高苗苗

摘 要：近年來(lái)，受信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化早已成為檔案管理的工作常態(tài)，其文件漸漸由紙質(zhì)形式向電子文件轉(zhuǎn)變，促使傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著全新的機(jī)遇及挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為管理主體，其耗時(shí)長(zhǎng)且易出錯(cuò)，而應(yīng)用于現(xiàn)代辦公技術(shù)能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，大幅度提高檔案管理的準(zhǔn)確性及時(shí)效性。本文以現(xiàn)代辦公技術(shù)為切入點(diǎn)，分析其對(duì)檔案管理的影響，進(jìn)一步提出具體的應(yīng)用對(duì)策，旨在為相關(guān)從業(yè)人員積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響及對(duì)策

通常，現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作指，以計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為依托所進(jìn)行檔案管理的工作過(guò)程;換而言之，現(xiàn)代辦公技術(shù)推動(dòng)檔案管理模式向無(wú)紙化及電子化方向轉(zhuǎn)變，促使傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著全新的機(jī)遇及挑戰(zhàn)。與紙質(zhì)文件相比，電子文件必須借助相應(yīng)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備予以讀取，基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)等其它電子設(shè)備傳輸分享的目標(biāo)[1]。同時(shí)，即便電子文件管理不存在場(chǎng)地或其它條件的局限及要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)于周?chē)h(huán)境的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)嚴(yán)格。一旦相關(guān)管理人員尚未從根源上認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的重要性則可能影響其總體管理效率，甚至可能造成管理失誤。鑒于此，本文針對(duì)現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理影響及對(duì)策的研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

1）電子文件易修改。受現(xiàn)代化辦公技術(shù)下檔案普遍為電子化文件的影響，電子文件極易被篡改及被偽造，得到越來(lái)越多檔案管理人員的關(guān)注及重視。與紙質(zhì)文件相比，電子文件極易被人隨意修改偽造。即便信息技術(shù)趨向成熟，能有效保護(hù)電子文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性及時(shí)效性，但是文件易被修改的特性仍無(wú)法改變，造成文件保管安全事故時(shí)有發(fā)生[2]。同時(shí)，電子文件被篡改后難以識(shí)別被修改的痕跡。無(wú)論檔案管理工作中是否引進(jìn)科學(xué)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，都無(wú)法保證其追蹤效果。總而言之，電子文件極易被人胡亂修改且無(wú)法快速追蹤其修改痕跡，其特性決定檔案管理安全性要求趨向嚴(yán)格。

2）技術(shù)更迭速度快。由于現(xiàn)代辦公技術(shù)以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)為依托演變發(fā)展而來(lái)，電子計(jì)算機(jī)軟件更新迭代速度相對(duì)較快，促使電子文件只有持續(xù)改變其原有的格式，方可滿(mǎn)足全新技術(shù)的使用要求。同時(shí)，計(jì)算機(jī)硬件更新迭代速度快，極大程度上縮短了其使用年限，尤其是存儲(chǔ)電子文件時(shí)，必須存儲(chǔ)于磁盤(pán)中。通常情況下，磁盤(pán)使用年限不超過(guò)4年，一旦超過(guò)4年則明確要求計(jì)算機(jī)予以定期檢修更換其磁盤(pán)[3]。此外，計(jì)算機(jī)軟件類(lèi)型多樣且更迭速度快，使用計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)展檔案管理后軟件無(wú)法始終處于一成不變的狀態(tài)，需要自行適應(yīng)檔案管理工作要求完成系統(tǒng)更新升級(jí)換代。計(jì)算機(jī)硬件及軟件更新存在引發(fā)檔案信息受損丟失問(wèn)題的可能性。

3）難以界定電子化。受電子文件制作及傳播屬于無(wú)實(shí)物化范疇的影響，決定電子文件與紙質(zhì)文件相比，其文件原件的界定難度相對(duì)較高。通常情況下，紙質(zhì)文件以文件復(fù)印程度為參照評(píng)估其是否為原件，但是電子文件受自身可顯示于計(jì)算機(jī)的影響，多人可隨意移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不存在相應(yīng)的局限性。無(wú)論拷貝主體是誰(shuí)或拷貝區(qū)域在哪或拷貝時(shí)間，所獲取的文件與原件完全相同[4]。由此可見(jiàn)，電子文件無(wú)法準(zhǔn)確界定其原件，客觀上要求相關(guān)檔案管理人員加大對(duì)于電子文件管理的重視程度，以保證電子文件準(zhǔn)確性為前提條件，做好檔案管理各項(xiàng)工作，促使檔案管理模式始終處于正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理的實(shí)施對(duì)策

現(xiàn)代化辦公技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的影響相對(duì)深遠(yuǎn)，不只改變?cè)械膫鹘y(tǒng)管理理念，更革新現(xiàn)有的管理方法及管理模式，大幅度提高管理人員的綜合素質(zhì)要求。如何做好現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作，得到越來(lái)越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。除有效區(qū)分電子文件及紙質(zhì)文件外，重點(diǎn)消除影響電子文件真實(shí)性及完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素，持續(xù)提升管理人員綜合素質(zhì)水平。

1）重視歸檔保存。在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)管理人員秉持實(shí)事求是的工作原則，立足于電子文件特點(diǎn)，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，做好檔案歸檔及保存等方面工作，仔細(xì)填寫(xiě)檔案歸檔及保存記錄，定期或不定期組織相應(yīng)的查證工作，預(yù)防檔案管理期間出現(xiàn)篡改或丟失的情況，確保檔案信息的完整性[5]。同時(shí)，重點(diǎn)區(qū)別電子檔案原件，強(qiáng)調(diào)保護(hù)電子檔案原件中各項(xiàng)原始信息，充分發(fā)揮技術(shù)處理的作用，消除影響文件安全性的風(fēng)險(xiǎn)因素，例如：通過(guò)將所有歸檔文件屬性設(shè)置為已讀等方法，確保文件始終處于被讀取且無(wú)法被修改的狀態(tài)，大幅度提高檔案管理的工作效率。

同時(shí)，以保護(hù)電子檔案信息數(shù)據(jù)安全性為前提條件，做好相應(yīng)的檔案保存工作，持續(xù)擴(kuò)大成本投入，大力建設(shè)計(jì)算機(jī)機(jī)房等基礎(chǔ)設(shè)施，嚴(yán)格控制計(jì)算機(jī)機(jī)房?jī)?nèi)溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件及軟件始終處于正常運(yùn)行狀態(tài)，特別是計(jì)算機(jī)硬件占據(jù)著檔案管理極其重要的地位及作用。此外，檔案管理單位結(jié)合自身具體情況及檔案資源規(guī)模，搭建具有區(qū)域特色的電子檔案讀取及傳播授權(quán)機(jī)制，規(guī)范電子檔案讀取及傳播的環(huán)節(jié)，真正意義上做到電子檔案讀取及傳播有規(guī)可循及有章可依，大大降低隨意修改或篡改電子檔案信息數(shù)據(jù)問(wèn)題的發(fā)生率，有助于保證電子檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2）實(shí)施雙套管理。從目前我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理水平來(lái)看，部分單位傾向于將紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)變進(jìn)行保存管理，能極大程度上減輕檔案管理工作量，有利于檔案管理各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。受電子文件無(wú)法全面替代紙質(zhì)文件的影響，其管理機(jī)制及管理技術(shù)均有待提升，而實(shí)施全面電子化可能埋下檔案管理安全隱患。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)管理人員必須推行紙質(zhì)文件與電子文件雙套管理模式，以保證紙質(zhì)文件與電子文件相對(duì)應(yīng)為前提條件，做好紙質(zhì)文件的歸檔工作，預(yù)防電子文件受損后能充分發(fā)揮紙質(zhì)文件的參考作用，消除影響檔案管理工作進(jìn)程的風(fēng)險(xiǎn)因素。

3）樹(shù)立安全意識(shí)。由于以現(xiàn)代辦公技術(shù)為依托的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式間區(qū)別較大，客觀上要求相關(guān)管理人員必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件，操作各種管理系統(tǒng)，有助于大幅度提高檔案管理效率。同時(shí)，目前我國(guó)多數(shù)檔案管理人員普遍存在忽略學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的問(wèn)題，尚未形成信息安全保護(hù)意識(shí)，難以增強(qiáng)其自身業(yè)務(wù)水平。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)單位秉持以人為本的工作原則，通過(guò)崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)等方法組建專(zhuān)業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，以樹(shù)立管理人員安全意識(shí)為前提條件，規(guī)范管理人員的操作行為，消除影響檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)因素。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文探究，認(rèn)識(shí)到隨著信息時(shí)代來(lái)臨的影響，各個(gè)行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域的工作方式及工作流程均發(fā)生翻天覆地變化，尤其是檔案管理工作，占據(jù)著信息管理極其重要的地位及作用。因此，相關(guān)管理人員秉持具體問(wèn)題具體分析的工作原則，全面分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，緊跟現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普及進(jìn)程，持續(xù)細(xì)化檔案管理機(jī)制，扭轉(zhuǎn)自身對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，并且強(qiáng)化管理人員的培養(yǎng)力度，為促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的提升提供強(qiáng)有力的支持。

參考文獻(xiàn)

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