安雯

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，時(shí)代變革進(jìn)步。中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展浪潮中的作用也越來(lái)越大，各按企業(yè)市場(chǎng)影響力逐漸增強(qiáng)，業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)品種及業(yè)務(wù)量不斷增大，在業(yè)務(wù)辦理中產(chǎn)生的反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要數(shù)據(jù)和史料——會(huì)計(jì)檔案也在逐年增多。而會(huì)計(jì)檔案記載著日常業(yè)務(wù)發(fā)生的重要內(nèi)容，其中主要包括三大類：會(huì)計(jì)憑證類，會(huì)計(jì)賬薄類，財(cái)務(wù)報(bào)告類。目前，很多人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容缺乏足夠的了解，對(duì)其重要性缺少足夠的認(rèn)識(shí)，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中缺乏足夠的激情，往往造成會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)弱化，給查閱、審查會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了很多阻力。如何進(jìn)一步提高中小企業(yè)檔案管理水平，充分利用檔案資源，更好的為業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，筆者對(duì)此進(jìn)行了一下思考。

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）在思想認(rèn)識(shí)上不夠重視

由于大多中小企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在思想不重視，財(cái)會(huì)人員的安全意識(shí)普遍不強(qiáng)，有些會(huì)計(jì)將查閱過(guò)的會(huì)計(jì)檔案隨便地放在檔案室的桌上或地上，檔案柜的門也不加鎖，而且基本上中小企業(yè)的檔案室門都是一般的木門，存在嚴(yán)重的安全隱患;有些新員工對(duì)會(huì)計(jì)資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，如：業(yè)務(wù)資料隨便放在自已的抽屜內(nèi)，年終后沒(méi)有全部整理歸檔，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整;甚至有柜員將客戶簽約資料直接扔進(jìn)垃圾筒等等。

（二）會(huì)計(jì)檔案移交不夠規(guī)范

中小企業(yè)人員變更較為頻繁，財(cái)務(wù)人員離崗時(shí)雖有會(huì)計(jì)交接，但手續(xù)不完備與內(nèi)容不完整。我們會(huì)計(jì)離任時(shí)通常會(huì)辦理會(huì)計(jì)交接，但是對(duì)會(huì)計(jì)法規(guī)關(guān)于會(huì)計(jì)交接的具體要求不清楚，因而使得交接的手續(xù)不完備，一般儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)人員離任，要由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交;會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員離任，要由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。但是有些中小企業(yè)在會(huì)計(jì)人員離任時(shí)，只是由移交人和接替人參與交接，沒(méi)有監(jiān)交人，內(nèi)容也不完整，原因是中小企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)此事未予重視。

（三）日常管理責(zé)任不夠明確

目前中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案雖然已分類造冊(cè)，進(jìn)行統(tǒng)一管理，但責(zé)任還不明確。一是沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊，甚至有的企業(yè)為圖省力，沒(méi)有用標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案封面，直接用白紙或其他便于裝訂的紙當(dāng)封面，每一卷檔案里沒(méi)有卷內(nèi)目錄和備查表;二是有些企業(yè)沒(méi)有對(duì)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案逐張編號(hào)，導(dǎo)致檔案封面填寫也不完整;三是檔案調(diào)閱管理不規(guī)范，內(nèi)部人員調(diào)閱檔案未實(shí)行登記制度，存在本單位檔案調(diào)閱人將檔案帶離中小企業(yè)且沒(méi)有辦理檔案調(diào)閱登記的情況。

（四）會(huì)計(jì)人員素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案跟會(huì)計(jì)人員的日常工作和中小企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展息息相關(guān)，會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)的高低在一定的程度上決定了會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的好壞，許多會(huì)計(jì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性會(huì)計(jì)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，甚至大多企業(yè)的財(cái)務(wù)人員都沒(méi)有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證，因而提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)非常有必要。

二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）提高會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)

必須要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，不斷更新會(huì)計(jì)檔案管理觀念。會(huì)計(jì)檔案管理工作是維護(hù)業(yè)務(wù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理是中小企業(yè)工作一個(gè)重要部分。會(huì)計(jì)檔案為中小企業(yè)發(fā)展提供了第一手資料?？茖W(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要方面，也是衡量一個(gè)中小企業(yè)管理水平的重要尺度。

（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

完善健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度是做好會(huì)計(jì)檔案管理的前提，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理三大流程立卷歸檔、借閱審查和定期銷毀的制度，明確檔案管理要求及會(huì)計(jì)檔案管理分工。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理制度，把握檔案的整理，歸檔，管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到有條不紊，規(guī)范有序，常整理，常審查，防鼠，防蟲(chóng)，防潮;確保檔案室干凈衛(wèi)生，檔案資料完整無(wú)缺，整齊不散亂，查找不慌亂。

（三）推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

目前來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理都是有中小企業(yè)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)，由于中小企業(yè)的人才隊(duì)伍所學(xué)專業(yè)很少有涉及檔案學(xué)課程，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和方法都不甚了解，全靠中小企業(yè)前輩傳，幫，帶;缺乏專業(yè)性的知識(shí)指導(dǎo)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)勢(shì)在必行?？梢赃x派會(huì)計(jì)檔案管理人員參加市檔案管理部門參觀學(xué)習(xí)或者邀請(qǐng)檔案管理專家當(dāng)面授課，讓會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)檢查管理

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的檢查、考核力度，從而確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。一是對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門要組織人員進(jìn)行全面清理，通過(guò)搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。二是財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開(kāi)工作崗位，對(duì)清理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。三是要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。