冀淑娟

摘 要：進行事業(yè)單位的檔案管理時，管理者需要將單位成員的個人工作實情、業(yè)績、經歷等信息進行統(tǒng)計匯總。為了應對新時代的工作要求，事業(yè)單位應對目前的管理方法進行優(yōu)化，為單位的持續(xù)運行提供幫助。目前社會正處于互聯網時期，將事業(yè)單位的檔案管理工作與網絡信息技術結合，準確判斷當前工作的困境，及時認識到優(yōu)化檔案管理的必要性，并確立完整的應對方案，提高工作效率，為有效開展我國事業(yè)單位的檔案管理工作做出保證。

關鍵詞：檔案管理;新形勢;優(yōu)化;事業(yè)單位

探究檔案管理的新方法時，創(chuàng)新的思維是十分必要的。作為國家機關的從屬部門，事業(yè)單位依舊是以滿足人民的需求為目的。作為事業(yè)單位工作中的關鍵點，檔案管理與單位的持續(xù)運行息息相關。檔案是信息的儲存地，為方便人員查閱，不論事件的大小都需做好完整記錄。當前應對檔案管理方式進行一定程度的改進，使工作方式與單位規(guī)章制度得到優(yōu)化，為事業(yè)單位的建成提供保障。

1 優(yōu)化檔案管理工作的意義與重要性

檔案是一個單位在日常各項活動中記錄積累后出現的，擁有保存價值與參考意義的資料。保存與應用是檔案存在的意義，好的運用方法能夠使單位獲得不少的效益，同時也是保證檔案具有長久價值的方法。一般的事業(yè)單位中，職工會有管理與技術兩個大的方向，考核時會涉及類似于品德、業(yè)績等多個方面的內容分，最為重視的仍然是個人業(yè)績。規(guī)定時間段開展考核工作，最后完成的考核材料，會被用到以后的評優(yōu)等活動中。事業(yè)單位中的檔案資料會記錄許多方面的內容，查看檔案時，能夠從記錄的資料中尋找到不少有效信息，對職工推進接下來的工作有著重要的意義。實際上，事業(yè)單位中的檔案一般都是較為繁雜的，要展開檔案采集、歸納、鑒定和保存編寫等工作，也要為部分人員提供部分檔案使用的權力。檔案在包含信息的同時，也會有部分培養(yǎng)人員的記錄。有目的的查看檔案，可以幫助管理者管理單位內部的人員。優(yōu)化目前事業(yè)單位的檔案管理工作方法，讓使用檔案作為檔案管理的終極目的，通過互聯網化、智能化的新型管理方法，讓檔案能夠被進行長時期的管理，單位做事效率提高的同時，保障了業(yè)務的準確性，在目前的單位運營工作中具有重要的意義。

2 當前檔案管理工作出現的問題

1）事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏關注。很長一段時間內，我國事業(yè)單位中檔案管理工作都處在一個被忽視的狀態(tài)。工作者消極的進行檔案的收集、編輯、匯總工作，這種不良的工作狀態(tài)使得工作人員忽視了檔案資料收集的重要性。特別是有關的檔案管理工作流程不清晰時，諸多有著珍貴價值的資料信息未能被及時的存儲，信息的采集工作不到位，使得匯總后的檔案信息呈現碎片化的特點，檔案管理工作的優(yōu)勢無法直接被發(fā)揮出來。

2）檔案管理工作方法落后。目前我國正處于互聯網經濟蓬勃發(fā)展的階段，不少的事業(yè)單位采取電子信息技術來安排檔案管理工作，但目前為止，此種電子檔案的普及率仍然很低，大部分地區(qū)的單位更愿意采用傳統(tǒng)的紙質檔案來進行工作。這與管理人員不樂意接受新技術，未受過較好的職業(yè)培訓等原因有關。實際生活中，這些人在使用互聯網工作時，會出現手足無措的現象，電子檔案管理的優(yōu)點沒有被充分的挖掘，因此從大致水平上看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍屬于水平較低的工作。

3）缺少特定的檔案管理工作負責者。檔案管理工作屬于較為零碎的工作，在事業(yè)單位中一般不會為其設立獨立的部門或安排專員負責，更多情況下是由別的部門的人員兼職完成工作，這樣的工作情況對檔案管理工作有著極其不利的影響。人員未必專業(yè)是最重要的因素，其次缺少專門的檔案管理技術人員幫助開展管理工作，很容易降低檔案管理工作效率，從而使全部的檔案管理工作受到影響，進而影響檔案的查閱效果。

3 檔案管理工作優(yōu)化的方法

1）宣傳正確的檔案管理思想。不合格的檔案管理工作會對諸多工作的進行產生阻礙作用，在開展工作之前，首先要做的是將正確的檔案管理意識傳播到每個工作者的心中。作為此項工作的首要負責者，檔案管理者需要起到模范作用，首先自身明確檔案管理工作的重要性，從行動上重視起檔案管理工作，才能在工作中積極進取并嚴格要求他人完成工作，削減檔案工作中出現的錯誤。這不光需要管理者的努力，更是需要相關領導給予肯定與支持，要在單位中從上而下的重視、普及檔案管理工作的重要性，特別是財務部分的檔案管理工作，更需要管理者端正態(tài)度，維護全單位的利益，保證其正常運營。檔案管理者也應提升自己的職業(yè)水平與思想道德認識，努力學習相關文件與會議精神，用嚴肅認真的態(tài)度來對待工作，為國家事業(yè)獻出力量。

2）信息化方式優(yōu)化檔案管理工作。信息化建設是目前社會中事業(yè)單位工作發(fā)展的主要方向，人們已經無法適應傳統(tǒng)的檔案管理方式，極度追求工作效率與對信息的渴求使得單位必然采用信息化手段優(yōu)化檔案管理工作。積極高效的進入新技術，制作相應的軟件來對檔案資料進行分析匯總，從而使檔案管理工作能夠變得高效便利。部分電子文檔代替了傳統(tǒng)的紙質檔案，許多信息能以更加清晰的形式展現在人們的眼前，既讓檔案的完整度得到保證，又讓檔案能夠存儲相當長的時間，同時使檔案的傳播途徑變得更加廣泛，提升工作質量。

3）關注檔案的分類工作且重視工作設施。將檔案內容分門別類地處理好，可以幫助使用者在最快的時間內找到所需信息，增加了工作效率[1]。檔案的內容復雜，門類繁多，擁有一個科學合理規(guī)范的分類方法無疑會讓檔案管理工作更有效率。在保存紙質檔案的同時，組建電子檔案記錄庫，拿到新的檔案信息后，采用電子檔案庫分類，然后對紙質檔案精心標號排序，便于日后的查閱采用。檔案管理室的設備也需要格外注意，紙質檔案需要防備潮濕環(huán)境，且須格外小心明火，同時盡量減少抽取檔案的次數，保護紙張的完整度。電子設備需注意安全問題，同時也要避免由操作失誤造成的檔案丟失等情況發(fā)生。

4）優(yōu)化管理準則與管理方式。改變舊有的管理制度，采取新措施優(yōu)化管理，是目前事業(yè)單位應該采取的措施[2]。在日常的檔案管理工作中建立完整的制度流程，對工作者與領導實行一視同仁的監(jiān)督工作，為了使規(guī)章制度的有效性得到保證，在單位內設定部分獎勵與懲罰措施，對表現優(yōu)秀的工作者實行嘉獎，提高其工作積極性的同時督促其更好地工作，對檔案管理工作出現紕漏的工作者實行懲罰，對于嚴重者甚至可將其采取開除單位，來保證單位中檔案管理工作的完成質量[3]。

5）提高檔案管理者的綜合素質。檔案管理者的工作定性復雜，既參與部分財務職員的工作，又參與部分管理職員的工作，這便要求工作者能積極按照這兩種職員的工作要求來約束自己[4]。單位也應加強對其培養(yǎng)力度，鼓勵員工積極參加培訓，激發(fā)單位中的工作積極性，促進管理工作的順利運營。

4 結束語

時代的變化使事業(yè)單位中的檔案管理工作也發(fā)生了改變，仔細分析目前管理工作中存在的問題，結合新時代的科學技術優(yōu)化檔案管理工作，從管理者的意識開始，將優(yōu)化創(chuàng)新工作落到實際中，加強對檔案管理工作的重視程度，如此才能使檔案管理工作的效率有質的飛躍。

參考文獻

[1]呂峰.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺世界，2016（15）：57-58.

[2]崔珊珊.新時期事業(yè)單位檔案管理現狀與優(yōu)化發(fā)展[J].全國流通經濟，2013（19）：28-28.

[3]韓英.關于事業(yè)單位檔案管理現狀與優(yōu)化發(fā)展分析[J].辦公室業(yè)務，2014（21）：93-93.

[4]毛羽豐.試析事業(yè)單位數字化檔案管理現狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務，2013（1）：104-104.