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        新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的思考

        2019-12-13 07:22:10潘婷郭巧
        卷宗 2019年32期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)檔案管理

        潘婷 郭巧

        摘 要:為提高公安派出所檔案管理質(zhì)量,本文對檔案的信息化建設(shè)問題進行了分析。文章首先分析了新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義,強調(diào)了加強信息化建設(shè)的重要性。其次,主要從系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)兩方面出發(fā),對具體的信息化建設(shè)方法進行了總結(jié)。

        關(guān)鍵詞:公安派出所;檔案管理;信息化建設(shè)

        公安派出所檔案數(shù)量的增多,加大了管理難度。而信息化技術(shù)的出現(xiàn),則為管理效率的提升奠定了基礎(chǔ)。加強公安派出所檔案信息化建設(shè),有助于節(jié)約檔案存儲空間,彌補傳統(tǒng)人工檔案管理方法“效率低”、“丟失率高”、“提取難度大”的缺陷,提高管理質(zhì)量。可見,有必要對檔案信息化建設(shè)方法進行研究。

        1 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義

        新形勢下,加強公安派出所檔案信息化建設(shè),是信息化時代發(fā)展的必然趨勢,且對檔案管理質(zhì)量的提升,具有積極意義。信息化時代的到來,使得大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)逐漸被應用到了各個領(lǐng)域[1]。各技術(shù)的應用,有效降低了社會各領(lǐng)域的工作難度,同樣為其發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。新形勢下,如公安派出所未引進上述技術(shù)進行檔案信息化建設(shè),極容易落后于時代,對工作效率的提升,以及自身的發(fā)展不利。信息化技術(shù)中,各項技術(shù)的引入,可顯著降低公安派出所的檔案存儲難度,提升存儲效率,節(jié)約存儲空間。此外,各項技術(shù)的應用,同樣能夠使管理人員利用信息化系統(tǒng)的檢索功能,隨時隨地的對檔案進行提取。在此基礎(chǔ)上,利用海量檔案信息,對數(shù)據(jù)的規(guī)律進行分析,并與相關(guān)人員及單位,共享檔案資源??梢姡訌姍n案信息化建設(shè),對公安派出所檔案管理質(zhì)量的提升,以及工作效率的提高,能夠起到極大的促進作用。

        2 傳統(tǒng)的公安派出所檔案管理存在的問題

        2.1 信息存儲難度高、檔案使用效率較低

        信息存儲難度高、檔案使用效率較低,為傳統(tǒng)公安派出所檔案管理存在的問題之一:1)信息存儲難度高:傳統(tǒng)的人工檔案管理方法下,檔案均以紙質(zhì)為主,需于檔案室內(nèi)存儲。存儲時,管理人員需首先對其進行歸類,并妥善放置,存儲難度較高,工作效率低。2)檔案使用效率較低:傳統(tǒng)的檔案管理模式下,管理人員使用檔案時,需自檔案室一一查找。該過程所需時間長,易對公安派出所工作的執(zhí)行造成阻礙。加強檔案信息化建設(shè),可有效解決上述問題。

        2.2 數(shù)據(jù)分析較困難,檔案資源無法共享

        數(shù)據(jù)分析較困難,檔案資源無法共享的問題,同樣為傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題:1)數(shù)據(jù)分析較困難:隨著公安派出所工作量的加大,檔案信息及數(shù)據(jù)的數(shù)量明顯增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式下,管理人員很難提取海量數(shù)據(jù),對其規(guī)律進行分析,因此,同樣難以對數(shù)據(jù)進行明確的統(tǒng)計。該問題的存在,容易對未來工作計劃的針對性制定產(chǎn)生阻礙。2)檔案資源無法共享:檔案資源共享,對公安派出所尋找及抓獲犯罪分子具有重要意義。如資源無法共享,則必然影響工作效率及質(zhì)量??梢?,加強檔案信息化建設(shè)較為重要。

        3 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)的方法

        3.1 正確存儲檔案信息

        正確存儲檔案信息,是提高檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。具體措施如下:1)掃描:如已具備紙質(zhì)檔案,管理人員可利用掃描儀,對紙質(zhì)檔案進行掃描。掃描后,各項信息將自行填寫至系統(tǒng)之中。為避免信息出現(xiàn)錯誤,管理人員需利用系統(tǒng)的修改功能,對其錯誤之處進行修改,保證檔案填寫完整無誤。2)自行錄入:針對無紙質(zhì)檔案者,管理人員應自行錄入檔案信息。信息錄入后,應給予檢查,判斷有無錯誤。如無錯誤,僅需點擊“存儲”按鈕,檔案便可存儲至系統(tǒng)之中。采用上述方式存儲檔案信息,有助于降低錯誤率,保證數(shù)據(jù)準確。

        3.2 提高檔案使用效率

        對檔案進行錄入以及存儲的目的,在于便于對其進行提取與使用。檔案管理信息化系統(tǒng),具有檔案使用之功能,管理人員可利用上述功能,展開管理工作。例如:當需查找某員工的檔案時,管理人員可首先登錄系統(tǒng),繼而點擊“查找”按鈕,并將需查找的信息(如:員工姓名、工作編號、家庭住址等),輸入對話框。此時,系統(tǒng)將立即根據(jù)管理人員所輸入的內(nèi)容,完成對信息的檢索,并將最終檢索得到的信息顯示于屏幕上。管理人員可根據(jù)屏幕的顯示,對數(shù)據(jù)及信息進行使用,為公安民警偵破案件及落實相應工作提供參考。

        3.3 明確分析數(shù)據(jù)規(guī)律

        公安派出所的檔案管理信息化系統(tǒng),同樣具有數(shù)據(jù)分析之功能。近年來,公安派出所的檔案數(shù)量逐漸增多,海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn),雖加大了管理難度,但同時也為數(shù)據(jù)分析了提供了可能。對此,建議檔案管理人員利用系統(tǒng)的該功能,尋找海量數(shù)據(jù)的規(guī)律。例如:管理人員可以以報案原因、案件類型、偵破數(shù)量作為依據(jù),對數(shù)據(jù)進行分析與處理。以了解本年度的案件總數(shù),以及案件偵破率,分析影響案件偵破的因素。在此基礎(chǔ)上,根據(jù)分析結(jié)果,調(diào)整未來的工作計劃與方案,全面提升公安派出所工作質(zhì)量,降低工作難度。

        3.4 實現(xiàn)檔案資源共享

        公安派出所應加強檔案信息化建設(shè),保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享。例如:當某案件發(fā)生,而犯罪嫌疑人逃脫時,公安派出所應獲取其檔案,并將其存儲至檔案管理信息化系統(tǒng)中。檔案存儲后,管理人員應將信息分享給全國各省市的公安派出所,供其他省市參考,共同努力對犯罪分子進行控制及抓捕。采用上述方法對檔案進行管理,可全面提升資源共享的效率,且有助于快速偵破案件,提升公安派出所的工作質(zhì)量。但需注意的是,為保證檔案信息的安全性,數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中,應利用信息化系統(tǒng)中的加密功能,對信息進行加密。

        4 結(jié)論

        綜上所述,本文對新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設(shè)問題的研究,為派出所檔案管理質(zhì)量與效率的提升奠定了基礎(chǔ),有助于預防檔案丟失、數(shù)據(jù)錯誤等風險。未來,建議公安派出所積極分析自身的檔案管理需求,對檔案的模塊及檢索功能進行設(shè)計,并將其應用到具體的管理工作中,提高管理水平。

        參考文獻

        [1]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與進路研究——基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J/OL].山西檔案:2019,5(10):102-103.

        [2]陳榮.基于AIC系統(tǒng)高校學籍學歷檔案管理創(chuàng)新研究——以湖南城建職業(yè)技術(shù)學院為例[J].管理觀察,2019,4(23):138-139+142.

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