馮文敏

GXRC是GX人民政府建立的區(qū)域性、綜合性的國家級人才市場，具有很強的人事檔案外包服務(wù)優(yōu)勢及實力，但因協(xié)調(diào)機制不靈活等原因，造成在市場上競爭力出現(xiàn)疲軟乏力的瓶頸局面。現(xiàn)針結(jié)合目前存在的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅四個方面的內(nèi)容，聯(lián)系實際情況，提出與之相匹配的營銷策略。

檔案業(yè)務(wù)外包是檔案管理單位與外部專業(yè)檔案管理機構(gòu)依據(jù)服務(wù)合同協(xié)議，將全部或部分檔案工作委托給外部專業(yè)檔案管理機構(gòu)承擔(dān)或執(zhí)行的一種檔案管理工作模式，是企事業(yè)單位資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益、實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)、共享的必然趨勢。

一、檔案中介服務(wù)行業(yè)現(xiàn)狀

目前，社會上檔案中介服務(wù)機構(gòu)有國有、民辦、合資三種。主營范圍有檔案咨詢類的，如某檔案咨詢服務(wù)中心、某檔案管理咨詢有限公司等;檔案信息化類的，如某科技數(shù)碼有限公司、某科技公司等;檔案代管類的，如某檔案寄存中心等。這其中不乏有經(jīng)濟實力雄厚的高科技數(shù)碼公司，但也有不少無場地、無資金、無設(shè)備、無人員的四無公司。這些企業(yè)的發(fā)展良莠不齊，由于沒有形成有效的檔案行政管理和檔案行業(yè)協(xié)會自律管理相結(jié)合的行業(yè)管理模式，目前檔案中介服務(wù)機構(gòu)基本處于中間地帶。由于缺乏行業(yè)管理，不少民辦檔案中介服務(wù)機構(gòu)進入門檻低，企業(yè)內(nèi)部的管理水平差，從業(yè)人員缺乏專業(yè)性。不少民營企業(yè)檔案中介，如檔案信息化類科技公司，大量從事的是檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，技術(shù)含量低。業(yè)務(wù)大時，會直接從社會上招募臨時人員，經(jīng)過簡單的培訓(xùn)后就讓其上崗。人員的專業(yè)素質(zhì)無法得到保證，嚴(yán)重影響了檔案業(yè)務(wù)外包市場的正常有序發(fā)展。

二、GXRC人事檔案外包服務(wù)概況

GXRC是GX人民政府建立的區(qū)域性、綜合性的國家級人才市場，是GX人力資源和社會保障廳直屬管理機構(gòu)。其中人事代理部是GXRC的業(yè)務(wù)部門之一，人事檔案管理工作主要由人事代理部負(fù)責(zé)，人事代理部除了負(fù)責(zé)管理社會流動人員的人事檔案外，還專門為國有企事業(yè)單位提供專業(yè)的人事檔案外包服務(wù)，為提高服務(wù)質(zhì)量，還特別設(shè)立單位服務(wù)專員，為單位客戶提供一對一的人事檔案外包服務(wù)。

現(xiàn)本文以GXRC人事檔案外包服務(wù)為研究對象，通過分析當(dāng)前GXRC人事檔案外包服務(wù)的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅四個方面的內(nèi)容，結(jié)合實際情況，提出與之相匹配的營銷策略。

三、GXRC人事檔案外包服務(wù)SWOT分析

（一）人事檔案外包服務(wù)優(yōu)勢分析（S）

1.具有人事檔案托管權(quán)限

GXRC是全GX權(quán)威的社會人才人事檔案管理專業(yè)服務(wù)機構(gòu)。主要負(fù)責(zé)流動人員人事檔案管理及相關(guān)人事服務(wù)工作，是用科學(xué)的原則與方法管理流動人員的人事檔案，提供檔案信息，為組織、人事提供服務(wù)的一項工作。流動人員人事檔案管理工作是組織人事管理的重要組成部分，也是國家檔案工作的有機組成部分。因此，GXRC是GX內(nèi)人事檔案外包服務(wù)行業(yè)中，唯一一家具有檔案托管權(quán)限的人事檔案外包服務(wù)機構(gòu)。

2.具有豐富的人事檔案管理經(jīng)驗

GXRC于1984年成立，有豐富人事檔案管理工作經(jīng)驗。日常主要辦理業(yè)務(wù)：人事檔案管理、轉(zhuǎn)正定級和工齡核定、大中專畢業(yè)生檔案接收手續(xù)等。目前管理的人事檔案共有有13萬多卷，其中包含了提供人力資源事外包服務(wù)的400多家單位，目前正在成為各類用人單位的“公共人事部”。人事檔案管理庫房面積達500多平方米，可容15萬多卷檔案。配備鐵質(zhì)檔案密集架、空調(diào)、除濕機、自動柜式滅火器、溫度計、濕度計、火災(zāi)報警器、消毒儀器、電子掃描儀等標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房設(shè)施，能滿足檔案管理要求中防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等共十二防的要求。

3.行業(yè)內(nèi)信息化管理建設(shè)的領(lǐng)跑者

為適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案管理社會化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向，已實現(xiàn)GX市縣人才市場人事檔案管理三級聯(lián)動，即已搭建成功GX人事檔案管理網(wǎng)聯(lián)平臺，實現(xiàn)互聯(lián)互通。如人事檔案托管人員需要辦理檔案轉(zhuǎn)移，只需要在轉(zhuǎn)入地人才市場提出檔案轉(zhuǎn)移申請即可一站式辦結(jié)，一改從前的讓群眾“多跑腿”、“跑斷腿”的業(yè)務(wù)狀況。GXRC的人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁上新臺階，成為業(yè)內(nèi)領(lǐng)跑者。

（二）人事檔案外包劣勢分析（W）

協(xié)調(diào)機制不靈活。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，市場競爭唯有靈活、變通者方可勝出，而GXRC作為檔案管理的權(quán)威機構(gòu)，秉承的是一貫以來傳統(tǒng)的人事檔案管理作風(fēng)：嚴(yán)謹(jǐn)、保密，過度的“保密”管理使得很多托管的人事檔案一直處于“封閉”式狀態(tài)，個人完全無權(quán)介入。雖然這一規(guī)定意義上是保護了人員的隱私不受侵犯，但是在這種“封閉”的管理模式下，當(dāng)事人對自己人事檔案記載的數(shù)據(jù)和信息完全不得而知，絕對保密制度也使人事檔案利用價值大打折扣。人事檔案管理過于“保密”，使人們對于其管理方式和收集內(nèi)容不得而知，平時對檔案管理的投入過少，導(dǎo)致人事檔案發(fā)揮不出多少作用。

（三）人事檔案外包服務(wù)機會分析（O）

1.國家政策的支持

在市場化運作下，越來越多的企業(yè)重視人力資源管理工作的完善性，而且人事檔案是人力資源管理中不可或缺的重要組成部分。國家文件政策也一再強調(diào)要求單位要統(tǒng)一管理員工人事檔案，并且在人社廳發(fā)[2016]75號文中提到“有人事檔案管理權(quán)限的國有企業(yè)、國有控股企業(yè)和事業(yè)單位，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定做好本單位干部職工檔案管理工作。鼓勵用人單位辦理集體委托存檔業(yè)務(wù)，加強檔案材料收集，提高管理服務(wù)效率?！眹椅募叩墓膭?，成為了人事檔案外包服務(wù)的助推器。

2.外包服務(wù)對象不具備檔案管理條件

隨著社會主義各項事業(yè)的深入改革和快速發(fā)展，陳舊的人事檔案管理和干部選拔制度已成為制約國有企事業(yè)單位發(fā)展的重要因素。很多具有檔案管理權(quán)限的國有企事業(yè)單位，還停留在認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保額的事務(wù)性工作。在這些單位中存在人事檔案管理信息化未得到建設(shè)，人事檔案利用的范圍有限方式陳舊，人事檔案材料制作粗糙不規(guī)范等問題。在市場化運作下，越來越多的企業(yè)開始意識到人事檔案的重要性，在自身人力、物力、精力各方面都有限的情況，將人事檔案管理工作進行外包無疑是最佳的選擇。

（四）人事檔案外包威脅分析（T）

1.科技信息公司的技術(shù)競爭

市場上存在部分檔案中介服務(wù)機構(gòu)，屬于檔案信息化類的中介服務(wù)機構(gòu)，容易給人模糊的概念，從事的是提供檔案信息化方案和服務(wù)包括開檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件、檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。這其中不乏有經(jīng)濟實力雄厚的高科技信息公司。這類公司集中有較多信息化技術(shù)人才，對檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)占據(jù)優(yōu)勢。

2.檔案中介公司存在用廉價勞動力打價格戰(zhàn)

不少民辦檔案中介服務(wù)機構(gòu)進入門檻低，企業(yè)內(nèi)部的管理水平差，從業(yè)人員缺乏專業(yè)性。業(yè)務(wù)大時，會直接從社會上招募臨時人員，經(jīng)過簡單的培訓(xùn)后就讓其上崗，低廉的成本目的就是把服務(wù)價格壓到最低以搶奪市場業(yè)務(wù)。檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)無法得到拷量，檔案信息安全令人堪憂，檔案管理工作的質(zhì)量更是無從保證，這嚴(yán)重影響了檔案業(yè)務(wù)外包市場的正常有序發(fā)展。

（五）發(fā)揮優(yōu)勢、利用機會（SO戰(zhàn)略）

GXRC應(yīng)利用自身的區(qū)位優(yōu)勢，提高社會大眾對人事檔案的認(rèn)識，將人事檔案的意義作用、相關(guān)管理政策法規(guī)、制度、經(jīng)驗成果等內(nèi)容向社會公眾進行推介，逐步提高社會人才對人事檔案管理的意識，在全社會形成推動人事檔案規(guī)范化管理的合力。在行業(yè)中起到引領(lǐng)前行的作用。

四、GXRC人事檔案外包服務(wù)7P營銷策略

上述已對GXRC人事檔案外包服務(wù)進行SWOT分析，根據(jù)學(xué)習(xí)的市場營銷策略中服務(wù)行業(yè)適用的7P營銷策略理論，結(jié)合客觀實際情況，得出以下對策。

（一）常規(guī)服務(wù)與個性化服務(wù)相結(jié)合（產(chǎn)品Product）

在人事檔案外包服務(wù)中，為已簽訂合作協(xié)議的單位除了提供常規(guī)的人事檔案保管、補充材料接收、查借閱等服務(wù)外，還可以根據(jù)單位的需求提供個性化的增值服務(wù)。如某單位要提拔某位員工，在任職提拔之前需要對該員工的人事檔案進行審核，并且要根據(jù)相關(guān)文件的要求進行，那么這個審核的工作經(jīng)過檔案專家領(lǐng)導(dǎo)的研究后對工作量進行評估，確定可行后制定實施方案，緊接著對工作進行安排落實。

（二）采取雙方協(xié)商的定價方式（價格Price））

在簽訂人事檔案外包服務(wù)過程中，因服務(wù)項目眾多，服務(wù)內(nèi)容較為繁雜，如果一一列出服務(wù)項目的單價，則會因為價格過低不利于體現(xiàn)服務(wù)的價值。因此經(jīng)過研究制定出，讓單位根據(jù)自身需求自主選擇服務(wù)項目后，GXRC再根據(jù)所選擇的項目定出一個打包價，對方經(jīng)過與外面市場比對無異議后，則價格確定。打包價更容易給人一種享受到VIP優(yōu)惠的感覺。

（三）自主選擇不同的服務(wù)模式（渠道Place）

合作單位可以根據(jù)自身的實際情況自主對服務(wù)模式進行選擇，服務(wù)模式目前分為“一站式”服務(wù)和上門服務(wù)。“一站式”服務(wù)是指把檔案托管在GXRC的單位，因為GXRC是有檔案托管權(quán)限的，所以該操作完全符合檔案管理規(guī)定。在檔案到達之后GXRC會給每一個合作單位在庫房單獨分庫，并同時在系統(tǒng)中開設(shè)單位集體賬戶，為單位搭建電子檔案庫房，就相當(dāng)于單位是把庫房移到了GXRC。上門服務(wù)是指部分國有企事業(yè)單位，對于體制內(nèi)的員工檔案不允許外放，只能自己單位內(nèi)部管理，但又因人員有限，專業(yè)性不強，無法完成對檔案做材料增補、裝訂、審核等繁瑣的工作，那么GXRC檔案外包服務(wù)則可以滿足這個需求，根據(jù)工作量的大小視情況派專人、配設(shè)備進駐單位。服務(wù)方式既靈活又符合檔案管理規(guī)定，既保證了檔案安全，也順應(yīng)了市場需求的變化。

（四）強化公眾對人事檔案管理的認(rèn)識（促銷宣傳Promotion）

要提高社會大眾對人事檔案的認(rèn)識，必須對將人事檔案的意義作用、相關(guān)管理政策法規(guī)、制度、經(jīng)驗成果等內(nèi)容向社會公從進行推介，逐步提高社會人才對人事檔案管理的意識，在全社會形成推動人事檔案規(guī)范化管理的合力。可以從以下手段進行推廣宣傳工作：

1.采取靈活多樣的形式，有計劃、分層次、分階段地進行宣傳。通過各種媒體手段，加大對人事檔案及其收集歸檔的范圍、作用的宣傳，使全社會關(guān)注人事檔案管理工作，形成社會檔案意識。

2.利用人才市場活動形式多樣、涉及范圍廣這一有利的平臺，借以人才交流大會等大型活動對人事檔案管理的工作進行大力宣傳，并在人才市場內(nèi)部設(shè)立咨詢臺、廣告版等進行長期宣傳。

3.主動深入到企事業(yè)單位內(nèi)部進行講座，充分結(jié)合本地企事業(yè)單位人事制度改革的實際進程，進行宣講，提高社會對人事檔案的認(rèn)識。

（五）服務(wù)對象細(xì)分（人People）

人事檔案外包服務(wù)協(xié)議是與單位簽訂的，服務(wù)對象是與之簽訂協(xié)議的單位這毋庸置疑，但千萬不要忽略了單位戶下的員工，服務(wù)工作不僅需要與單位接洽，也需要與單位簽訂勞動合同的個人進行接洽，因此要把服務(wù)對象細(xì)分為單位和個人，并且都要由指定的專人進行服務(wù)，這樣才能讓服務(wù)對象感受到與普通公共服務(wù)的不同，享受的是VIP的待遇。

（六）數(shù)字檔案體驗（有形展示Physical Evidence）

檔案數(shù)字化工作流程長，步驟多，對于不了解檔案管理工作的人來說，光是靠文字描述是感受不到數(shù)字檔案的價值的，他們會認(rèn)為檔案數(shù)字化就只是把檔案材料進行掃描上傳而已。但實際上在生成一本完整的數(shù)字檔案之前，要先經(jīng)過一道很長的工序：按中組部文件要求對檔案進行整理、分類、排序、去污、修補、做目錄、掃描、調(diào)光、校正、打水印、掛接，需要經(jīng)過這一系列步驟才能最終生成一份數(shù)字檔案，并且配套相應(yīng)的電子目錄，翻書式瀏覽。但這一段制作過程的說明即使把它列出放進方案中客戶依然感觸不大。因此，辛苦勞動既然已經(jīng)付出，那么結(jié)果的呈現(xiàn)又何必吝嗇。直接在閱檔室配置一臺電腦，讓前來查檔的潛在客戶體驗使用，讓他們直接感受視覺上的沖擊，高清圖片的翻書式閱覽，電子目錄一覽無疑，圖片隨意跳轉(zhuǎn)切換，比翻閱紙質(zhì)材料的速度要快得多，而且還能避免紙質(zhì)檔案被翻閱過多而造成的檔案損壞折舊。這種體驗?zāi)苁谷苏媲械馗惺艿綑n案信息化時代真的已經(jīng)到來，而不只是口頭說說而已。

（七）從粗略服務(wù)到精細(xì)服務(wù)（過程Process）

在服務(wù)中必須轉(zhuǎn)變工作理念，糾正檔案工作人員“官本位”的錯位理念，激發(fā)他們工作積極性，提高服務(wù)意識，使人事檔案外包服務(wù)工作返樸歸真，真正實現(xiàn)市場化。

在市場化運作下，越來越多的企業(yè)更重視人力資源管理工作的完善性，以及人力資源管理對企業(yè)戰(zhàn)略管理的影響。人事檔案與職稱申報、戶籍、人才引進、因公出國政審等緊密相關(guān)，這一系列手續(xù)都是以人事檔案為基準(zhǔn)的。職稱申報是員工職業(yè)生涯規(guī)劃中的一部分，還是許多對專業(yè)職業(yè)技術(shù)資格有要求的單位必不可少的硬件要求。人事檔案管理作為人力資源管理工作中的一部分，是完善人力資源管理工作不可或缺的一部分。我們可以針對用人單位的不同需求，從不同的切入點推動人事檔案外包服務(wù)的業(yè)務(wù)開發(fā)，把人事檔案外包服務(wù)做精做細(xì)，并逐步拓展到各行各業(yè)，拓寬到社會一切有需求的人群中。

五、結(jié)語

由于人事檔案管理這項工作屬于國家要求并且重視的一項服務(wù)工作，必須嚴(yán)格根據(jù)國家相關(guān)政策進行開展，對于管理機制及相關(guān)流程方面存在的不足，改進或者創(chuàng)新工作都需要經(jīng)過國家相關(guān)部門統(tǒng)一開展，涉及客觀因素較多，對于這方面所存在的問題個體是無法輕易改變的。因此，作者在管理機制和政策法規(guī)存在不足這方面的研究和討論中，提出的建議也僅僅代表個人看法，仍存在許多不完善之處。（作者單位：廣西大學(xué)商學(xué)院）