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        醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理研究

        2019-12-02 15:30:51夏歆鈺
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年10期
        關(guān)鍵詞:雙軌制管理

        夏歆鈺

        【摘要】近年來,新興的電子文書檔案管理模式,已經(jīng)在我國的許多醫(yī)院得以實(shí)現(xiàn),并且形成了“雙軌制”的管理狀態(tài),即電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。但是由于缺乏先例的借鑒與參考,如何促使“雙軌制”文書檔案管理的規(guī)范化是個較大的難題。本文簡要闡述了“雙軌制”文書檔案的管理方法,對現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理“雙軌制”的運(yùn)用所產(chǎn)生的問題進(jìn)行了探討,并且提出了一些建議。

        【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文書檔案;雙軌制;管理

        醫(yī)院文書檔案是對過去和現(xiàn)在工作情況的記錄,通過醫(yī)療開展和其他相關(guān)過程中所形成的文件、圖片標(biāo)識、音頻、錄像等載體來體現(xiàn)。隨著我國物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)代化信息技術(shù)也飛速成長,醫(yī)院里所保存的文書檔案,再也不僅通過紙質(zhì)記錄,而是形成了紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案并駕齊驅(qū)的局面。醫(yī)院用這種“雙軌制”的管理方式進(jìn)行文書檔案的管理,主要是先讓工作人員把醫(yī)療方面的內(nèi)容,錄入文書檔案管理的系統(tǒng)內(nèi),再將電子文書檔案內(nèi)容打印出來,這樣就轉(zhuǎn)換成了紙質(zhì)文書檔案,交由檔案管理部門來歸檔保存,同時通過醫(yī)院管理信息系統(tǒng),將電子文書檔案上傳到服務(wù)器進(jìn)行保存。

        一、“雙軌制”文書檔案管理方法

        以下是醫(yī)院運(yùn)用“雙軌制”進(jìn)行文書檔案管理的主要內(nèi)容:

        (一)明確管理職責(zé)。醫(yī)院在文書檔案管理工作的開展過程中,關(guān)系到的部門眾多,所涉及的內(nèi)容也很多。要明確所涉及的各級管理層人員的職責(zé),如在臨床醫(yī)護(hù)、計算機(jī)技術(shù)、信息管理和檔案管理等方面,都要進(jìn)行合理的職責(zé)分配。責(zé)任要落實(shí)到專門人員的身上,防止互相推諉,對于一些具體的、重要的業(yè)務(wù),如檔案的制作、運(yùn)行、存儲、備份、登記、歸檔、安全等,要進(jìn)行管理員權(quán)限的設(shè)置。

        (二)制定管理流程。醫(yī)院在開展“雙軌制”文書檔案管理工作過程中,對于流程要進(jìn)行合理梳理和明確,檔案的簽收、歸檔時間、質(zhì)檢程序、調(diào)閱檔案、復(fù)制檔案、進(jìn)行檔案的追蹤和對檔案的定期備份等管理工作的流程,都要清晰明了。與此同時,制定流程的時候,要對非法查閱檔案、未經(jīng)允許修改、拷貝、刪除檔案等行為進(jìn)行監(jiān)控和防范,避免特殊情況的發(fā)生。

        (三)設(shè)置歸檔時間。醫(yī)院在開展“雙軌制”文書檔案管理過程中,對于紙質(zhì)檔案何時歸檔,要有一個明確的規(guī)定。一般來說,歸檔時間為病人出院后的24小時之內(nèi)。特殊情況下,可以根據(jù)實(shí)際的情況將歸檔時間后延,但不得超過3天。

        (四)制定文書檔案歸檔方式。在醫(yī)院運(yùn)用“雙軌制”所創(chuàng)建的文書檔案管理模式下,醫(yī)院文書檔案管理的程序應(yīng)該分為兩套:一套是紙質(zhì)文書檔案歸檔,一套是電子文書檔案歸檔。紙質(zhì)文書檔案歸檔程序相對簡單與熟悉,即歸檔時使用傳統(tǒng)的歸檔方式,按照特定的順序整理、編目、裝訂以及建立檔案號、索引,最后將檔案放置在特定的地點(diǎn);電子文書檔案歸檔程序,是以醫(yī)院的實(shí)際情況為參考依據(jù),在一般情況下,科室檔案管理系統(tǒng)上的電子文書檔案,都由各科室醫(yī)護(hù)人員上傳到檔案室相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫里,在上傳成功后,檔案室的工作人員,需要對已上傳的文書檔案再一次進(jìn)行審查和核對,確認(rèn)無誤后,這些上傳的文書檔案,才會被儲存在各類載體中。

        (五)文書檔案保護(hù)和保管。運(yùn)用“雙軌制”模式對文書檔案進(jìn)行管理,醫(yī)院檔案管理部門在保管文書檔案的時候,應(yīng)該考慮到紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案不同的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案具有容易受潮、容易損壞的特點(diǎn),所以為了妥善保管,文書檔案的放置地方應(yīng)該是干燥的、安全的;電子文書檔案易篡改、易刪除是其最大的特點(diǎn),所以應(yīng)該重視相關(guān)管理制度的制定,在保管文書檔案時充分運(yùn)用新興技術(shù)、權(quán)限控制、電子簽署加密等。

        二、實(shí)施“雙軌制”管理過程中產(chǎn)生的問題

        (一)檔案內(nèi)容不夠真實(shí),不夠完整。一般電子文書檔案都有現(xiàn)成的模板,這本來是十分便捷的。但是有一部分醫(yī)務(wù)人員,過度去節(jié)省時間,在對疾病的特點(diǎn)沒有進(jìn)行仔細(xì)敘述和反饋的情況下,就將檔案復(fù)制粘貼,導(dǎo)致檔案內(nèi)容全都一樣,科研價值幾乎沒有,更不能為臨床教學(xué)提供依據(jù)。而且在書寫紙質(zhì)檔案過程中,有很多醫(yī)務(wù)人員的簽名不及時或者漏簽名,有問題時找不到負(fù)責(zé)人,對于以后醫(yī)療工作的開展,是非常不利的。

        (二)造成資源浪費(fèi),經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)過大。檔案的制作、傳輸、辦理和歸檔這些環(huán)節(jié)都是同步進(jìn)行的。在一般情況下,電子文書檔案在書寫完后,當(dāng)天就進(jìn)行輸出打印工作。如果發(fā)現(xiàn)檔案有問題需要修改,就必須重新打印,這就大大增加了紙質(zhì)等材料的浪費(fèi)和損耗。因?yàn)榫用裆钏降奶岣?,人們對于身體的保養(yǎng)也越來越重視,一旦感覺不舒服就馬上看病就醫(yī),甚至住院,產(chǎn)生的檔案越來越多,對于醫(yī)院檔案室的庫房容量是個不小的挑戰(zhàn),同時導(dǎo)致醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)增加。

        (三)人員素養(yǎng)較低,管理具有隨意性。雖然“雙軌制”管理對于檔案是雙保險的方式,對于管理工作也十分有利,但是一些檔案管理人員容易產(chǎn)生僥幸心理,他們認(rèn)為電子檔案只是輔助紙質(zhì)檔案保管的一種手段,而紙質(zhì)檔案才是關(guān)鍵,所以對于電子檔案的保管不用太上心。同理,一些紙質(zhì)檔案管理人員認(rèn)為電子文書檔案才是最大的保障,所以在管理紙質(zhì)檔案時不必太謹(jǐn)慎。在這種錯誤的觀念下進(jìn)行文書檔案管理工作是很危險的,這種隨意性和依賴性容易滋生風(fēng)險。

        三、“雙軌制”模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施

        (一)制定完善的文書檔案“雙軌制”管理規(guī)章制度。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極制定和完善文書檔案“雙軌制”管理規(guī)章制度,使責(zé)任和績效產(chǎn)生關(guān)聯(lián),對于每一部分工作的執(zhí)行人員,都要進(jìn)行職責(zé)明確,爭取落實(shí)到每一個具體細(xì)節(jié)中去,這對于防范越權(quán)行為的發(fā)生,有十分重要的作用。如果發(fā)現(xiàn)有人擅自篡改或者刪除檔案,在第一時間,對于相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理,并且給予一定的懲罰與批評,這樣對于提高管理的效率、提升管理的質(zhì)量有促進(jìn)作用。

        (二)優(yōu)化文書檔案“雙軌制”管理流程。在如今醫(yī)院開展的“雙軌制”文書檔案管理工作中,雖然已經(jīng)有了一定的管理流程,但是還不夠細(xì)致具體,需要進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。對于電子文書檔案來說,步驟相對簡單,只要在規(guī)定時間內(nèi),醫(yī)院結(jié)合實(shí)際情況將其進(jìn)行上傳便可。但是因?yàn)闄n案的重要性,要對檔案進(jìn)行定期備份,對于儲存的載體,也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮Y選。紙質(zhì)文書檔案要復(fù)雜一些,在檔案簽收環(huán)節(jié),相關(guān)人員要設(shè)定一個固定準(zhǔn)確的時間,雙方人員均要到場,簽字后才能進(jìn)行檔案交接。在歸檔環(huán)節(jié),科室不同、類型不同的檔案要進(jìn)行分類放置,這樣在以后的檔案查閱、復(fù)制工作中,才能提升工作效率,不浪費(fèi)時間和人力。

        (三)提升管理人員工作素質(zhì),促進(jìn)思想覺悟的提高。管理人員的專業(yè)素養(yǎng),在醫(yī)院的文書檔案工作的順利開展中,處于關(guān)鍵地位,所以要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理的規(guī)范化,應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)人員的素養(yǎng)提升工作。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期開展培訓(xùn)工作,對醫(yī)務(wù)人員和檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),可以邀請專業(yè)人士對“雙軌制”檔案管理模式進(jìn)行深入講解,并且在管理技能方面進(jìn)行輔導(dǎo)。還應(yīng)該重視檔案文書管理的宣傳工作,讓相關(guān)人員明白其必要性,讓他們知曉,無論是電子文書檔案,還是紙質(zhì)文書檔案,都是檔案文書管理工作中最重要的、不可替代的內(nèi)容。相關(guān)人員思想覺悟的提高,是醫(yī)院檔案文書工作順利開展的保障。

        四、結(jié)語

        綜上所述,醫(yī)院實(shí)行“雙軌制”檔案文書管理模式已經(jīng)是大勢所趨,這一新興模式對于醫(yī)院的檔案管理工作效率有質(zhì)的提升。但是實(shí)踐初期,還存在許多的問題,需要對癥下藥,一一解決。如何保障醫(yī)院“雙軌制”檔案文書管理工作順利開展,是相關(guān)人員一直需要研究的課題。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]黃小冊.醫(yī)院文書檔案管理原則、現(xiàn)狀及對策分析[J].檔案時空,2018(06).

        [2]劉新紅.醫(yī)院檔案管理的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用探析[J].中國市場,2018(36).

        [3]黃思敏.新形勢下醫(yī)院文書檔案管理探討[J].蘭臺世界,2017(14).

        [4]張鳳娟.醫(yī)院文書檔案整理中的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(20).

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