王靜梅

摘? 要：戶籍檔案是記錄公民戶籍信息的重要資料，關(guān)系到公民的切身利益。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，戶籍檔案也迎來了數(shù)字化改革，不僅為戶籍檔案的管理提供了新的思路和技術(shù)，同時(shí)也方便民眾快速、準(zhǔn)確地查詢個(gè)人戶籍信息，進(jìn)一步提升檔案工作者的服務(wù)質(zhì)量，更有利于推動(dòng)中國(guó)戶籍制度改革順利開展。因此，針對(duì)戶籍檔案數(shù)字化管理路徑的探索是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;戶籍檔案;數(shù)字化;管理

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的戶籍檔案

所謂大數(shù)據(jù)，一般認(rèn)為是指無法在短時(shí)間內(nèi)借助軟硬件工具和相關(guān)技術(shù)來獲取及處理的數(shù)據(jù)集合，表現(xiàn)出數(shù)量巨大、模態(tài)繁多、生成速度快、密度較低、價(jià)值較大的特點(diǎn)。[1]大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)全新的時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)不是工具，而是一種核心資產(chǎn)。[2]無論是黨政機(jī)構(gòu)，還是企業(yè)和個(gè)人，都要樹立全新的數(shù)據(jù)意識(shí)，繼而學(xué)習(xí)全新的數(shù)據(jù)處理方法，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)所帶來的革命性變化。

對(duì)于戶籍檔案管理來說，同樣無法回避大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)戶籍檔案的影響最顯著的特點(diǎn)就是戶籍檔案的數(shù)字化加工。與傳統(tǒng)的戶籍檔案管理相比，經(jīng)過數(shù)字化加工的戶籍檔案具有提升管理效率、查詢更為便捷和高度共享等優(yōu)勢(shì)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代戶籍檔案數(shù)字化管理面臨的困境

中國(guó)農(nóng)村人口仍然占中國(guó)總?cè)丝诘慕^大多數(shù)，而眾多農(nóng)村人口戶籍檔案的管理都是依靠基層公安機(jī)關(guān)，也就是當(dāng)?shù)嘏沙鏊涂h公安局在管理。加強(qiáng)公民戶籍檔案數(shù)字化管理并不是簡(jiǎn)單的購置相關(guān)數(shù)據(jù)軟件就能夠?qū)崿F(xiàn)的，而是要在理念、技術(shù)等多個(gè)層面轉(zhuǎn)變，繼而能夠推動(dòng)戶籍檔案數(shù)字化管理。目前戶籍檔案數(shù)字化管理的困境主要體現(xiàn)在發(fā)展不均衡、再整理困難、人才短缺和標(biāo)準(zhǔn)不一等四方面。

2.1 區(qū)域發(fā)展不均衡問題。我國(guó)東部、中部和西部地區(qū)發(fā)展不平衡，城市和農(nóng)村發(fā)展不平衡，而區(qū)域發(fā)展不平衡必然會(huì)對(duì)戶籍檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生重要影響。

雖然改革開放的四十年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度非?？?，城鎮(zhèn)化步伐也不斷加快，但區(qū)域發(fā)展差異仍然非常明顯。尤其是西部一些基層地區(qū)，經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)，當(dāng)?shù)卣w基礎(chǔ)設(shè)施落后，所以許多基層公安部門所建立的戶籍檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)字化加工程度非常低。尤其是在一些地理位置偏遠(yuǎn)地區(qū)，戶籍檔案的收集、整理都非常落后，而且是以手工為主，已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。正是因?yàn)閰^(qū)域發(fā)展的不平衡性，導(dǎo)致各地區(qū)戶籍檔案的管理水平呈現(xiàn)不均衡性。

2.2 檔案信息再整理的難題。傳統(tǒng)檔案管理工作中因?yàn)槿辗e月累了很多信息，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案部門形成了繁雜的數(shù)據(jù)，使得本來就十分有限的空間被進(jìn)一步壓縮。因此，要實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化管理，則必須要對(duì)過去的檔案資源進(jìn)行再整理。

雖然已經(jīng)有很多地區(qū)的基層公安部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了戶籍檔案數(shù)字化管理，但因?yàn)椴辉偈軆?chǔ)存空間的限制，所以工作中會(huì)遺留很多重復(fù)的數(shù)據(jù)，可能出現(xiàn)戶籍檔案信息資源在多個(gè)地方被數(shù)字化，形成大量冗余的檔案信息資源，增加檔案管理者的工作難度。因此，要實(shí)現(xiàn)對(duì)戶籍檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性和有效性，則需要對(duì)相關(guān)冗余數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，而這是一個(gè)繁瑣的工程，需要耗費(fèi)大量的人力。

2.3 缺少綜合型檔案管理人才。要實(shí)現(xiàn)對(duì)戶籍檔案的數(shù)字化管理，則必須要有懂得大數(shù)據(jù)分析以及應(yīng)用技術(shù)的人才。目前面臨的很大一個(gè)問題就是缺少既懂得大數(shù)據(jù)技術(shù)又懂得檔案管理的專業(yè)人才。[3]尤其是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，難以吸引到這樣復(fù)合型人才去工作，原有的管理人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)儲(chǔ)備都非常落后，而且也缺少學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，對(duì)數(shù)字化檔案管理知識(shí)也知之甚少，從而影響戶籍檔案的數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)。

2.4 數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)不一的問題。隨著大數(shù)據(jù)應(yīng)用的范圍越來越廣泛，全國(guó)自上至下很多部門都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理的重要性，并根據(jù)單位工作需要逐步實(shí)施檔案管理數(shù)字化。但對(duì)于戶籍檔案管理工作來說，因?yàn)槿珖?guó)缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)也不一樣，所以很多地方戶籍檔案數(shù)字管理都只是“各自為政”，這樣既不利于溝通，也不利于協(xié)同建設(shè)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代戶籍檔案數(shù)字化管理路徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的戶籍檔案的管理，需要的是創(chuàng)新的管理模式和服務(wù)體系，要使大數(shù)據(jù)技術(shù)和戶籍檔案資源得到最大限度的使用，最終達(dá)到提升管理效率、更好服務(wù)人民群眾的目的。

3.1 構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。要優(yōu)化當(dāng)前戶籍檔案管理模式，必須先要構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。戶籍檔案數(shù)字化管理很重要的一個(gè)方面就是重視數(shù)字技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)，而在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候還應(yīng)該針對(duì)戶籍檔案管理模式所必需具備的特殊的功能做相應(yīng)的劃分，借助基礎(chǔ)平臺(tái)確?；鶎庸膊块T戶籍檔案數(shù)字化管理框架可以成形。

數(shù)字化管理平臺(tái)的打造是戶籍檔案數(shù)字化管理模式得以構(gòu)建的關(guān)鍵所在，其主要是通過應(yīng)用服務(wù)功能來體現(xiàn)，從而達(dá)到展現(xiàn)整個(gè)戶籍檔案數(shù)字化模式機(jī)制系統(tǒng)功能的目的，并使得數(shù)字化技術(shù)能夠在管理平臺(tái)中充分發(fā)揮作用。

在具體構(gòu)建的過程中，需要有專業(yè)的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)來具體操作，并結(jié)合戶籍檔案數(shù)字化管理模式的特質(zhì)來設(shè)置信息服務(wù)平臺(tái);信息服務(wù)平臺(tái)是構(gòu)建在基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)之上的，具有檔案索引、分析等重要功能。構(gòu)建管理平臺(tái)應(yīng)該結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，根據(jù)地區(qū)特色與使用習(xí)慣來設(shè)計(jì)相應(yīng)的模板。同時(shí)，在這個(gè)期間可以借鑒其他地區(qū)的檔案管理平臺(tái)的設(shè)置來對(duì)一些細(xì)節(jié)指令方面進(jìn)行進(jìn)一步的完善，以確保基層公安本戶籍檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)專業(yè)性和可行性得以體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)“智慧服務(wù)”和“個(gè)性服務(wù)”。[4]

3.2 重視平臺(tái)硬件、軟件的建設(shè)和系統(tǒng)功能維護(hù)。構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字管理平臺(tái)之后，要使這個(gè)平臺(tái)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還必須要重視平臺(tái)的軟件建設(shè)和對(duì)系統(tǒng)功能的維護(hù)。

戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲(chǔ)等都需要借助計(jì)算的軟件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，所以基層公安部門需要根據(jù)單位的實(shí)際情況為平臺(tái)添加必要的設(shè)備，比如大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)云、計(jì)算機(jī)終端、檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)和相機(jī)等這些設(shè)備都是檔案數(shù)字化管理的必要設(shè)備。因?yàn)閿?shù)字化的戶籍檔案信息資源量非常大，同時(shí)涉及到公民的個(gè)人信息，所以安全性要求也非常高，故而有條件的單位還可以考慮使用在線或者離線的儲(chǔ)存設(shè)備，比如使用SAN這些基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的存儲(chǔ)構(gòu)架海量存儲(chǔ)設(shè)備等等。除了重視硬件建設(shè)以外，還要重視戶籍檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)。戶籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的具體運(yùn)作還是依靠軟件，正是這些軟件的存在，替代了大量的檔案工作人員，并在檔案信息的搜集、整理、管理、利用等方面發(fā)揮了重要的作用。

對(duì)于已經(jīng)開展戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)的單位來說，則要為數(shù)字檔案平臺(tái)匹配與之相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的工程，而且涉及到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和多項(xiàng)業(yè)務(wù)功能的需求，使得基層派出所很難直接對(duì)其負(fù)責(zé)，所以至少需要縣級(jí)及以上的公安部門的幫助，助其在數(shù)字檔案管理平臺(tái)設(shè)計(jì)方面的延伸，投入相應(yīng)的人力和物力加以建設(shè)，發(fā)揮其作用。

戶籍檔案數(shù)字化管理除了重視硬件和軟件的建設(shè)之外，還必須要重視對(duì)系統(tǒng)功能的維護(hù)。這里主要是對(duì)平臺(tái)功能性質(zhì)的劃分和校驗(yàn)，對(duì)整個(gè)管理平臺(tái)系統(tǒng)的邏輯性進(jìn)行進(jìn)一步的梳理，針對(duì)系統(tǒng)功能的維護(hù)進(jìn)行重點(diǎn)設(shè)置?；鶎庸膊块T在數(shù)字化戶籍檔案模式下，每天都要承擔(dān)大量的數(shù)據(jù)流量傳輸負(fù)擔(dān)，而在人口普查或者國(guó)家頒布與農(nóng)村發(fā)展相關(guān)政策時(shí)，都是數(shù)據(jù)檢索的高峰期，很容易造成系統(tǒng)運(yùn)行緩慢甚至癱瘓。這些潛在的問題可能給檔案管理工作人員造成障礙，所以應(yīng)該重視進(jìn)一步完善系統(tǒng)功能模塊的維護(hù)，同時(shí)利用后接口以及備用建模系統(tǒng)集成來監(jiān)控一些異常行為，并及時(shí)制定相應(yīng)的解決方案，確保戶籍檔案數(shù)字管理平臺(tái)能夠平穩(wěn)運(yùn)行，在使用的高峰期保證正常使用。

3.3 強(qiáng)化大數(shù)據(jù)意識(shí)，重視大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)和技術(shù)創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。要跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，各個(gè)單位必須要重視大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)和技術(shù)的創(chuàng)新，這樣才能充分利用大數(shù)據(jù)為自己服務(wù)。基層公安部門要實(shí)現(xiàn)對(duì)戶籍檔案的數(shù)字化管理，必須培養(yǎng)出既懂得檔案管理知識(shí)又熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才。

雖然公安部門的信息化建設(shè)早已經(jīng)開始，但傳統(tǒng)的建設(shè)理念和大數(shù)據(jù)時(shí)代下戶籍檔案管理理念是完全不一樣的。戶籍檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該是一種全新的管理模式，所以需要基層公安部門都樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)，不能將其只視作一種技術(shù)工具。對(duì)于基層公安來說，不僅是戶籍檔案管理部門要強(qiáng)化大數(shù)據(jù)意識(shí)，而是其他各個(gè)部門都要強(qiáng)化大數(shù)據(jù)意識(shí)，要充分利用大數(shù)據(jù)的結(jié)果，使其成為進(jìn)行管理決策和創(chuàng)新服務(wù)的重要依據(jù)。只有這樣，戶籍檔案的管理部門才能夠及時(shí)和其他部門溝通、協(xié)調(diào)，而數(shù)據(jù)無疑是發(fā)揮了中介和連接的作用。

不可否認(rèn)的是，當(dāng)前基層公安部門人才短缺是導(dǎo)致戶籍檔案管理效率低下的一個(gè)重要原因。戶籍檔案數(shù)字化需要熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)而又懂得檔案管理的人來具體操作，而大數(shù)據(jù)的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。因此，只有更加深入的挖掘大數(shù)據(jù)才能尋找到其中所蘊(yùn)含的規(guī)律和聯(lián)系。大數(shù)據(jù)只是一堆冰冷的數(shù)據(jù)，要使大數(shù)據(jù)發(fā)揮作用還必須要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和運(yùn)用。但是，大數(shù)據(jù)人才緊缺是當(dāng)前普遍存在的一個(gè)現(xiàn)象，尤其是基層公安部門，大數(shù)據(jù)人才就更少了。因此，可以采取內(nèi)部重點(diǎn)培養(yǎng)、集中訓(xùn)練，外部引進(jìn)等方式來解決這個(gè)問題。

從當(dāng)前國(guó)內(nèi)對(duì)大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)的情況來看，基本都是當(dāng)?shù)卣块T和一些高校、科研機(jī)構(gòu)合作，采用委托培訓(xùn)等形式來培養(yǎng)人才。大數(shù)據(jù)是一個(gè)系統(tǒng)的概念，其中涉及到計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多個(gè)學(xué)科，且具有學(xué)科交叉特點(diǎn)。戶籍檔案的大數(shù)據(jù)應(yīng)用人才屬于復(fù)合型人才，既需要上述層面的知識(shí)，還需要檔案管理方面的知識(shí)。

基于這樣一種認(rèn)識(shí)，當(dāng)?shù)毓膊块T可以和當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)、高校建立合作模式，通過聯(lián)合辦學(xué)成立大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)中心，開設(shè)大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)的相關(guān)課程，對(duì)于檔案管理人才還需要開設(shè)檔案學(xué)相關(guān)的課程和實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目。[5]與此同時(shí)，國(guó)家還可以鼓勵(lì)大數(shù)據(jù)技術(shù)研究比較突出的高校和科研機(jī)構(gòu)針對(duì)公安部門的需要實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵技術(shù)的研發(fā)，這不僅有利于公安機(jī)關(guān)平時(shí)破案的應(yīng)用，也有利于規(guī)范我國(guó)戶籍檔案的管理，進(jìn)一步拓展大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍。

3.4 加大對(duì)基層地區(qū)尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)基層公安部門的投入。與國(guó)外相比，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚、發(fā)展速度較慢，很多領(lǐng)域還只處于初步探索階段，理論水平有限，技術(shù)也不夠成熟。即使已經(jīng)建立了數(shù)字化管理模式，也還存在一些缺陷。

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種新技術(shù)，戶籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)必須要有相應(yīng)的硬件和軟件，還要及時(shí)更新和升級(jí)，這些都需要大量資金支持。[6]但是，我國(guó)當(dāng)前地區(qū)發(fā)展、城鄉(xiāng)發(fā)展差異非常大，所以一些經(jīng)濟(jì)較落后的地區(qū)和一些偏遠(yuǎn)地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施非常落后，還無法在短時(shí)期內(nèi)構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，而且還缺少大數(shù)據(jù)人才，這些困難導(dǎo)致這些地區(qū)的戶籍檔案管理水平非常低下，和其他經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的管理水平差距越來越大。長(zhǎng)此以往，很多紙質(zhì)檔案在這個(gè)過程中出現(xiàn)遺失、損壞等問題，而且無法修復(fù)，這就導(dǎo)致當(dāng)?shù)責(zé)o法準(zhǔn)確掌握該地區(qū)的實(shí)際人口數(shù)量，將對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)秩序維護(hù)等多個(gè)方面產(chǎn)生消極影響。

因此，國(guó)家針對(duì)這些地區(qū)應(yīng)該予以政策傾斜，加強(qiáng)對(duì)這些地區(qū)的投入，并鼓勵(lì)大數(shù)據(jù)人才積極投入到這些地方去工作，早日將數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)建立起來，并且可以和全國(guó)其他地方的系統(tǒng)連接起來。這樣既有利于公安機(jī)關(guān)對(duì)戶籍檔案的管理，也有利于政府及時(shí)了解當(dāng)?shù)厝丝谇闆r，以更加科學(xué)合理的決策推進(jìn)中國(guó)農(nóng)村的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：西華大學(xué)檔案館? ?來稿日期：2019-08-20）