曲思偉 張衛(wèi)東

摘? 要：本文從電子檔案單套制的內(nèi)涵出發(fā)，分析了高?；鶎訉W(xué)院開(kāi)展電子檔案單套制管理的基礎(chǔ)條件和主要工作，并提出在未來(lái)實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)制度、技術(shù)、人才、頂層設(shè)計(jì)等方面的工作，以期為基層學(xué)院實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案;單套制;基層學(xué)院

高校基層學(xué)院不是立檔單位，每年按規(guī)定向?qū)W校檔案館移交需永久保存的檔案。基層學(xué)院對(duì)檔案工作普遍缺乏系統(tǒng)的科學(xué)認(rèn)識(shí)，紙質(zhì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，電子文件缺少妥善保管?；鶎訉W(xué)院依托數(shù)字化辦公環(huán)境，做好重要檔案材料單套制管理，對(duì)于有效改善當(dāng)前檔案管理分散、無(wú)序的現(xiàn)狀具有重要意義。

1 電子檔案單套制的內(nèi)涵

電子檔案單套制是相對(duì)于雙套制提出的。雙套制是同一份文件的電子和紙質(zhì)版本共同處于儲(chǔ)存和可利用狀態(tài)[1]，而單套制指僅以電子形式保管文件，不再生成紙質(zhì)檔案。

2 基層學(xué)院開(kāi)展電子檔案單套制管理的基礎(chǔ)條件

2.1 基層學(xué)院對(duì)檔案管理工作的重視程度得到加強(qiáng)?；鶎訉W(xué)院檔案管理工作不受重視的原因之一是由于基層學(xué)院非立檔單位，且學(xué)院生成的檔案對(duì)學(xué)校整體工作來(lái)說(shuō)價(jià)值不大，因此相關(guān)人員對(duì)檔案的管理積極性不高，存在倦怠情緒。近年來(lái)，隨著高校各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求日漸提高，基層學(xué)院逐漸意識(shí)到除移交檔案館的檔案外，其他檔案對(duì)學(xué)院的信息化建設(shè)工作和日后的查考利用同樣具有重要價(jià)值。同時(shí)，“十三五”規(guī)劃中明確提出要加快電子檔案管理水平，在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點(diǎn)[2]，這預(yù)示著單套制將成為未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

2.2 原生電子檔案的大量產(chǎn)生。隨著國(guó)家對(duì)電子政務(wù)和無(wú)紙化辦公的廣泛推行，基層學(xué)院在財(cái)務(wù)管理、教學(xué)管理、科研管理、資產(chǎn)管理等工作中生成了大量的原生電子檔案，將這些電子檔案全部紙質(zhì)化是不科學(xué)且不現(xiàn)實(shí)的，而且檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中也基本依靠數(shù)字信息系統(tǒng)，不再有紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生。在此環(huán)境下實(shí)行雙套制是人力、物力和財(cái)力的極大浪費(fèi)[3]，單套制管理已經(jīng)成為一個(gè)必然選項(xiàng)。

2.3 信息管理技術(shù)不斷完善。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基層學(xué)院辦公信息化水平取得顯著進(jìn)步，信息管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備、外存儲(chǔ)設(shè)備的功能和性能不斷提高，電子文件之間的流轉(zhuǎn)、備份、格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)利用規(guī)范化、信息化程度持續(xù)提升。此外，信息加密、身份認(rèn)證、防火墻等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的長(zhǎng)期可用創(chuàng)造了條件，實(shí)行單套制管理的技術(shù)條件已經(jīng)成熟。

3 電子檔案單套制管理的主要工作

3.1 完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度建設(shè)。制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)單套制管理的前提。基層學(xué)院應(yīng)參考最新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中對(duì)單套制管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本學(xué)院的實(shí)際情況，確立單套制管理的相關(guān)細(xì)則，明確電子檔案歸檔的時(shí)間、范圍和具體要求、元數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、安全管理等內(nèi)容，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案地位平等。還應(yīng)根據(jù)學(xué)院電子檔案的特性，考慮是否需要擴(kuò)大歸檔范圍、縮短保管期限等，為電子檔案單套制管理的實(shí)現(xiàn)提供制度支撐。

3.2 將電子檔案管理系統(tǒng)嵌入到數(shù)字化辦公系統(tǒng)。技術(shù)是實(shí)現(xiàn)單套制管理的手段。要將電子檔案管理系統(tǒng)嵌入到數(shù)字化辦公系統(tǒng)，用一套系統(tǒng)既實(shí)現(xiàn)辦公，又實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程管理。在這一過(guò)程中，首先應(yīng)保證系統(tǒng)之間的無(wú)縫銜接，讓檔案在收集、整理、保管、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都能通過(guò)數(shù)字化辦公系統(tǒng)直接對(duì)接到電子檔案管理系統(tǒng)，省去系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換過(guò)程，確保檔案來(lái)源真實(shí)、結(jié)構(gòu)完整、安全可靠;其次要利用數(shù)字簽名、電子印章、管理日志等技術(shù)，明確權(quán)責(zé)范圍，增強(qiáng)各部門(mén)對(duì)檔案的信任和認(rèn)同，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案整個(gè)生命周期的全程管理;此外，要定期對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量等指標(biāo)進(jìn)行審查、監(jiān)控和修正，確保檔案能夠長(zhǎng)期利用[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是實(shí)現(xiàn)單套制管理的保障?；鶎訉W(xué)院一方面要轉(zhuǎn)變檔案工作者的管理意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到單套制管理的價(jià)值和意義，養(yǎng)成單套制管理習(xí)慣;另一方面要提升人員的技術(shù)水平，定期開(kāi)展職業(yè)技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)管理辦法，培養(yǎng)出適應(yīng)學(xué)院檔案管理工作的高水平人才。

4 未來(lái)實(shí)施中應(yīng)注意的要點(diǎn)

4.1 從技術(shù)、制度和人員等方面切實(shí)保障電子檔案的完整安全。要從技術(shù)、制度、人員等方面切實(shí)保障電子檔案的完整安全。技術(shù)上，要建立完善的電子檔案保管鏈。為實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期可用性，需要采用開(kāi)放性的描述語(yǔ)言對(duì)檔案進(jìn)行封裝，并完成格式轉(zhuǎn)換和數(shù)字遷移，防止因技術(shù)、格式的問(wèn)題讓檔案失效。電子檔案對(duì)系統(tǒng)具有高度依賴性，易受到設(shè)備老化、黑客攻擊、木馬病毒等威脅，引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的安全技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)，與專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)展開(kāi)合作，是保證電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全的有效手段。制度上，除上文提到的建立完善的歸檔與管理辦法外，還應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)管理制度，明確各部門(mén)的主體責(zé)任，對(duì)可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題、知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范，保證在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能找到有效的解決方案，防止檔案的丟失或損毀。人員上，檔案管理者要明確電子文件與電子檔案的區(qū)別，在歸檔過(guò)程中要注意識(shí)別，不能將所有文件都納入歸檔范圍，這就對(duì)管理者的鑒定能力提出了更高的要求。

4.2 做好頂層設(shè)計(jì)，先試點(diǎn)后推廣。基層學(xué)院應(yīng)立足本單位實(shí)際情況，統(tǒng)籌考慮電子檔案單套制管理在具體工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并擬定相應(yīng)的解決方案?？梢越Y(jié)合諸如美國(guó)、澳大利亞、日本等國(guó)實(shí)踐做法，以及我國(guó)上海自貿(mào)區(qū)單套制管理項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，制定項(xiàng)目規(guī)劃，構(gòu)建管理體系，明確管理過(guò)程中的主體對(duì)象、實(shí)施辦法、工作流程、平臺(tái)建設(shè)、資金投入、風(fēng)險(xiǎn)控制等內(nèi)容。以此為基礎(chǔ)，再以某一類電子檔案為試點(diǎn)對(duì)象，分階段、分步驟展開(kāi)實(shí)踐，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及不足，修正管理模式，積累工作經(jīng)驗(yàn)，最終找到適合本學(xué)院的電子檔案單套制管理模式。

4.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)之間的協(xié)同合作?；鶎訉W(xué)院的業(yè)務(wù)部門(mén)主要包括師資、科研、教學(xué)、招生等，是電子檔案的形成部門(mén)，通過(guò)辦公系統(tǒng)隨時(shí)向檔案部門(mén)傳輸文件。檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通交流，參與歸檔前工作，了解業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案形成過(guò)程中存在的問(wèn)題和在單套制管理中的立場(chǎng)與訴求[5]，及時(shí)修正相應(yīng)的規(guī)章制度，適應(yīng)實(shí)際工作需要。檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案的監(jiān)督和考核，保證歸檔檔案的完整與可靠，必要時(shí)可以制定相關(guān)的激勵(lì)制度，增強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)參與單套制管理的積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動(dòng)[J].中國(guó)檔案，2003 （12） ：40-42.

[2]國(guó)家檔案局.國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的通知.[2019-4-11].http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[3]劉家真.電子文件管理導(dǎo)論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1999：188.

[4]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）：63-64.

[5]聶勇浩，陳俊恬.部門(mén)間協(xié)同視角下的電子文件管理[J].中國(guó)檔案，2013（08）：56-57.

（作者單位：吉林大學(xué)預(yù)科教育學(xué)院? ? 來(lái)稿日期：2019-08-18）