biāo)采購檔案管理工作，已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的重要課題。

一、事業(yè)單位招標(biāo)采購檔案的重要性

對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，招標(biāo)采購檔案中存在著不同項(xiàng)目的招標(biāo)采購文件材料，是招標(biāo)采購工作過程中各個(gè)階段的真實(shí)記錄，能夠?qū)崿F(xiàn)對招標(biāo)采購全過程合法性的分析與判斷，因此屬于事業(yè)單位招標(biāo)采購活動(dòng)的重要構(gòu)成部分。另外，齊全、完整、準(zhǔn)確的檔案資料能夠切實(shí)反映出招標(biāo)采購工作的質(zhì)量，能夠?yàn)楦骷売嘘P(guān)部門的監(jiān)督檢查提供有價(jià)值的依據(jù)，因此必須得到高度重視并不斷完善與之相關(guān)的制度與規(guī)范。不過從當(dāng)前的情況來看，事業(yè)單位所開展的招標(biāo)采購檔案管理工作并未獲得理想效果，其中原因體現(xiàn)在多個(gè)方面，必須進(jìn)行有針對性的分析與處理。只有如此才能夠提高招標(biāo)采購檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性與一致性，不斷彰顯其重要價(jià)值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基本保障[1]。

二、事業(yè)單位招標(biāo)采購檔案管理的現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位并未認(rèn)識(shí)到招標(biāo)采購檔案的重要價(jià)值，所以相關(guān)管理工作的效果也不理想。具體而言，招標(biāo)采購檔案管理工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）制度不完善。任何門類的檔案在管理期間都需要以管理制度為前提，規(guī)范管理人員的行為、思想。實(shí)際工作中，有些事業(yè)單位沒有制定《文件歸檔范圍保管期限表》《文件整理規(guī)程》《檔案借閱利用制度》等檔案相關(guān)制度，從而發(fā)生檔案管理工作隨意、不科學(xué)的現(xiàn)象。諸多事業(yè)單位招標(biāo)采購檔案管理制度并不完善，基本以框架的形式存在，對實(shí)際工作無指導(dǎo)性和可操作性，難以發(fā)揮其價(jià)值。

（二）管理者檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于事業(yè)單位負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的分管領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到檔案的重要性，所以基層人員在開展管理工作時(shí)，也存在敷衍了事的現(xiàn)象，導(dǎo)致各項(xiàng)工作制度流于表面。究其原因，管理者和負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的相關(guān)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，不重視文件材料的收集、整理，導(dǎo)致重要材料沒有歸檔或遺失，直接影響檔案管理工作整體效果。

（三）信息化管理技術(shù)滯后。受傳統(tǒng)思想的影響，事業(yè)單位在開展招標(biāo)采購檔案管理期間，基本上還是以紙質(zhì)檔案手工加工整理、查找利用的方式為主。但是在新時(shí)代的背景下，檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，使得檔案部門未給單位提供快速、精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)，不能滿足單位發(fā)展的需求。由此，積極地將信息化技術(shù)應(yīng)用其中、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、不斷提高檔案管理水平迫在眉睫。

三、事業(yè)單位招標(biāo)采購檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度。結(jié)合前文所述，制度對于招標(biāo)采購檔案管理具有重要意義。因此，事業(yè)單位需要根據(jù)實(shí)際情況制定完善本單位的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。具體而言，單位首先需要設(shè)置“頂層制度”，即將招標(biāo)采購檔案管理納入發(fā)展規(guī)范中，逐漸轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的管理思想。這一前提下，則應(yīng)該針對審計(jì)工作的需求、招標(biāo)采購檔案的現(xiàn)狀等因素，實(shí)現(xiàn)對“頂層制度”的細(xì)化，包括管理方式、考核方式等，使其具有可實(shí)施性、可操作性，從而降低管理工作的隨意性。例如：在開展招標(biāo)采購工作期間，檔案管理部門可以要求負(fù)責(zé)采購招標(biāo)部門的兼職檔案員及時(shí)將招標(biāo)采購過程中形成的文件材料及時(shí)收集、整理、著錄到檔案管理平臺(tái)或分階段整理歸檔紙質(zhì)文件，以便檔案管理者第一時(shí)間掌握檔案信息。除此之外，還需要指導(dǎo)科室兼職檔案員對歸檔文件的齊全、完整性、真實(shí)性進(jìn)行核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不實(shí)、信息虛假或者遺漏、遺失等問題。一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須及時(shí)與工作人員進(jìn)行溝通，同時(shí)形成書面報(bào)告上報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)，從而為審計(jì)、考核等工作提供有價(jià)值的依據(jù)。值得注意的是，事業(yè)單位在推進(jìn)招標(biāo)采購檔案管理期間，可以將業(yè)主作為責(zé)任主體，便于對各項(xiàng)責(zé)任、義務(wù)進(jìn)行劃分。如果事業(yè)單位采用委托代理的方式，則應(yīng)該將代理機(jī)構(gòu)、業(yè)主作為雙責(zé)任主體，確保工作能夠順利進(jìn)行[2]。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。以完善的招標(biāo)采購檔案制度為前提，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)檔案宣傳教育等輔助性工作，實(shí)現(xiàn)對檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化。實(shí)際上，只有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，才能夠?qū)⒏嗟娜肆?、?cái)力、物力等投入到檔案管理中，為提升檔案管理的制度、效率夯實(shí)基礎(chǔ)。對此，責(zé)任人應(yīng)該將招標(biāo)采購業(yè)務(wù)作為切入點(diǎn)，定期開展教育、培訓(xùn)等方面的工作，將檔案意識(shí)注入全員思想，逐漸形成良好的檔案管理氛圍。不僅如此，事業(yè)單位還需要加大人員、資金投入，依據(jù)自身的需求設(shè)置專職檔案員，并為其配置先進(jìn)的硬件、軟件設(shè)施。領(lǐng)導(dǎo)重視并加強(qiáng)對檔案工作的投入可以全面提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其主動(dòng)參與到本職工作中，增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力。其中，由于各類招標(biāo)采購項(xiàng)目的文件形成具有多樣性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，必須遵循“誰形成、誰整理”原則，否則無法實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。

（三）提高管理信息水平。受傳統(tǒng)思想的影響，還有部分事業(yè)單位在招標(biāo)采購檔案管理中依然以紙質(zhì)檔案、人工管理為主，直接影響了檔案管理的整體效果。因此，應(yīng)盡快加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展趨勢。對此，事業(yè)單位應(yīng)購置檔案管理軟件，積極建設(shè)辦公自動(dòng)化中招標(biāo)采購模塊與檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，確保招標(biāo)采購模塊生成的檔案所需目錄數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在線歸檔、在線“原文掛接”的目的；以此為前提，簡化檔案目錄著錄的步驟，可以減輕招標(biāo)采購檔案整理的壓力，解決存儲(chǔ)空間等方面的問題，大幅度提高單位招標(biāo)采購、檔案管理等工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。同時(shí)還應(yīng)該對電子檔案移交管理方法進(jìn)行完善，提高信息共享的水平。這一方法的落實(shí)，能夠直接降低查找檔案信息的難度，為事業(yè)單位、業(yè)主之間的合作提供便利，深化招標(biāo)采購檔案管理的意義。

四、結(jié)語

為此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，不斷完善檔案管理制度，強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)，加強(qiáng)人員、軟硬件投入。不僅如此，還必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。在這一前提下，可以有效優(yōu)化檔案管理的效果并提高檔案信息開發(fā)利用，為財(cái)政、審計(jì)等部門監(jiān)督檢查工作提供便利、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。