于淼 張克爽

電子信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的變革及發(fā)展。對于檔案管理工作而言，盡快實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化管理，有助于大幅度提升工作效率，并為檔案信息的安全性提供保障。本文首先對文書檔案電子化管理所具有的優(yōu)勢及重要性進(jìn)行了分析，而后結(jié)合當(dāng)前我國文書檔案電子化管理的問題及處理辦法，探究電子化的文書檔案管理在新時(shí)代檔案管理規(guī)范化當(dāng)中所具有的重要意義。

一、引言

所謂文書檔案，就是指采用書面表達(dá)方式的文字資料，是最常見的檔案信息內(nèi)容之一，通常情況下文書檔案特指的是以行政名義書寫、整理和存檔的文書內(nèi)容。這些檔案是歷史、政治、經(jīng)濟(jì)等諸多領(lǐng)域的發(fā)展變革記錄，較為客觀的反映了不同時(shí)期所發(fā)生的各類事件，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。隨著新時(shí)代的來臨，文書檔案的電子化管理已經(jīng)提上日程，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，應(yīng)當(dāng)以電子化為抓手，提升文書檔案管理的質(zhì)量及水平。

二、文書檔案電子化管理的優(yōu)勢

（一）檔案信息存儲(chǔ)方面的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的文書檔案主要以紙質(zhì)版為主，檔案信息的存儲(chǔ)、管理及調(diào)用都較為麻煩，且容易產(chǎn)生信息遺失問題。在后續(xù)的發(fā)展當(dāng)中，檔案信息逐步走向電子信息化，通過掃描、拓印等多種方式，將電子化的信息存儲(chǔ)到各類磁盤當(dāng)中，而后逐步走向上傳到數(shù)據(jù)庫或云端當(dāng)中，進(jìn)一步提升了信息保管方面的穩(wěn)定性。電子化信息存儲(chǔ)方式，不僅更為節(jié)約占地空間和紙張，而且信息更不容易遺失，容易進(jìn)行歸檔和查找，有助于進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一管理。

（二）信息使用方面的優(yōu)勢

電子化文檔的存儲(chǔ)及使用通常是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，無論是存儲(chǔ)在磁盤或云盤當(dāng)中的信息內(nèi)容，都可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理、檢索、調(diào)用。這種檔案管理方式的信息使用，便捷、高效、準(zhǔn)確，比人工查找紙質(zhì)文書檔案要方便的多。為了有助于后續(xù)查找及調(diào)用，在前期存儲(chǔ)階段，即可根據(jù)不同的名稱、時(shí)間或類別進(jìn)行電子化文書檔案的排序及存儲(chǔ)，想要使用時(shí)可以通過逐層查找或直接檢索名稱的方式迅速找到所需的檔案。

（三）電子傳輸方面的優(yōu)勢

在文書檔案信息化之前，傳統(tǒng)的檔案調(diào)用過程較為復(fù)雜，特別是對于跨地區(qū)、跨部門等方面的檔案調(diào)用而言更是如此。檔案管理工作的任務(wù)較為繁重，大部分文書內(nèi)容長期陳列在檔案室中，為了減少不必要的檔案遺失問題，想要進(jìn)行檔案外借的過程較為繁瑣，造成了檔案信息資源無法發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。信息化文書檔案，不僅在存儲(chǔ)、調(diào)用等方面具有優(yōu)勢，而且電子傳輸、互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息的共享提供了良好的平臺(tái)，不僅能夠在本單位當(dāng)中進(jìn)行調(diào)用，還能進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的傳遞及共享，加速了檔案信息內(nèi)容發(fā)揮效用的過程。相比于傳統(tǒng)的傳遞模式，電子信息化的檔案管理更為科學(xué)有效，且需要的人力較少。可以通過設(shè)置權(quán)限的方式進(jìn)行查找和查閱限制，技能保護(hù)信息的完整性，也能實(shí)現(xiàn)更廣范圍內(nèi)的信息共享。

（四）信息傳輸安全、高效

文書檔案在反復(fù)的查閱和傳遞當(dāng)中，很容易出現(xiàn)字跡、紙質(zhì)磨損的問題，對于一些較為重要的、經(jīng)常使用的檔案而言，檔案信息的安全性存在威脅，信息傳輸主要通過郵寄的方式進(jìn)行。電子化信息的傳輸簡化了整體過程，降低了成本浪費(fèi)的同時(shí)，能夠更好的保護(hù)源文件，大幅度降低了信息的遺失問題，加速了傳輸過程。

三、文書檔案電子化管理的問題及解決辦法

當(dāng)前的文書檔案電子化正處在實(shí)踐探索的過程當(dāng)中，辦公自動(dòng)化技術(shù)的推廣及應(yīng)用，為電子化管理提供了可行性平臺(tái)，有助于檔案管理逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及科學(xué)化。因而在實(shí)踐方面已經(jīng)具備了基礎(chǔ)性條件，然而，在實(shí)際的文書檔案管理過程當(dāng)中，電子化管理仍舊存在一定的問題，下面就針對這些問題進(jìn)行淺析，查找對應(yīng)的解決方式。

（一）辦公自動(dòng)化應(yīng)用程度低

當(dāng)前的一些組織單位在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面的投入較少，電子化檔案信息管理的意識(shí)不強(qiáng)，整體的應(yīng)用率較低，缺乏組織內(nèi)部各個(gè)部門的支持及配合，從而導(dǎo)致了辦公自動(dòng)化應(yīng)用程度不高。解決這一問題應(yīng)從思想的轉(zhuǎn)化做起，重視辦公自動(dòng)化軟硬件的配置及普及，積極幫助、配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，讓電子化管理能夠從理論走向?qū)嵺`。

（二）文書檔案電子化利用率較低

當(dāng)前的不少文書檔案管理者，仍舊處在傳統(tǒng)的管理思維當(dāng)中，沿用原本的管理辦法，檔案信息化不徹底，甚至根本沒有進(jìn)行應(yīng)用。部分文書檔案管理人員缺乏實(shí)踐操作能力，使得電子檔案的利用率較低。解決這一問題的關(guān)鍵在人，應(yīng)當(dāng)首先硬性提升所有工作人員的相關(guān)技術(shù)能力，以及電子化信息內(nèi)容的應(yīng)用意識(shí)，加速文書檔案信息的電子化進(jìn)程，逐步提升電子文書檔案的利用率。

（三）文書檔案軟硬件的通用性問題

當(dāng)前電子化檔案信息存儲(chǔ)已經(jīng)在各個(gè)組織單位當(dāng)中開始實(shí)踐，但是由于存儲(chǔ)方式之間的差異性，檔案信息的傳遞和調(diào)用受到軟硬件設(shè)施的限制，在傳輸、管理等方面需要投入較多的時(shí)間精力。解決這一問題應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的電子信息處理做起，統(tǒng)一文書檔案的錄入、編輯、整理、傳遞、使用過程，提升軟硬件的兼容性，為后續(xù)的管理及使用奠定基礎(chǔ)。

四、文書檔案電子化管理在新時(shí)代檔案管理規(guī)范化的重要意義

（一）檔案規(guī)范化管理化對管理人員的重要性

作為檔案管理工作的踐行者，文書檔案電子化，對于檔案管理人員具有重要意義。首先，電子化文書檔案，大幅度降低了檔案管理工作的工作量，減少了很多較為繁瑣的工作過程，有助于檔案管理人員將更多精力投入到復(fù)雜問題的處理當(dāng)中，提升了檔案管理工作的效率及效果。其次，傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，有很多工作過程無法進(jìn)行規(guī)范及統(tǒng)一，不同的組織部門或檔案管理工作之間的差異性較大。而電子化文書檔案的推廣及普及，能夠讓檔案管理工作更具科學(xué)性，檔案管理工作可以進(jìn)行程序化及規(guī)范化處理，有助于制定更為有效的管理制度，為后續(xù)的工作帶來了新的曙光。

（二）檔案規(guī)范化管理對使用者的重要性

文書檔案信息對于組織內(nèi)部的全體工作人員，以及相關(guān)信息的使用者而言，都具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作往往得不到良好的認(rèn)識(shí)，且不少檔案信息的傳遞較為繁瑣，信息的利用率不高。而信息化的文書檔案為信息的檢索和使用提供了較佳的平臺(tái)，檔案信息的使用更為方便，檔案管理工作在組織內(nèi)外部的重要性也能得到肯定。為了能夠更好的配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，組織內(nèi)部的其他部門也應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的制度規(guī)定，輔助文書檔案信息化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)，幫助檔案信息管理的同時(shí)，也能為自身的工作提供相應(yīng)的便利。

（三）文書檔案電子化管理有助于檔案規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)

文書檔案電子化管理對于檔案管理工作而言，是必要的發(fā)展之路。新時(shí)代檔案信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出更多的實(shí)際功效，而文書檔案的電子化管理是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理工作的第一步，也是最重要的一步，因此，應(yīng)當(dāng)將文書檔案電子化管理作為當(dāng)前最重要的工作之一，著力實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

五、結(jié)語

就當(dāng)前的文書檔案的電子化進(jìn)程看來，還存在一定的有待完善的問題，當(dāng)然這也是發(fā)展過程當(dāng)中在所難免的，文書檔案電子化管理是新時(shí)代答案管理規(guī)范化的前提之所在，無論是從何種角度看來都具有重要意義，應(yīng)在正確認(rèn)識(shí)其重要性的同時(shí)，不斷在實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行研究及探索，加速文書檔案電子化管理及檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0二隊(duì)）