雷勵 楊亞萍

一、研究生在學(xué)檔案的內(nèi)容及現(xiàn)狀

截至到讀研，一個人的人生檔案的總和狀態(tài)，就是研究生在學(xué)檔案的狀態(tài)。因此研究生在學(xué)檔案包括兩大方面內(nèi)容：研究生入學(xué)前的個人檔案和讀研期間新產(chǎn)生的檔案。讀研期間新產(chǎn)生的檔案包括：學(xué)籍相關(guān)檔案（如研究生錄取名單、成績單等）、畢業(yè)相關(guān)檔案（如研究生畢業(yè)名單、就業(yè)報到證等）、研究生學(xué)位檔案、獎懲檔案等內(nèi)容。其中的有些檔案內(nèi)容會累積到研究生入學(xué)前的個人檔案里而形成新的個人檔案，新的個人檔案將隨著學(xué)生畢業(yè)離校而轉(zhuǎn)遞到下一個社會單位。有些檔案會永久保存在學(xué)生讀研的高校。

在工作實踐中作者發(fā)現(xiàn)，有一些研究生的在學(xué)檔案很不齊整：檔案中已有的記錄不能完整體現(xiàn)某個事實的存在。比如，有的是缺高中這部分檔案，有的是缺大學(xué)這部分檔案;有的是大學(xué)這部分的檔案有內(nèi)容但不完整;有的是讀研前的工作經(jīng)歷模糊;有的是讀研前的入黨檔案不完整;有的是讀研這部分的檔案內(nèi)容不完整。有些同學(xué)是在多年后使用自己的檔案時，才發(fā)現(xiàn)其中某個內(nèi)容有缺失。再回頭尋找當(dāng)時的相關(guān)管理部門求證，往往難度較大，常常因為具體工作人員的變更，而無法找回原始檔案。對個人造成了無法彌補(bǔ)的損失。因此對研究生在學(xué)檔案及時進(jìn)行梳理，記錄檔案清單，完善讀研檔案是非常重要的。

二、研究生在學(xué)檔案特點：形成周期長、管理周期長

1.讀研前的檔案

研究生入學(xué)的年齡一般是在21歲之后，學(xué)生在讀研前的檔案可能形成于多個不同的階段：中學(xué)、大學(xué)，或是工作。讀研前檔案累計形成的周期長，管理的周期也長。一旦讀研后發(fā)現(xiàn)此前某部分檔案的內(nèi)容全部缺失或部分缺失，想要找回原始記錄的難度很大。

2.研究生的彈性學(xué)制

相較于本科生的固定學(xué)制來說，研究生的學(xué)制特點是彈性學(xué)制。這種不固定的學(xué)習(xí)期限，為研究生提供了完成學(xué)業(yè)可供選擇的可能性。碩士研究生的學(xué)制一般是：2-3年。博士研究生的學(xué)制一般是：3-6年。因此，同一個固定時間點入學(xué)的研究生們，他們畢業(yè)的時間點是分散的、不統(tǒng)一的。碩士研究生的畢業(yè)時間點可能是：入學(xué)的2年后、2.5年后、3年后。博士研究生的畢業(yè)時間點可能是：入學(xué)的3年后、3.5年后、4年后……6年后，或許更長。

3.讀研期間的檔案

由于研究生的學(xué)制是彈性的，相應(yīng)地導(dǎo)致研究生讀研期間的檔案形成周期較長，進(jìn)而管理周期較長。尤其是博士研究生的檔案周期更長。比如，同一年入學(xué)的博士生，快的可能三年就能畢業(yè)，慢的六年才能畢業(yè)。在此期間，每個博士生的在學(xué)檔案的內(nèi)容也在不停地累積著，豐富著。直到有一天完成了學(xué)業(yè)，其在學(xué)檔案的累積過程宣告結(jié)束。這是一個不確定時間的長周期。這個動態(tài)的過程始終離不開相關(guān)管理部門的工作，它不僅僅增加了相關(guān)管理部門管理檔案的復(fù)雜程度，也導(dǎo)致了此部分檔案的管理周期延長。

三、有效措施：注重入學(xué)、畢業(yè)及求學(xué)過程三個方面檔案的管理

為了確保研究生在學(xué)檔案的齊全完整，作者在多年的研究生教育管理工作實踐和檔案管理工作實踐中探索發(fā)現(xiàn)，只要抓住入學(xué)、求學(xué)及畢業(yè)三個過程中檔案的管理，就能起到很好的效果。

1.確保研究生入學(xué)檔案的齊全完整

入學(xué)檔案，是指因為學(xué)生升學(xué)而產(chǎn)生的相關(guān)檔案，內(nèi)容包括報考、錄取、政審以及報考前的個人檔案。研究生新生檔案的管理流程是，在每一批新生入學(xué)前幾個月，新生的個人檔案和政審一般都先一步郵寄到了基層學(xué)院，由基層學(xué)院進(jìn)行審核和保管。等新生正式開學(xué)后，再加上與報考、錄取相關(guān)的檔案，進(jìn)行逐人梳理后，統(tǒng)一移交到高校學(xué)生檔案管理部門，由學(xué)校進(jìn)行集中保管。學(xué)生檔案管理部門此時會給每一個同學(xué)建檔：每人一個新的檔案袋，把以上這些入學(xué)檔案裝袋保管。

在進(jìn)行梳理入學(xué)檔案時，有幾點很好的做法：一是，逐人梳理，逐人列出檔案內(nèi)容清單。這樣方便同學(xué)在以后查詢時，能了解到當(dāng)時的檔案袋里有什么檔案。二是，以班級為單位，列出一張包含每個同學(xué)的常規(guī)缺檔內(nèi)容清單。并把此清單移交。這樣方便檔案管理部門在給學(xué)生提供查詢服務(wù)時，能清楚知道誰缺什么檔案，誰的檔案齊全。三是，告知缺少常規(guī)檔案的同學(xué)所缺內(nèi)容，并督促其了解缺失原因。對于確實缺少的督促其想法找回原始檔案。比如，有些省份中學(xué)檔案實行的是電子檔案，沒有紙質(zhì)的。此情況不算檔案內(nèi)容不齊全。還有，有些學(xué)生的本科檔案未轉(zhuǎn)來，仍然在原來的本科學(xué)校。有些學(xué)生的工作檔案未轉(zhuǎn)來，仍然在原來的工作所在地。四是，散在多處的個人檔案，建議整合到一處保管。方便學(xué)生以后一次性完成檔案轉(zhuǎn)遞，而不是多次。

通過以上的梳理過程，就能清楚的了解到哪個同學(xué)的檔案內(nèi)容齊全，對于不齊全的也基本能夠及時去找回，實在找不回的也能清楚地知道缺什么。從而有效減少了入學(xué)檔案不齊全、不完整的發(fā)生率。

2.確保求學(xué)過程檔案的齊全完整

求學(xué)過程中產(chǎn)生的檔案，一般包括課程學(xué)習(xí)成績單、參與科研活動、社會活動、獎懲情況等方面。相關(guān)管理部門要留意，這些檔案一旦產(chǎn)生，要及時歸檔。尤其是留存在個人手上的檔案，極易損毀或丟失，更要及早歸檔。比如，研究生教務(wù)部門在學(xué)生成績單產(chǎn)生后，要把《在校研究生學(xué)習(xí)成績單》及時歸檔。學(xué)生參加完科技競賽活動、科研活動、社會活動后，如有獲獎、成果、鑒定等結(jié)論性資料，學(xué)生本人要及時通過相關(guān)流程把獲獎證書、科研成果、鑒定等資料歸入個人檔案。對于在此期間形成的黨員發(fā)展檔案，黨組織要及時將相關(guān)檔案材料歸入學(xué)生個人檔案。對于學(xué)生的表彰、處分等資料，學(xué)工部門要及時把表彰文件、處分文件等資料及時歸檔。

求學(xué)過程檔案是否齊全完整，在很大程度上有賴于相關(guān)職能部門。首先需要檔案產(chǎn)生部門盡職盡責(zé)。不僅要確保每個學(xué)生有檔案，而且要確保每份檔案的內(nèi)容完整。對于沒有產(chǎn)生檔案的學(xué)生，也要明確其不產(chǎn)生檔案的理由，為多年以后的檔案查詢提供依據(jù)。二是需要多個職能部門的分工協(xié)作。由于研究生教育管理內(nèi)容龐雜，不同的職能部門分管不同的內(nèi)容。因此現(xiàn)實中需要不同的職能部門歸不同內(nèi)容的檔案。只有各個職能部門把該歸的檔案內(nèi)容都?xì)w齊了，學(xué)生的在讀研檔案內(nèi)容才能齊全、完整。因此，強(qiáng)化各職能部門工作人員的檔案意識，倡導(dǎo)及時整理、及時歸檔，在實際歸檔工作中具有很重要的作用。

3.確保研究生畢業(yè)檔案的齊全完整

畢業(yè)檔案，是指學(xué)生在結(jié)束學(xué)業(yè)時產(chǎn)生的相關(guān)檔案。不同的高校，研究生畢業(yè)檔案的內(nèi)容也有所不同。其內(nèi)容一般包括畢業(yè)生登記表、畢（結(jié)）業(yè)生名單、研究生就業(yè)報到證、學(xué)位（畢業(yè)）論文、相關(guān)答辯材料等。

為了不影響學(xué)生畢業(yè)離校后的檔案轉(zhuǎn)遞，在這些畢業(yè)相關(guān)檔案生成后，就業(yè)部門需要及時把就業(yè)報到證的存根歸入學(xué)生個人檔案?；鶎訉W(xué)院需要把畢業(yè)生登記表等相關(guān)檔案及時歸入學(xué)生個人檔案。另外，對于學(xué)位（畢業(yè)）論文、相關(guān)答辯材料等檔案，為了給離校后的畢業(yè)生提供及時地利用服務(wù)，也倡導(dǎo)基層培養(yǎng)單位及時把這些檔案整理齊全、完整，及時歸檔。確保為畢業(yè)生在母校保留一份完整的檔案。

（作者單位：西安交通大學(xué)）