陳世海

隨著國家對科研工作的日益重視，科研單位科研經(jīng)費逐年增加，規(guī)范使用科研經(jīng)費，加強科研物資管理，受到前所未有的關注。2013年，時任中紀委書記王岐山在中紀委二次全會上重點強調(diào)，指出科研院所要著力解決科研經(jīng)費使用管理方面存在的突出問題。

科研項目物資管理是科研項目管理及科研經(jīng)費規(guī)范使用的重要組成部分?？蒲形镔Y是指因科研活動需要而采購的，未達到固定資產(chǎn)標準而不屬于固定資產(chǎn)管理范疇的物資。通常包括大宗物資和低值易耗品，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等，以及未達到固定資產(chǎn)標準的用具、裝具、動植物等，例如試驗過程中購置的綠化苗木、種子、種苗、低值儀器、儀表、工具、量具、科研器具、玻璃器皿、元件、零配件、化學試劑、農(nóng)用物資、燃料等。因此可見，科研物資存在種類繁雜、規(guī)格多變、用量少、質量高、變化大等特點，如何加強科研物資的管理，達到提高科研經(jīng)費使用效益、減少財務監(jiān)管漏洞及降低內(nèi)部控制風險的目的，是每一位管理人員迫切的心愿。本文結合作者工作實際，就如何加強農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的管理進行了一些思考和探索。

一、科研物資管理現(xiàn)狀及存在問題

農(nóng)業(yè)科研單位主要承擔著國家、部委及地方的科研任務，在進行科研實驗、試驗的過程中，需要購置大量的科研物資。從單位內(nèi)部控制層面來看，每一筆科研物資的流轉都涉及到經(jīng)辦人采購、研究室（課題組）負責人核查、資產(chǎn)管理部門監(jiān)控及財務報銷等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)彼此監(jiān)督、相互控制。但在實務中往往存在一系列問題，從而導致科研物資管理混亂、數(shù)量不清，有的甚至成為了“小金庫”。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）管理職責不清晰

研究室（課題組）負責人、資產(chǎn)管理部門及財務部門三者作為科研物資流轉過程的監(jiān)管方在農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中應該各司其職、各盡其責，但是在實際操作過程中存在職責不清、責任不明、甚至互相推諉的現(xiàn)象。研究室（課題組）負責人參與了整個科研物資流轉環(huán)節(jié)，單位管理者往往將其作為科研物資管理的責任主體，一手包辦科研物資采購、驗收、登記、保管、領用等環(huán)節(jié)，而資產(chǎn)管理部門從未實質性參與其中。財務部門在財務報銷時，為了達到形式合規(guī)，通常要求提供材料驗收單和領用出庫單，單據(jù)只流于形式，形成“同進同出”，更有甚者“驗收”“領用”均為同一人，缺乏對實物的有效監(jiān)管。

（二）管理意識不到位

1.項目執(zhí)行過程缺乏管理意識。部分研究室（課題組）負責人錯誤的認為科研物資采購回來，順利通過財務報銷，與供貨商結清貨款后，科研物資就不需要管理了，管理意識缺乏，抵制庫存賬簿登記工作，導致了庫存物資數(shù)量不詳，從而重復、多次購買，形成浪費。尤其是可以多次重復使用的量具用具，由于沒有做好領用、歸還登記手續(xù)，極易導致人為性丟失。

2.項目結題驗收后缺乏總結意識。目前大部分的農(nóng)業(yè)科研單位科研物資都是由研究室（課題組）提出購料需求、采購并使用，項目或者課題任務完成后，只注重對研究結果、經(jīng)費執(zhí)行情況的總結及驗收，對科研物資的管理和消耗、剩余等情況，缺乏相應的總結和分析，這極其不利于科研物資的綜合利用和下段科研工作的開展。

（三）賬簿登記不規(guī)范

賬簿登記是科研物資的數(shù)字化體現(xiàn)，是庫存管理的重要工具。在農(nóng)業(yè)科研單位中，由于科研人員專業(yè)性限制，缺乏統(tǒng)一、正規(guī)的財務培訓，導致賬簿登記五花八門、千奇百怪。主要表現(xiàn)為賬簿信息不全；賬簿登記不及時；庫存數(shù)量不實；無物資領用記錄等。例如：部分記錄人員只是簡單將到貨物資按送貨單順序抄錄在“進銷存”臺賬中，錯誤的將“進銷存”臺賬當做流水賬記錄本；由于缺乏有效的、及時的監(jiān)管，部分記錄人員通常都是一段時間或者月末統(tǒng)一次性記錄物資入庫情況；在物資領用過程中存在不登記，或者另行設立出庫臺賬，導致無法結出準確的庫存數(shù)量；可以多次、重復利用的量具用具通常采用一次性出庫，缺乏領用記錄，導致無法進行后續(xù)跟蹤管理。

（四）制度制定不實際

近年來，財政部陸續(xù)發(fā)布了加強內(nèi)部控制制度建設的一系列文件要求，各單位也陸續(xù)出臺了科研物資相關的采購、管理、領用等管理制度。但由于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的現(xiàn)實特點限制，同一單位不同的研究團隊或者課題組之間的物資特點各不相同，導致物資管理方式方法大相徑庭。然而內(nèi)控制度主要是由各管理職能部門起草制定并監(jiān)督執(zhí)行，缺少必要的調(diào)研和了解，雖按時完成了上級交代的內(nèi)控建設任務，但是在制度執(zhí)行時卻變成了一紙空文，使得制度無法落地。

（五）實物管理不重視

部分項目負責人認為只要做好賬簿登記，在單位內(nèi)部審計或者科研項目審計的時候能夠給出賬簿記錄就可以了，缺乏對實物的管理，從而將管理的目的變成了為了規(guī)范而規(guī)范，應付單位檢查或審計。在研究室（課題組）內(nèi)部實物物資管理混亂，無法做到賬實相符。由于科研物資的特殊性，資產(chǎn)管理部門無法計入固定資產(chǎn)也未進行庫存臺賬記錄，從而導致大量科研物資游離在單位有效監(jiān)管范圍之外，極易形成“小金庫”。

（六）監(jiān)管手段缺乏

由于科研任務實驗、試驗需求，部分科研物資使用量少、使用地點偏僻、但單價波動大，通常由研究室（課題組）根據(jù)實際需求即買即用，在財務報銷時，經(jīng)常出現(xiàn)同樣名稱的科研物資但價格卻大相徑庭，主要原因為部分供應商坐地起價，同時也存在虛開發(fā)票報銷一些科研項目資金管理辦法明確不能列支的費用支出。在財務報銷監(jiān)管中，由于監(jiān)管手段缺乏，只能對報銷單據(jù)的真實性進行查驗，而對于單價的合理性、數(shù)量的真實性無法進行核實，從而形成貪腐風險。

鑒于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中存在的情況，筆者提出以下改進對策，以供參考。

二、科研物資管理改進措施

（一）明確職責分工，加強內(nèi)部控制

農(nóng)業(yè)科研單位可以明確研究室（課題組）為科研物資的采購、使用主體，主要負責物資采購和領用；資產(chǎn)管理部門為科研物資的實物保管主體，主要負責物資驗收及庫存賬務登記；財務部門為科研物資的監(jiān)管主體，主要負責物資盤點和賬務核對。各主體至少明確一名責任人承擔主體責任，做好過程“痕跡”管理，落實追責懲罰制度?？蒲形镔Y流程見圖1：

（二）加強政策宣講，提高管理意識

農(nóng)業(yè)科研單位每年專用材料支出占比較大，而且項目經(jīng)費通常由國家或地方財政撥款無償資助，但所有通過單位平臺立項的科研項目所購買或形成的科研物資，均屬于國有資產(chǎn)，而非研究室（課題組）或個人私產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門或財務部門需加強政策宣講，讓所有經(jīng)手人員需充分正確認識這一點。采用多種行之有效的形式，充分發(fā)揮內(nèi)部培訓、案例分析、移動互聯(lián)網(wǎng)等的作用，增強大家的法制觀念和制度意識，從而牢固樹立嚴格按制度辦事的觀念，提高管理意識。

（三）增加財務培訓，規(guī)范賬簿登記

增加財務培訓，購買或制定統(tǒng)一的“庫存物資進銷存”臺賬記錄本?！皫齑嫖镔Y進銷存”臺賬是一種物資保管明細賬，需根據(jù)某種物資的出入明細進行登記，其中“進”根據(jù)物資的購買入庫數(shù)量及金額登記；“銷”指物資的發(fā)出，根據(jù)領用出庫數(shù)量及金額采用“先進先出”或“后進先出”等統(tǒng)一的會計原則進行登記；“存”指物資在保管地的結存情況，根據(jù)“期初結存”加“當期入庫”減“當期出庫”進行登記。要求記錄人員務必做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。月度或年度終了，根據(jù)“庫存物資進銷存”臺賬中“期末結存”和財務部門等進行賬賬核對。

（四）細化管理制度，督導制度落實

1.細化管理制度，制定切實可行的內(nèi)控管理辦法。出臺制度前，需要深入基層認真調(diào)研，集思廣益仔細論證，要準確的分析每個環(huán)節(jié)的風險點。尤其應明確科研物資采購、記錄與保管的分工，確定研究室（課題組）、資產(chǎn)管理部門、財務部門之間的相互制約關系，保護科研物資的安全完整。經(jīng)辦人員因故離開工作崗位或調(diào)動工作時，需要指定專人代理或接替，并監(jiān)督辦理必要的交接手續(xù)或移交清單。建立科研物資清查盤點制度。按年度或季度進行局部清查和全面清查，以保證賬賬相符、賬實相符相符，及時上報并處理發(fā)現(xiàn)的差錯。針對制度制定和執(zhí)行過程中存在的問題，要不斷改革創(chuàng)新，不斷完善，科學制定制度，提高制度建設質量。

2.強化追究問責，確保制度每一項都落到實處。任何一項制度都需要落實到實處才能發(fā)揮它應有的職能，農(nóng)業(yè)科研單位可以在制度出臺后，采取定期與不定期督導檢查相結合的模式進行制度落實督導，通過“查記錄”、“看狀況”、“隨機詢問”等方式重點查看制度要求的、規(guī)避的風險點環(huán)節(jié)是否落實到位。正確引導和鼓勵經(jīng)辦人員按制度辦事，對責任履行不到位的進行追究問責。

圖1 科研物資管理流程圖

（五）加強實物管理，確保賬實相符

建立實物類資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)平臺，及時收集、更新物資庫存變動情況；加強倉庫環(huán)境監(jiān)控，防治因管理不善導致的物資損失；實物管理部門應于月度或年度終了對庫存物資進行盤點，確保庫存物資數(shù)量準確、狀態(tài)良好；財務部門應定期或不定期的對庫存物資進行抽盤或全盤，以達到賬實相符，應于月度或年度終了對實物管理部門臺賬進行核對，實現(xiàn)賬賬相符。

（六）利用信息平臺，做到采購公開透明

隨著我國“大數(shù)據(jù)”、信息工程不斷發(fā)展壯大，在科研物資管理中，也可以充分利用信息系統(tǒng)建立“物資采購信息平臺”，通過對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位以往年度采購的科研物資情況進行整體分析，可以得出常用的科研物資種類、規(guī)格、數(shù)量等，也可以匯總出經(jīng)常性發(fā)生業(yè)務關系的供應商名錄。再由單位統(tǒng)一跟供應商進行洽談，形成穩(wěn)定的供需關系。供應商可以通過“物資采購信息平臺”充分展示各自可以供應的商品名錄；單位采購人員可以通過“物資采購信息平臺”進行簡單的比價、下單、物流、收貨等全流程跟蹤；還可以形成年度或月度采購情況報表，充分顯示各研究室（課題組）的科研物資采購情況，以便相關監(jiān)管職能部門形成高效監(jiān)控。通過“物資采購信息平臺”，單位可以在科研物資采購中最大限度的做到公開、透明，盡可能的減少了貪腐事件的發(fā)生。

三、結語

科研物資在農(nóng)業(yè)科研單位中發(fā)揮著重要的作用，同時也是農(nóng)業(yè)科研單位資產(chǎn)的重要組成部分，只有通過提高管理意識、規(guī)范賬簿登記、明確責任分工、加強實物管理才能真正管好科研物資，才能避免單位資產(chǎn)流失，減少浪費，防范違規(guī)違紀現(xiàn)象發(fā)生。