潘婷 郭巧

摘 要：為提高公安派出所檔案管理質(zhì)量，本文對檔案的信息化建設(shè)問題進行了分析。文章首先分析了新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義，強調(diào)了加強信息化建設(shè)的重要性。其次，主要從系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)兩方面出發(fā)，對具體的信息化建設(shè)方法進行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：公安派出所;檔案管理;信息化建設(shè)

公安派出所檔案數(shù)量的增多，加大了管理難度。而信息化技術(shù)的出現(xiàn)，則為管理效率的提升奠定了基礎(chǔ)。加強公安派出所檔案信息化建設(shè)，有助于節(jié)約檔案存儲空間，彌補傳統(tǒng)人工檔案管理方法“效率低”、“丟失率高”、“提取難度大”的缺陷，提高管理質(zhì)量。可見，有必要對檔案信息化建設(shè)方法進行研究。

1 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義

新形勢下，加強公安派出所檔案信息化建設(shè)，是信息化時代發(fā)展的必然趨勢，且對檔案管理質(zhì)量的提升，具有積極意義。信息化時代的到來，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)逐漸被應用到了各個領(lǐng)域[1]。各技術(shù)的應用，有效降低了社會各領(lǐng)域的工作難度，同樣為其發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。新形勢下，如公安派出所未引進上述技術(shù)進行檔案信息化建設(shè)，極容易落后于時代，對工作效率的提升，以及自身的發(fā)展不利。信息化技術(shù)中，各項技術(shù)的引入，可顯著降低公安派出所的檔案存儲難度，提升存儲效率，節(jié)約存儲空間。此外，各項技術(shù)的應用，同樣能夠使管理人員利用信息化系統(tǒng)的檢索功能，隨時隨地的對檔案進行提取。在此基礎(chǔ)上，利用海量檔案信息，對數(shù)據(jù)的規(guī)律進行分析，并與相關(guān)人員及單位，共享檔案資源?？梢姡訌姍n案信息化建設(shè)，對公安派出所檔案管理質(zhì)量的提升，以及工作效率的提高，能夠起到極大的促進作用。

2 傳統(tǒng)的公安派出所檔案管理存在的問題

2.1 信息存儲難度高、檔案使用效率較低

信息存儲難度高、檔案使用效率較低，為傳統(tǒng)公安派出所檔案管理存在的問題之一：1）信息存儲難度高：傳統(tǒng)的人工檔案管理方法下，檔案均以紙質(zhì)為主，需于檔案室內(nèi)存儲。存儲時，管理人員需首先對其進行歸類，并妥善放置，存儲難度較高，工作效率低。2）檔案使用效率較低：傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員使用檔案時，需自檔案室一一查找。該過程所需時間長，易對公安派出所工作的執(zhí)行造成阻礙。加強檔案信息化建設(shè)，可有效解決上述問題。

2.2 數(shù)據(jù)分析較困難，檔案資源無法共享

數(shù)據(jù)分析較困難，檔案資源無法共享的問題，同樣為傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題：1）數(shù)據(jù)分析較困難：隨著公安派出所工作量的加大，檔案信息及數(shù)據(jù)的數(shù)量明顯增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員很難提取海量數(shù)據(jù)，對其規(guī)律進行分析，因此，同樣難以對數(shù)據(jù)進行明確的統(tǒng)計。該問題的存在，容易對未來工作計劃的針對性制定產(chǎn)生阻礙。2）檔案資源無法共享：檔案資源共享，對公安派出所尋找及抓獲犯罪分子具有重要意義。如資源無法共享，則必然影響工作效率及質(zhì)量?？梢?，加強檔案信息化建設(shè)較為重要。

3 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的方法

3.1 正確存儲檔案信息

正確存儲檔案信息，是提高檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。具體措施如下：1）掃描：如已具備紙質(zhì)檔案，管理人員可利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進行掃描。掃描后，各項信息將自行填寫至系統(tǒng)之中。為避免信息出現(xiàn)錯誤，管理人員需利用系統(tǒng)的修改功能，對其錯誤之處進行修改，保證檔案填寫完整無誤。2）自行錄入：針對無紙質(zhì)檔案者，管理人員應自行錄入檔案信息。信息錄入后，應給予檢查，判斷有無錯誤。如無錯誤，僅需點擊“存儲”按鈕，檔案便可存儲至系統(tǒng)之中。采用上述方式存儲檔案信息，有助于降低錯誤率，保證數(shù)據(jù)準確。

3.2 提高檔案使用效率

對檔案進行錄入以及存儲的目的，在于便于對其進行提取與使用。檔案管理信息化系統(tǒng)，具有檔案使用之功能，管理人員可利用上述功能，展開管理工作。例如：當需查找某員工的檔案時，管理人員可首先登錄系統(tǒng)，繼而點擊“查找”按鈕，并將需查找的信息（如：員工姓名、工作編號、家庭住址等），輸入對話框。此時，系統(tǒng)將立即根據(jù)管理人員所輸入的內(nèi)容，完成對信息的檢索，并將最終檢索得到的信息顯示于屏幕上。管理人員可根據(jù)屏幕的顯示，對數(shù)據(jù)及信息進行使用，為公安民警偵破案件及落實相應工作提供參考。

3.3 明確分析數(shù)據(jù)規(guī)律

公安派出所的檔案管理信息化系統(tǒng)，同樣具有數(shù)據(jù)分析之功能。近年來，公安派出所的檔案數(shù)量逐漸增多，海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，雖加大了管理難度，但同時也為數(shù)據(jù)分析了提供了可能。對此，建議檔案管理人員利用系統(tǒng)的該功能，尋找海量數(shù)據(jù)的規(guī)律。例如：管理人員可以以報案原因、案件類型、偵破數(shù)量作為依據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分析與處理。以了解本年度的案件總數(shù)，以及案件偵破率，分析影響案件偵破的因素。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)整未來的工作計劃與方案，全面提升公安派出所工作質(zhì)量，降低工作難度。

3.4 實現(xiàn)檔案資源共享

公安派出所應加強檔案信息化建設(shè)，保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享。例如：當某案件發(fā)生，而犯罪嫌疑人逃脫時，公安派出所應獲取其檔案，并將其存儲至檔案管理信息化系統(tǒng)中。檔案存儲后，管理人員應將信息分享給全國各省市的公安派出所，供其他省市參考，共同努力對犯罪分子進行控制及抓捕。采用上述方法對檔案進行管理，可全面提升資源共享的效率，且有助于快速偵破案件，提升公安派出所的工作質(zhì)量。但需注意的是，為保證檔案信息的安全性，數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，應利用信息化系統(tǒng)中的加密功能，對信息進行加密。

4 結(jié)論

綜上所述，本文對新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)問題的研究，為派出所檔案管理質(zhì)量與效率的提升奠定了基礎(chǔ)，有助于預防檔案丟失、數(shù)據(jù)錯誤等風險。未來，建議公安派出所積極分析自身的檔案管理需求，對檔案的模塊及檢索功能進行設(shè)計，并將其應用到具體的管理工作中，提高管理水平。

參考文獻

[1]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與進路研究——基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J/OL].山西檔案：2019，5（10）：102-103.

[2]陳榮.基于AIC系統(tǒng)高校學籍學歷檔案管理創(chuàng)新研究——以湖南城建職業(yè)技術(shù)學院為例[J].管理觀察，2019，4（23）：138-139+142.