譚玲艷 郭剛

摘 要：現(xiàn)如今，無(wú)論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)單位都會(huì)設(shè)立辦公室文秘崗位，辦公室秘書(shū)是辦公室的主要人員，辦公室文秘在企業(yè)或政府機(jī)關(guān)單位發(fā)揮著非常重要的作用，也是確保辦公室工作效率和工作質(zhì)量的核心因素。因此，提高企業(yè)或政府機(jī)關(guān)單位辦公室文秘的工作的質(zhì)量和水平，不僅是提高整個(gè)公司工作水平的關(guān)鍵，也是提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量；工作水平

引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公室文秘的工作質(zhì)量和工作水平的提高是企業(yè)形象和影響力的提升有力指標(biāo)。企業(yè)和政府機(jī)關(guān)單位辦公室文秘主要負(fù)責(zé)協(xié)助協(xié)調(diào)各公司部門(mén)的活動(dòng)，并協(xié)助公司決策者收集信息，組織文件和傳遞信息，辦公室文秘的責(zé)任非常沉重，秘書(shū)工作是該辦公室工作和主要責(zé)任中不可或缺的一部分。辦公室文秘的工作主要是為公司高層領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，通常文秘工作是謹(jǐn)慎小心，并有一定的耐心和專業(yè)性。例如撰寫(xiě)決策文件，這需要高度的專業(yè)性。此外，許多辦公室文秘工作的時(shí)間是不固定的，需要隨叫隨到，往往需要加班。

1提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及其原則

1.1重要性

在任何企業(yè)中，辦公室都是管理和組織的關(guān)鍵。辦公室的工作量相對(duì)較大，主要包括各種不同的行政管理工作，要及時(shí)的向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，同時(shí)還要向下級(jí)部門(mén)轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令，并且需要把每一個(gè)細(xì)節(jié)都做好。同時(shí)，辦公室應(yīng)該考慮到公司的各項(xiàng)工作和員工之間的關(guān)系，對(duì)外我們應(yīng)該提前做好溝通和經(jīng)濟(jì)交易安排。由此可以看出，辦公室秘書(shū)的專業(yè)素質(zhì)以及工作質(zhì)量和水平與公司內(nèi)部管理之間的關(guān)系是不可分割的。因此，公司必須全面提高其辦公室秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平。

1.2原則

在文職工作里，需要加強(qiáng)文職工作的工作質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作任務(wù)的順利進(jìn)行，應(yīng)該符合以下工作原則：第一，實(shí)行較高的命令作為第一準(zhǔn)則，保持與高層管理者進(jìn)行及時(shí)的工作匯報(bào)和工作細(xì)節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時(shí)傳遞給上級(jí)，對(duì)于協(xié)調(diào)各部門(mén)間關(guān)系創(chuàng)造必不可少的條件，以便企業(yè)單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)更改方案。二是不斷提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，按照高級(jí)管理和文書(shū)工作的要求，改進(jìn)規(guī)劃方案，合理安排，確保各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，切實(shí)提高各部門(mén)的工作效率和質(zhì)量。第三，根據(jù)在實(shí)際工作中的遇到的問(wèn)題，我們必須理性考慮研究問(wèn)題，無(wú)論工作有多么大的難度或者阻力，我們都必須保持積極向上的態(tài)度，把每一項(xiàng)工作做到極致，嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)管理制度，從而有效地提高工作效率。

2提高石油辦公室文秘工作質(zhì)量的作用

石油辦公室的工作人員在工作中，必須重視溝通平臺(tái)的應(yīng)用，一個(gè)專業(yè)素質(zhì)，心理素質(zhì)過(guò)硬的文秘人員可以為石油企業(yè)創(chuàng)造更高的工作效率，這也是一個(gè)非常重要環(huán)節(jié)，其中員工的成長(zhǎng)和發(fā)展方向與企業(yè)管理體系密不可分，石油單位應(yīng)提供文秘培訓(xùn)并制定具體的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)石油單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)尤為重要。該單位要與文秘工作人員機(jī)密相連，現(xiàn)在一些石油單位已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，而管理人員可以按照總結(jié)探討好的方式進(jìn)行對(duì)文秘工作者的培訓(xùn)，并建立人性化的評(píng)估系統(tǒng)，提高員工的工作效率，同時(shí)員工要定期總結(jié)之前的工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，及時(shí)改正，避免小問(wèn)題嚴(yán)重化。另一方面，競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)也可以提高員工的工作效率；因?yàn)檗k公室文秘人員作為石油管理中的重要成員，所以，石油企業(yè)必須建立健全監(jiān)管體系，來(lái)約束員工，保護(hù)石油企業(yè)的利益不受損失。

3提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平方法

3.1創(chuàng)造溫馨和諧的工作環(huán)境，增加文職人員的責(zé)任心

企業(yè)每個(gè)月要進(jìn)行文化素質(zhì)普及加深活動(dòng)，為文職工作可以更好的創(chuàng)造一種溫馨的工作環(huán)境，樹(shù)立積極向上的工作態(tài)度和為他人服務(wù)的思想，要知道自己必須具有幫助公司高層管理者的職業(yè)本能，保守企業(yè)單位的重點(diǎn)工作核心，堅(jiān)決不能結(jié)黨營(yíng)私，對(duì)工作積極向上，必須時(shí)刻記得自己工作的使命，文職工作永遠(yuǎn)是企業(yè)管理者工作的得力助手，是和單位各科室信息傳達(dá)者，在企業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程中就像左膀離不開(kāi)右臂一樣，發(fā)揮著不可缺少的作用，工作中要和所以同事搞好工作關(guān)系，幫助新同事快速適應(yīng)工作環(huán)境，幫高層管理者做好工作方案，認(rèn)真對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)所交代的工作，空閑時(shí)間鞏固自己專業(yè)，提高自己的工作技能，增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和同事們的溫馨的工作氛圍，在這種溫馨的氛圍中不斷提高自己的眼界.通過(guò)多元化知識(shí)的累計(jì)，不停的提升自己的心理素質(zhì)和涵養(yǎng)。

3.2控制好辦公室文秘工作數(shù)量

辦公室文秘工作通常非常繁雜，如果人數(shù)較少，就很難完成工作，這會(huì)影響工作效率。但是，如果人數(shù)太多，相互之間就會(huì)推脫責(zé)任，無(wú)法做所有事情并浪費(fèi)資源。因此，有必要進(jìn)行科學(xué)的辦公室規(guī)劃，使辦公室文秘的數(shù)量合理化，提高辦公室的工作效率，對(duì)公司的穩(wěn)定和發(fā)展以及秘書(shū)處工作人員的進(jìn)步和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

3.3出臺(tái)完整的獎(jiǎng)罰制度

出臺(tái)完整的文職人員獎(jiǎng)罰機(jī)制可以有效的提高文秘的工作效率，一套完整科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制在現(xiàn)在企業(yè)公司的經(jīng)營(yíng)中尤為重要。對(duì)在工作中表現(xiàn)突出的人員用其企業(yè)單位預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，這既可以充分發(fā)揮工作人員的工作熱情，同時(shí)滿足公司的需求，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。而傳統(tǒng)的公司對(duì)文秘工作沒(méi)有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價(jià)值體現(xiàn)，同時(shí)缺少了工作的積極性。

3.4照顧辦公室文秘的情緒

企業(yè)的運(yùn)作模式應(yīng)該人性化，一方面要讓文秘工作者積極用心工作，一方面要及時(shí)洞察文秘工作者的心情，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工因?yàn)橐恍┦虑槎a(chǎn)生的一些情緒，有不良的情緒，要及時(shí)給員工進(jìn)行心理疏導(dǎo)和安慰，公司企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行人性化管理，同時(shí)又要有嚴(yán)格合理的規(guī)章制度來(lái)約束員工，這樣既可以讓文秘工作者有家的感覺(jué)，又可以提高文秘工作者工作的積極性，保證工作效率。同時(shí)還可以幫企業(yè)避免文職工作人員的流失。

3.5辦公室文秘工作者需要具備專業(yè)精神

專業(yè)精神：合格的辦公室文秘工作者，必須具備強(qiáng)大的專業(yè)精神，一方面，我們必須嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，不晚到早退，不無(wú)故曠工。在各種文秘工作的計(jì)劃中，控制和把握各種問(wèn)題中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題的規(guī)避，并利用空閑的時(shí)間提高辦公效率和工作質(zhì)量。另一方面，文秘需要控制好時(shí)間，特別是在突然情況下，應(yīng)及時(shí)拿出解決方案，以避免對(duì)企業(yè)造成的損失和負(fù)面影響。此外，辦公室文秘必須對(duì)自己的工作量和自己的工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。道德的技能：辦公室文秘的工作中，文秘必須顧全大局和公司的利益，不能做出有損公司利益和名譽(yù)的事情，更加不能結(jié)黨營(yíng)私，合理協(xié)調(diào)商業(yè)利益，確保所有工作的順利進(jìn)行，為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)造更多的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在辦公室文秘工作中，為了改善辦公室文秘工作質(zhì)量，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎(jiǎng)罰制度和個(gè)性化管理，不斷完善并建立辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高文秘工作者的工作能力和專業(yè)水平，改善辦公室文秘工作者的工作的質(zhì)量，促進(jìn)公司綜合管理水平的提高。

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