田新贊　楊金紅

[摘要] 檔案管理工作為醫(yī)院管理工作的主要部分，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合實(shí)力的提升，各大醫(yī)院都要做好檔案管理工作。該文從醫(yī)院檔案管理工作的重要性出發(fā)，闡述當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問(wèn)題，為其提出有效的執(zhí)行措施，從而促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新

[中圖分類(lèi)號(hào)] R197.3;G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）09（c）-0042-02

檔案工作簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)是將過(guò)往發(fā)生的事情過(guò)程認(rèn)真記錄下來(lái)，以備后續(xù)查閱，是人們研究歷史事件最好的助手和依據(jù)，也是提升醫(yī)院綜合實(shí)力提升工作效率的有力抓手。具體到檔案管理工作，就是圍繞檔案館檔案室在一定空間內(nèi)開(kāi)展的一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。醫(yī)院的檔案管理工作包括醫(yī)療科研成果、人事檔案、設(shè)備臨床的記錄、醫(yī)療診斷、財(cái)務(wù)等幾大方面，在醫(yī)院發(fā)展中都占據(jù)重要作用，如何通過(guò)科學(xué)的方法和原則進(jìn)行有效管理，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的規(guī)律，是醫(yī)務(wù)工作者不斷努力的方向。

1? 醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

眾所周知醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)療研究等活動(dòng)行程的有關(guān)文字、圖表、聲像等形式的歷史數(shù)據(jù)，具有豐富的價(jià)值。而醫(yī)院檔案管理工作則是針對(duì)這些數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行整理、分析和歸檔，是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，也是醫(yī)院文化建設(shè)的具體表現(xiàn)。由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，一些病歷保管、歸檔分析是維護(hù)醫(yī)患穩(wěn)定工作的前提，也是后續(xù)醫(yī)療事故保險(xiǎn)理賠的重要依據(jù)。同時(shí)也是地方疾病防控中心以及衛(wèi)生政策制定的參考資料，具有較高的利用價(jià)值，在促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展方面也具有重要作用[1]。具體來(lái)說(shuō)如下。

①科技檔案能夠促進(jìn)醫(yī)院科研水平提高。醫(yī)院的發(fā)展離不開(kāi)醫(yī)療科技水平的發(fā)展，在當(dāng)前信息大爆炸的時(shí)代，要求廣大的醫(yī)務(wù)工作者充分發(fā)揮創(chuàng)造性，運(yùn)用科技興院的理念，充分利用科技檔案加快推廣和應(yīng)用科研成果，服務(wù)廣大患者。

②醫(yī)療病歷檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量提升。病歷作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，并與廣大患者的利益直接連接，需要在較短時(shí)間內(nèi)做好收集、整理工作，通過(guò)有效的分析能夠準(zhǔn)確及時(shí)地給主治醫(yī)生和院領(lǐng)導(dǎo)傳遞有價(jià)值的信息，進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量，提高工作效率。

③人事檔案能夠促進(jìn)人才選拔。醫(yī)院人事干部檔案的管理工作也是重中之重，不僅是醫(yī)務(wù)人員個(gè)人經(jīng)歷、能力的展現(xiàn)也是人員提升考察、組織關(guān)系不可或缺的重要依據(jù)，在人才選拔、培養(yǎng)、晉升方面，人事檔案管理可以增加選拔的合理性和公平性，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2? 醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著科技的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作也從最初的人工手動(dòng)慢慢向信息化無(wú)紙化辦公發(fā)展，既節(jié)省了空間又減少了人力，醫(yī)院檔案工作也經(jīng)歷了幾個(gè)階段的改革，不斷滲透到了醫(yī)院工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中價(jià)值逐步顯現(xiàn)。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展和融合，在醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)踐中仍存在著一系列的管理意識(shí)薄弱，管理方法滯后，無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的腳步，具體來(lái)說(shuō)可歸納為以下幾點(diǎn)。

①制度不健全。任何工作都要有一定的規(guī)矩和尺度，這是工作開(kāi)展的邊界和規(guī)則。但是在醫(yī)院檔案管理工作中，雖然制定了相關(guān)的檔案管理制度，但針對(duì)工作中的細(xì)節(jié)和考核標(biāo)準(zhǔn)卻沒(méi)有嚴(yán)格的界定，這就為崗位職責(zé)劃分帶來(lái)了一定的不確定性。例如在實(shí)際的檔案管理工作中，龐雜的醫(yī)院數(shù)據(jù)信息需要大量收集整理和梳理工作，由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，往往出現(xiàn)存放混亂，記錄不清，無(wú)法系統(tǒng)地納入體系中，同時(shí)也給后期的查詢和使用帶來(lái)了影響。

②檔案管理工作技術(shù)落后。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時(shí)代，信息化、網(wǎng)絡(luò)化拉近了人與人之間的距離，但是個(gè)別醫(yī)院還存在著人工記錄的方式，或者是采用的最原始的軟件進(jìn)行檔案管理工作，這些都給越來(lái)越多的醫(yī)院檔案原始材料處理帶來(lái)了嚴(yán)重的影響，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率不高，出錯(cuò)率較明顯的情況[2]。

③人員素質(zhì)不高，檔案內(nèi)容利用率低。醫(yī)院的檔案包括了大量的隱私信息及重要的醫(yī)學(xué)研究意義，是醫(yī)院向前發(fā)展重要前提。但是在實(shí)際工作中，醫(yī)院卻更多地將資金注入到醫(yī)療設(shè)備和其他科室建設(shè)中，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作關(guān)注度不夠，因此無(wú)論是從上層領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員都存在著認(rèn)識(shí)不到位現(xiàn)象，僅僅是將檔案整理完畢歸入檔案庫(kù)，較少有人員進(jìn)行查詢和研究，缺乏相應(yīng)的探索課題研究精神。此外，醫(yī)院檔案管理人員大都是從其他部門(mén)借調(diào)或者是轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，理論知識(shí)水平不齊，只顧眼前利益，沒(méi)有正確的工作意識(shí)。

3? 強(qiáng)化和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，只有與時(shí)俱進(jìn)才能夠適應(yīng)不斷發(fā)展變化的社會(huì)環(huán)境，因此為了進(jìn)一步發(fā)展提高醫(yī)院建設(shè)質(zhì)量，醫(yī)院檔案管理工作要結(jié)合實(shí)際，因地制宜制定合理的方案，建立現(xiàn)代化管理機(jī)制[3]。

3.1? 創(chuàng)新管理制度建立符合實(shí)際的檔案管理機(jī)制

醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立完善的管理制度，特別是對(duì)崗位職責(zé)、以及檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及查閱登記規(guī)則等，以便于對(duì)相關(guān)工作人員工作內(nèi)容進(jìn)行有效的管理和規(guī)范。具體來(lái)說(shuō)在日常工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)從以下幾點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新：首先，要?jiǎng)澐殖鰴n案管理人員的具體職責(zé)內(nèi)容，以確保實(shí)際的工作過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)職責(zé)混亂、人員工作內(nèi)容不明的情況。同時(shí)，在明確完職責(zé)內(nèi)容之后，也為出現(xiàn)問(wèn)題第一時(shí)間查找負(fù)責(zé)人，迅速作出反應(yīng)。其次，對(duì)于檔案管理人員的工作水平，也要進(jìn)行量化考核和培訓(xùn)，定期舉辦相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家和學(xué)者到醫(yī)院講授相關(guān)內(nèi)容，提升相關(guān)人員的檔案管理技能，并通過(guò)績(jī)效管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)習(xí)和應(yīng)用進(jìn)行打分，督促檔案管理人員的工作效率。

3.2? 樹(shù)立正確的觀念，創(chuàng)新管理意識(shí)

前面在分析現(xiàn)狀時(shí)已經(jīng)提到，大多數(shù)醫(yī)院存在檔案的利用率不高導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展難以達(dá)到預(yù)期效果的現(xiàn)象。針對(duì)這一問(wèn)題，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中就要首先明確以“檔案利用”為主的意識(shí)，以檔案的有效利用出發(fā)來(lái)展開(kāi)檔案管理工作，進(jìn)行檔案管理方案策劃[4]。與此同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員還要端正自己態(tài)度，對(duì)檔案管理工作樹(shù)立正確的意識(shí)，只有這樣才能為下一步在工作中創(chuàng)新工作形式，建立現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是工作人員，都要自上而下地強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性和嚴(yán)肅性，將醫(yī)院檔案管理工作納入到行政工作中，做好設(shè)備器材和場(chǎng)地的維護(hù)，加大宣傳力度讓醫(yī)務(wù)人員了解檔案工作的價(jià)值，做好分析和調(diào)配，能夠在今后使用時(shí)第一時(shí)間利用起來(lái)。

3.3? 檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，建立網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，任何行業(yè)都引入了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，醫(yī)療行業(yè)也不例外。在醫(yī)院檔案管理工作中也需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，引入信息化管理技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息數(shù)字化加工和數(shù)字信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及綜合管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化信息化處理，并建立相應(yīng)的績(jī)效考核平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)共享系統(tǒng)、監(jiān)管系統(tǒng)等，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)信息化程度。此外，通過(guò)一系列創(chuàng)新舉措，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化后，還可借助內(nèi)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享和遠(yuǎn)程服務(wù)，在提高工作效率的同時(shí)，發(fā)揮檔案管理的信息價(jià)值[5]。

3.4? 加大投入，創(chuàng)新檔案管理模式

醫(yī)院檔案管理工作還需要注重人才培養(yǎng)，服務(wù)質(zhì)量提升。改變過(guò)去原有醫(yī)院后勤兼職情況，招聘和配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行思想政治理論培訓(xùn)，不斷提高其職業(yè)素養(yǎng)，讓其在工作中主動(dòng)作為，養(yǎng)成認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣，保障工作的正常運(yùn)行。同時(shí)，醫(yī)院還要具備多元化的思想，建立現(xiàn)代管理制度，及時(shí)吸收信息技術(shù)人才，保證檔案管理技術(shù)上的創(chuàng)新性和專(zhuān)業(yè)性。

3.5? 建立機(jī)制，加大部門(mén)之間的溝通力度

醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中，要加強(qiáng)部門(mén)之間信息的共享交流和溝通還要注重內(nèi)部行政協(xié)調(diào)機(jī)制，增強(qiáng)醫(yī)院管理人員的協(xié)調(diào)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，利用溝通來(lái)消除部門(mén)之間的壁壘，相互協(xié)調(diào)增強(qiáng)工作辦成的成功率，方便檔案管理工作的協(xié)調(diào)和分析，根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的需要及時(shí)把握政策調(diào)整方案戰(zhàn)略，改革創(chuàng)新提升管理工作水平。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)醫(yī)療改革不斷深入推進(jìn)的今天，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的結(jié)果，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求及適應(yīng)發(fā)展的需要。因此，為了進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作效果，醫(yī)院所有相關(guān)部門(mén)在實(shí)際工作中，都應(yīng)當(dāng)制定相匹配完善的管理方案，并滲透到檔案管理各個(gè)流程的工作內(nèi)容與要求中，無(wú)論是在檔案服務(wù)、管理技術(shù)還是管理模式上都要不斷創(chuàng)新，注重先進(jìn)技術(shù)的引入和信息化系統(tǒng)的搭建，在良好的溝通和管理機(jī)制下，合理運(yùn)用電子檔案管理技術(shù)，保證工作效果，提高檔案管理工作效率，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作的全面提升。

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（收稿日期：2019-06-25）