楊曼玉

摘 要：作為醫(yī)院日常工作重要組成部分的文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有極其重要的作用，如何規(guī)范并做好醫(yī)院文書檔案管理工作是館員等有關(guān)工作者值得深入思考的問題。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的新時(shí)代，許多企事業(yè)單位開始實(shí)行無紙化辦公模式，這些巨大改變對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理工作來說既是一次發(fā)展機(jī)遇又是一次更大的挑戰(zhàn)，只有立足于醫(yī)院的文書檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)、完善與創(chuàng)新，才能有效提升醫(yī)院文書檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。基于此，本文簡(jiǎn)要分析了醫(yī)院文書檔案管理工作中的幾個(gè)常見問題，并結(jié)合實(shí)際提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理策略

就醫(yī)院文書檔案來說，這些資料記載了醫(yī)院在各時(shí)期階段中的黨務(wù)、行政管理事務(wù)等活動(dòng)內(nèi)容。由于文書檔案的特殊性，相應(yīng)的文書檔案管理工作也需要具備一定的規(guī)范性、服務(wù)性和保密性。一是因?yàn)槲臅鴻n案主要涵蓋了醫(yī)院各部門的公文，在遵循國(guó)家對(duì)公文標(biāo)準(zhǔn)的要求上相應(yīng)的工作人員應(yīng)做好文書檔案的分類、鑒別與傳遞。二是因?yàn)槲臅鴻n案的主要作用是開發(fā)與利用，通過文書的存儲(chǔ)與分類來為相關(guān)使用者提供便利的查詢與分析服務(wù)。作為歷史記載資料，文書檔案還可以為醫(yī)院的重大決策提供科學(xué)的理論依據(jù)。三是因?yàn)獒t(yī)院文書檔案是重大事件、公文活動(dòng)資料的匯總，如果一旦泄露出去將對(duì)醫(yī)院的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作中的常見問題

1）文書檔案管理工作重視程度不高。長(zhǎng)期以來，受到傳統(tǒng)觀念的影響，許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，缺乏必要的文書檔案管理意識(shí)，與此同時(shí)，一些工作人員在實(shí)際工作中還存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”這樣的錯(cuò)誤思想，在他們看來，文書檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的保管與整理，相對(duì)醫(yī)院內(nèi)部其它業(yè)務(wù)工作來說比較簡(jiǎn)單，不需要具備很高的工作能力就能勝任此崗位，此外，他們認(rèn)為文書檔案管理工作的意義不大，存在應(yīng)付工作等現(xiàn)象。在這種情況下，文件檔案資源沒有得到有效開發(fā)，不利于提高檔案的利用率。

2）文書檔案管理工作規(guī)章制度不全。根據(jù)大量的觀察與調(diào)查可以得知，文書檔案管理工作規(guī)章制度不全，導(dǎo)致整個(gè)管理體系不能完全滿足具體工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)，這是許多醫(yī)院在文書檔案管理過程中普遍存在的問題。在這種情況下，不可避免地存在檔案收集困難、檔案材料缺失、分類不明確、裝袋歸檔錯(cuò)誤等等現(xiàn)象[1]。在實(shí)際工作過程中，如果醫(yī)院沒有建立健全的管理制度，很容易導(dǎo)致文書檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，不利于保障醫(yī)院文書檔案的完整性與真實(shí)性，降低了文書檔案資料的使用價(jià)值。

3）文書檔案管理工作人員素質(zhì)不高。由于文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平不高，他們?cè)诠ぷ髦胁荒芡耆_(dá)到現(xiàn)代化文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，影響了整個(gè)檔案科室的工作水平與質(zhì)量。究其原因，一方面在于部分醫(yī)院沒有成立專門的文書檔案管理科室或部門，與辦公室、醫(yī)療科室或其他部門合在一起，與此同時(shí)，從事相關(guān)檔案管理工作的大多是兼職人員，他們對(duì)文書操作規(guī)范和檔案專業(yè)知識(shí)了解較少，不具備先進(jìn)的管理理念。另一方面，醫(yī)院更加重視有編制的一線醫(yī)療業(yè)務(wù)人員，缺乏從事文書檔案管理工作的專職人員，此外，為有關(guān)檔案管理人員提供的培訓(xùn)學(xué)習(xí)和深造機(jī)會(huì)較少，沒有打造一支高素質(zhì)專業(yè)化的文書檔案管理隊(duì)伍。

2 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

1）加大宣傳，增強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)。因?yàn)槲臅鴻n案管理工作在醫(yī)院整個(gè)管理體系中起著非常重要的作用，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須首先從思想上認(rèn)識(shí)該項(xiàng)工作的重要性與必要性，給予強(qiáng)有力的資金、制度等支持，以此來確保文書檔案管理工作的有序開展。其次，有關(guān)管理人員有必要加大文書檔案管理工作的宣傳，通過培訓(xùn)讓醫(yī)院內(nèi)部員工認(rèn)識(shí)到文書檔案的現(xiàn)實(shí)意義與服務(wù)價(jià)值，增強(qiáng)其法律意識(shí)和法制觀念，從而積極主動(dòng)地參與文書檔案管理工作，為管理人員提供有效的公文資料，提高文書檔案管理工作效率。最后，文件檔案管理人員可以定期向醫(yī)院負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案管理工作的具體情況，并就最新的文書檔案管理動(dòng)態(tài)和相關(guān)政策做一個(gè)詳細(xì)的介紹。與此同時(shí)，有關(guān)工作人員應(yīng)做好檔案服務(wù)工作，通過對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門有關(guān)文件和資料的及時(shí)整理來為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供具有針對(duì)性的可用的檔案信息，進(jìn)一步確保醫(yī)院重大決策的可行性。

2）完善制度，提升檔案管理工作效率。就文書檔案管理工作而言，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要增強(qiáng)管理意識(shí)，還需要將與文書檔案管理規(guī)章制度健全與完善相關(guān)的事宜提上日程。在深入研讀分析《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)檔案規(guī)章制度的政策文件的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來制定較完善的符合醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)的文書檔案管理制度。比如，采用集中式分級(jí)管理模式來對(duì)醫(yī)院的文書檔案實(shí)施統(tǒng)一保管，具體而言，設(shè)立一個(gè)核心的文書檔案庫，用來集中保管醫(yī)院整個(gè)系統(tǒng)的文書檔案;將每個(gè)科室或部門的文書檔案庫保留下來，以此來保管現(xiàn)有的文書檔案，然后將具有較高價(jià)值或需要長(zhǎng)時(shí)間保管的文書檔案移交到核心文書檔案庫中[2]。除此之外，把文書檔案管理工作的評(píng)定納入到醫(yī)院績(jī)效考核管理中去。為檔案管理人員的相關(guān)工作制定科學(xué)合理的檔案臺(tái)賬制度、檔案報(bào)告制度和檔案存檔歸檔制度等等，規(guī)范他們的工作流程。與此同時(shí)，還可以充分利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新管理方法，讓有據(jù)可查、科學(xué)排序的文書檔案管理工作落到實(shí)處，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員工作水平。作為文件檔案管理工作的直接執(zhí)行者和實(shí)施者，醫(yī)院文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)決定了有關(guān)工作是否能夠順利開展，因此，醫(yī)院需要構(gòu)建一支具有全面綜合素質(zhì)和較高專業(yè)水平的管理人才隊(duì)伍。醫(yī)院管理者應(yīng)為文書檔案管理工作人員提供一個(gè)良好的學(xué)習(xí)、教育和培訓(xùn)平臺(tái)，通過邀請(qǐng)專家進(jìn)行專業(yè)知識(shí)講座、組織開展管理經(jīng)驗(yàn)交流分享會(huì)、派遣檔案工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)、播放高質(zhì)量的科教影片等形式來提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和水平。一方面，讓他們樹立一種愛崗敬業(yè)的服務(wù)精神，時(shí)刻心系文書檔案，積極主動(dòng)地研究分析醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)和規(guī)律。另一方面，用理論知識(shí)來武裝他們的頭腦，不僅學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和工作技能，還應(yīng)該學(xué)習(xí)并運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作規(guī)范，加快推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)速度。

4）加大投入，為工作提供軟件和硬件。在信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)代，各行業(yè)領(lǐng)域開始探索現(xiàn)代化建設(shè)道路。醫(yī)院的文件檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)、推陳出新，因此醫(yī)院可以在資金和管理設(shè)備上提供強(qiáng)有力的支持。第一，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人要做好防火、防潮、防盜、以及防蟲等防護(hù)措施，這樣一來可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案資料的使用壽命。第二，投入資金來引進(jìn)一批先進(jìn)的成熟的現(xiàn)代化設(shè)備，為文書檔案的保管提供有效保障，并進(jìn)一步提高文書檔案資料的利用率。第三，加大醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)力度，為有關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加大存儲(chǔ)容量，增添備份、查詢、分析、共享等功能，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，此外還可以節(jié)約成本，減輕文書檔案管理人員的工作壓力[3]。

3 結(jié)語

總而言之，文書檔案在醫(yī)院開展的各項(xiàng)工作中扮演著重要角色，是最重要的信息來源。因此，加強(qiáng)文書檔案管理工作是必然趨勢(shì)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，進(jìn)一步完善文書檔案管理工規(guī)章制度，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)來提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大資金投入來推動(dòng)文書檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[3]馮秀蓮.淺析如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（2）：193-194.