虞凱

(浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院 浙江紹興 312088)

在部分高職院校不斷擴(kuò)招的影響下，高職院校的辦學(xué)規(guī)模、學(xué)生人數(shù)以及教學(xué)活動(dòng)等也不斷增多，使得教學(xué)檔案變得更加紛雜，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸無法適應(yīng)現(xiàn)階段的教學(xué)需求。如何充分利用信息技術(shù)的發(fā)展提高學(xué)校教學(xué)檔案管理的效率是當(dāng)今很多高職院校教師迫在眉睫需要解決的問題。

一、高職院校教師教學(xué)檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于日常生活與工作的方方面面，改變了傳統(tǒng)工作模式下的手工操作方式，對于高職院校的教學(xué)檔案管理來說，有效提高了教師進(jìn)行檔案管理的工作效率。信息化的教學(xué)檔案管理通過充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)等新科技設(shè)備的高存儲(chǔ)量、高處理速率等優(yōu)勢，可以解決使用人工進(jìn)行檔案分類歸納與管理的速度慢、易出錯(cuò)等問題。而且通過信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合，可以優(yōu)化教學(xué)檔案管理模式，為高職院校教師提供更加便捷高效的工作途徑。

（二）有利于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案資源共享。管理高職院校教學(xué)檔案的一個(gè)主要目的就是充分發(fā)揮這些檔案與資料的價(jià)值與作用，通過數(shù)據(jù)分析與整理，歸納出更加科學(xué)有效的教學(xué)方案。教學(xué)檔案的高效利用對于高職院校的學(xué)風(fēng)建設(shè)與教學(xué)目標(biāo)規(guī)劃以及日常教學(xué)管理都具有積極正面的指導(dǎo)作用。而信息化的教學(xué)檔案管理模式就可以通過與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案之間的資源共享與實(shí)時(shí)更新，有利于發(fā)揮出教學(xué)檔案作為一種特殊教學(xué)資源的真正價(jià)值與作用。并且，通過教學(xué)檔案的資源共享還可以有效避免紙質(zhì)檔案容易受損的問題。

二、高職院校教師教學(xué)檔案信息化管理的主要策略

（一）建立信息化教學(xué)檔案管理平臺(tái)。各大高職院校要想實(shí)現(xiàn)真正的信息化教學(xué)檔案管理模式，首先要考慮的就是搭建一個(gè)專門用于學(xué)校進(jìn)行教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，之后的檔案整理、檔案分析、檔案分類以及檔案歸納等工作都可以在這個(gè)平臺(tái)上完成，既保證了檔案資源的實(shí)時(shí)共享，又保證了檔案管理的安全性與高效性。與此同時(shí)，還要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的教學(xué)檔案以及其他教學(xué)資源的收集與存儲(chǔ)等，有效避免紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的丟失與重復(fù)的問題；其次，在建立檔案管理平臺(tái)時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案瀏覽、審查等操作的監(jiān)控，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，為教學(xué)檔案管理工作的高效性與科學(xué)性奠定技術(shù)支持與制度支撐。比如，可以在進(jìn)行信息化檔案管理平臺(tái)構(gòu)建時(shí)選擇Web網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)最大的優(yōu)勢就是后期維護(hù)與管理都十分簡單，適合高職院校等學(xué)校內(nèi)部使用。一方面，通過使用該系統(tǒng)可以構(gòu)建起高職院校內(nèi)教學(xué)管理部門、科研部門、教學(xué)院系之間的聯(lián)系與溝通，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享；另一方面，該系統(tǒng)還可以與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)的教學(xué)資源與教學(xué)課程以及科研機(jī)構(gòu)或者學(xué)習(xí)平臺(tái)都可以通過該系統(tǒng)實(shí)時(shí)分享至教學(xué)檔案之中，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，為教師的日常教學(xué)工作與培訓(xùn)工作帶來了很大便利。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員信息化管理意識(shí)與能力。高職院校負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的教師要對信息化管理有一個(gè)正確、科學(xué)的認(rèn)知，走出傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，能夠了解什么是真正的信息化檔案管理方式。對于教學(xué)檔案管理的專業(yè)人員來說，兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇的工作態(tài)度已經(jīng)逐漸無法滿足當(dāng)前的教學(xué)需求，當(dāng)下，需要每一位相關(guān)教師都貫徹落實(shí)信息化的管理意識(shí)，把使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的思想，貫徹落實(shí)到具體的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)之中；其次教師應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力也將對高職院校能否真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理產(chǎn)生直接影響，因此在提高教師信息化管理意識(shí)的同時(shí)，還要通過提高其使用新興科技手段的能力來實(shí)現(xiàn)信息化教學(xué)檔案的具體管理。特別是很多高職院校內(nèi)都有一些資歷比較高的教師，由于年齡的影響，他們對一些新興科技的掌握程度可能沒有那么完美，在信息化教學(xué)檔案管理的過程中無法熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而使得教學(xué)檔案的信息化管理體系出現(xiàn)漏洞。因此高職院校必須針對不同的年齡與人群，制定不同的信息化檔案管理培訓(xùn)，提高學(xué)習(xí)信息化檔案管理的整體水平與綜合能力。比如，針對高職院校內(nèi)教學(xué)檔案種類繁雜、數(shù)目龐大、任務(wù)繁重的實(shí)際情況，相關(guān)部門在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)可以通過動(dòng)員全校教師參與的模式，增強(qiáng)所有教職員工的檔案管理意識(shí)與信息化管理能力。通過這種全員參與的方法，可以在增強(qiáng)學(xué)校檔案管理效率的同時(shí)提升學(xué)校檔案管理的綜合水平。其次，還可以建立更加完善的考核制度與管理制度，把具體的檔案管理任務(wù)量化處理，通過設(shè)置不同階段的任務(wù)指標(biāo)對相關(guān)教師進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，提高教師進(jìn)行檔案管理的工作積極性。

（三）增強(qiáng)資金投入與技術(shù)支持。要想實(shí)現(xiàn)更加先進(jìn)科學(xué)的教學(xué)檔案信息化管理模式，高職院校需要從硬件設(shè)施與軟件設(shè)施兩個(gè)方面入手。首先是通過加大資金投入完善教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一是保證負(fù)責(zé)進(jìn)行信息處理的計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量足夠大、處理速度足夠快，可以容納日漸豐富的各種教學(xué)資料；二是要購置更加先進(jìn)和便捷的掃描儀，鑒于很多之前的教學(xué)檔案都是紙質(zhì)的，為了實(shí)現(xiàn)新舊資料的相互連接，必須加快對舊資料的掃描，盡快實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案與電子檔案的統(tǒng)一管理；其次還要加大對學(xué)校教學(xué)檔案管理的技術(shù)支持，其中包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)之間的結(jié)合以及信息化背景下各類新興技術(shù)與新型設(shè)備的使用。比如，為了增強(qiáng)教學(xué)檔案的豐富度，實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料的全面管理，可以在檔案管理過程中增加對聲像音頻資料的信息化管理。首先高職院?？梢圆捎孟冗M(jìn)的技術(shù)將一些比較重要的影像資料光盤進(jìn)行數(shù)字化處理，既實(shí)現(xiàn)了相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化，又可以增加這些影像資料的存在年限與使用價(jià)值；其次還可以構(gòu)建一個(gè)全校范圍內(nèi)的檔案管理平臺(tái)，主要目的就是為了使學(xué)生也能通過登入這個(gè)平臺(tái)檢閱相關(guān)的檔案資料。

三、結(jié)語

綜上所述，在高職院校中采用信息化模式進(jìn)行教學(xué)檔案管理的作用與意義十分深遠(yuǎn)。一方面可以提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的效率，保障相關(guān)教學(xué)檔案資料的安全，提高重要教學(xué)檔案資料的利用價(jià)值；另一方面還可以通過這種更加先進(jìn)的教學(xué)檔案管理模式為日常教師教學(xué)工作帶來便利。