楊艷琴

摘 要：隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，民政檔案管理活動(dòng)的關(guān)鍵性越來越明顯。這點(diǎn)盡管獲得民政部門的一致認(rèn)同，但民政檔案保管過程仍然產(chǎn)生了很多問題。文章就從這些問題著手，提出許多改善對(duì)策，希望促進(jìn)國(guó)內(nèi)民政檔案保管活動(dòng)的順利開展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;民政檔案;管理策略;問題分析

民政部門是各級(jí)政府的重要職能部門之一，對(duì)確保與改善民生、推動(dòng)社會(huì)建設(shè)、促使社會(huì)融洽、保證社會(huì)安定、穩(wěn)固黨的執(zhí)行基礎(chǔ)有著非常重要的作用。伴隨深入改革及社會(huì)的發(fā)展，民政于和諧社會(huì)創(chuàng)建中地位作用日益凸顯。

1 新形勢(shì)下民政檔案保管中存在的問題

1.1 民政檔案中數(shù)字化管理未突出時(shí)代及地區(qū)特點(diǎn)

目前，在民政檔案保管體制中，主要出現(xiàn)了許多結(jié)構(gòu)方面的不科學(xué)現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為：1）在檔案資料的來源方面，主要涉及本行政區(qū)域的一級(jí)機(jī)構(gòu)的資料，但是針對(duì)二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的資料信息存儲(chǔ)量就相對(duì)很少。該種檔案資料架構(gòu)上，必定難以體現(xiàn)我國(guó)社會(huì)架構(gòu)轉(zhuǎn)型和經(jīng)濟(jì)體系市場(chǎng)化之后，許多經(jīng)濟(jì)模式多樣化的現(xiàn)狀，所以許多經(jīng)濟(jì)成分和員工的檔案均是二、三級(jí)機(jī)構(gòu)保管。但是，當(dāng)前國(guó)內(nèi)民政部門對(duì)該方面的檔案保管卻比較薄弱，所以民政檔案保管難以突出這個(gè)時(shí)代特點(diǎn)。2）民政檔案所記載的內(nèi)容，重點(diǎn)包含國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)與團(tuán)體層面的工作檔案，與群眾關(guān)系緊密的檔案信息非常少，體現(xiàn)宏觀民政管控的檔案內(nèi)容很多，而包含到地區(qū)民政特色檔案的內(nèi)容相對(duì)很少。3）在民政信息管理門類方面，一般文字信息很多，而依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的多媒體檔案內(nèi)容卻很少，該種文字方面的資料管理不僅下降了檔案管理質(zhì)量，還從本質(zhì)上限制了檔案管理的應(yīng)用功能發(fā)揮。

1.2 民政檔案數(shù)據(jù)資源共享不好

民政檔案數(shù)據(jù)資源共享不好具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1）民政檔案保管采取垂直領(lǐng)導(dǎo)的單位會(huì)根據(jù)有關(guān)規(guī)定不再向本地綜合檔案館上交相關(guān)檔案。2）具備保密性的專業(yè)化民政檔案信息也不再給綜合民政資料管理中心移交，及其包含到公安和檢察院等單位的一些檔案，因?yàn)闋砍兜疆?dāng)事人的隱私信息，不可以泄密，因此根據(jù)規(guī)定就不可以向?qū)ｉT的綜合民政資料管理中心移交。3）目前整體的民政資料管理機(jī)構(gòu)針對(duì)專業(yè)信息接收與采集的服務(wù)力度也明顯不足。

1.3 民政檔案數(shù)字化建設(shè)比較困難

其一，從思想意識(shí)上沒有引起重視，針對(duì)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)不夠清楚，如此領(lǐng)導(dǎo)在推動(dòng)民政機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)就非常松懈，則相關(guān)的執(zhí)行部門就會(huì)產(chǎn)生推脫行為，如此就難以貫徹落實(shí)民政檔案數(shù)字化管理工作。其二，投資不夠，因?yàn)闄n案管理數(shù)字化不只是要包含軟件的研發(fā)成本，還要包含硬件成本與維護(hù)和實(shí)施成本，因此總體上的成本還非常大，并且這筆成本的投資短期內(nèi)無法取得顯著匯報(bào)，如此就很難提高領(lǐng)導(dǎo)投入這筆經(jīng)費(fèi)的信心，因此許多投資均不夠徹底。其三，檔案數(shù)字化管理的專業(yè)化人才稀少。國(guó)內(nèi)民政檔案管理中心的許多人均是傳統(tǒng)管理方式下的專業(yè)化人才，但針對(duì)數(shù)字化的管理并不清楚，而檔案管理數(shù)字化與人工管理模式有明顯區(qū)別，這些均會(huì)造成檔案管理數(shù)字化發(fā)展缺少專業(yè)化人才。

此外，基建比較落后，開發(fā)應(yīng)用不徹底。針對(duì)檔案管理而言，隨著時(shí)代的發(fā)展及工作內(nèi)容的改變，還要有先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備支持。近幾年，國(guó)家在民政檔案保管方面硬件環(huán)境得到了明顯改善，但針對(duì)部分比較科學(xué)的檔案管理科技及設(shè)備還不能與時(shí)代發(fā)展相符，如檔案庫房創(chuàng)建、微機(jī)配置等還無法滿足當(dāng)下民政檔案保管的需求。

2 新時(shí)代加強(qiáng)民政檔案保管的有效策略

2.1 完善民政檔案信息架構(gòu)

檔案管理中心應(yīng)充分根據(jù)新時(shí)期社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展特征，按照國(guó)內(nèi)民政檔案資料的變化，尤其是流動(dòng)人口、教育資料和人口素養(yǎng)等方面的信息資料，通過對(duì)于該方面的信息采集與分析，才可以為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策，知識(shí)教育轉(zhuǎn)型提供關(guān)鍵的信息基礎(chǔ)。進(jìn)一步開發(fā)群眾在文化與教育等層面的檔案數(shù)據(jù)資源，進(jìn)而促使國(guó)家在教育與文化建設(shè)中的決策質(zhì)量提高[1]。而且，還要完全轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)背景下產(chǎn)生的檔案管理方式，應(yīng)將檔案管理由被動(dòng)變成主動(dòng)，不只是重視本領(lǐng)域的檔案信息采集，還要擴(kuò)展新的信息領(lǐng)導(dǎo)，而且要嚴(yán)格監(jiān)管新開發(fā)的檔案領(lǐng)域。此外，國(guó)家民政檔案創(chuàng)建的中心更應(yīng)當(dāng)將檔案管理活動(dòng)置于圍繞中心業(yè)務(wù)的宏觀調(diào)控方面，例如經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)與市場(chǎng)監(jiān)督，及其公共事務(wù)的控制等。檔案民政管理中心更應(yīng)當(dāng)做好檔案館館藏信息的多樣化收集，針對(duì)檔案資料的信息結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善。無論是一般民眾或者個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶、中小公司的檔案信息，都要融入民政檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)中，而非簡(jiǎn)單的政府有關(guān)部門的檔案信息，唯有這樣方可進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

2.2 科學(xué)整合民政檔案信息

對(duì)民政檔案信息的整合，不只是對(duì)多樣化民政檔案信息的采集與征集，其是要實(shí)現(xiàn)集中管理的前提下進(jìn)行分級(jí)保管，進(jìn)而得到對(duì)民政檔案信息的高效分配與整合，以迎合現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)特點(diǎn)[2]。對(duì)民政檔案信息的整合，要求克服原來信息來源的局限，其需要綜合多種資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)部門范疇內(nèi)多種資源檔案信息的高度系統(tǒng)化與整體化。結(jié)合這些檔案信息加強(qiáng)電子化管理，借助電子數(shù)字化的檔案管理功能促進(jìn)檔案共享，如此檔案信息資源整合的成效方可體現(xiàn)出來。民政檔案信息的整合共享是目前民政檔案保管的關(guān)鍵發(fā)展方向，而促進(jìn)信息共享既需要數(shù)字化建設(shè)為支撐，還需要對(duì)包含到的民政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行高效交流，處理當(dāng)下民政每個(gè)分支部門檔案資料的數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，通過建立統(tǒng)一的數(shù)字管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種權(quán)限下的信息共享，如此就可以有效提高民政檔案信息資料的使用率，而且還可以處理民政檔案數(shù)據(jù)低效保管現(xiàn)狀。

2.3 健全信息資料的數(shù)字化系統(tǒng)建立

首先，加大對(duì)民政檔案數(shù)字化的投入力度。如此就需要各大領(lǐng)導(dǎo)從思想方面充分意識(shí)到檔案信息資料的關(guān)鍵性，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策及發(fā)展均可以達(dá)到重要作用，唯有基于這種思想認(rèn)識(shí)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的大力推動(dòng)，加大民政檔案數(shù)字化系統(tǒng)的創(chuàng)建力度，方可有效推動(dòng)民政檔案數(shù)字化建設(shè)，由于從當(dāng)前民政檔案保管的現(xiàn)狀來說，唯有領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視，方可有效開展檔案管理資料的數(shù)字化建立。其次，培育大量專業(yè)化管理人才[3]。其是保證民政檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建立的重點(diǎn)，由于以往的人工方式下的檔案管理活動(dòng)與依靠數(shù)字化系統(tǒng)建立的檔案管理活動(dòng)時(shí)不同形式，對(duì)檔案管理者提出了較高要求，例如檔案管理者應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作與檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用十分嫻熟，且可以根據(jù)相關(guān)信息展開良好的信息分析與信息開發(fā)，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策帶來必要的信息支撐。最后，不斷提高檔案信息的安全性，基于對(duì)不同應(yīng)用部門設(shè)立一定的權(quán)限來確保信息不會(huì)被泄露，此外，采取軟件手段，強(qiáng)化對(duì)信息的備份與信息錄入的安全檢驗(yàn)，進(jìn)而提高檔案信息的安全程度。

3 結(jié)束語

總之，新時(shí)代民政檔案信息針對(duì)促進(jìn)社會(huì)融洽、經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有非常重要的意義，為此，民政檔案保管就應(yīng)當(dāng)促使信息來源的多樣化和科學(xué)的整合，并且建立完整的檔案管理數(shù)字平臺(tái)來提高民政檔案信息的管理質(zhì)量，為國(guó)家宏觀調(diào)控、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)融洽起到最大化作用。

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