毛麗

摘 要：隨著新時代的不斷發(fā)展變化，現(xiàn)代化檔案管理的要求也越來越高，檔案管理關(guān)系著個人及單位的發(fā)展，對于個人或單位而言具有重要作用，因此研究現(xiàn)代化檔案管理路徑具有重要意義。本文筆者從“信息化檔案管理制度、標準化檔案歸檔制度、全面化硬件設(shè)施制度”三點出發(fā)，對現(xiàn)代化檔案管理路徑進行初步的分析與探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化 檔案管理

科學技術(shù)推動了各項檔案管理的發(fā)展進程，使得檔案管理進入了現(xiàn)代化階段，與傳統(tǒng)檔案管理不同，科技背景下的檔案管理呈現(xiàn)出了很多新的特點;數(shù)字化的信息形態(tài)，對設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等等。因此，必須要建立一個完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次在發(fā)展信息化檔案管理的同時也應(yīng)保護好紙質(zhì)檔案，因為很多檔案無法通過信息化技術(shù)保存，它更需要紙質(zhì)檔案才能表里清楚，因此要構(gòu)建標準化檔案歸檔制度，最后要根據(jù)黨和國家關(guān)于檔案管理儲存的法律法規(guī)建設(shè)全面化檔案管理硬件設(shè)施。

一、信息化檔案管理制度

信息化檔案管理的應(yīng)用要從檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)和信息設(shè)施建設(shè)方面入手進行總體性的管理和發(fā)展，首先是檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)要通過系統(tǒng)培訓、自主學習等方式進行提升，這一點可與制度化管理設(shè)施建設(shè)相融合，學校領(lǐng)導可將檔案管理制度的建設(shè)與學校信息課程建設(shè)聯(lián)合到一起，學校領(lǐng)導可以要求本校內(nèi)信息教師對本校信息化建設(shè)貢獻力量。另外可以撥出一定的資金強化信息化檔案管理的路徑，同時對于紙質(zhì)檔案的管理協(xié)調(diào)工作也要同步使用信息化管理建設(shè)，如部分檔案需要進行網(wǎng)上信息報備，則有學校檔案管理員統(tǒng)一管理，而個人的相關(guān)信息檔案可在手機上進行查閱和分析，但是值得強調(diào)是的是個人檔案信息查閱時必須要輸入個人身份證號或者個人手機驗證碼，同時檔案界面也應(yīng)有學校水印等，從而保障檔案管理的保密性。另外，學校要關(guān)注檔案信息化檔案管理工作的開發(fā)性，可以與相關(guān)軟件工作合作進行研發(fā)和實行相應(yīng)的軟件設(shè)施管理，強化企業(yè)檔案管理的數(shù)字化和電子化的步伐。

二、標準化檔案歸檔制度

完善和推進載體檔案的歸檔制度需要做到聲相檔案與電子檔案為紙質(zhì)檔案做后背與補充。檔案管理的重要性不言而喻，各級單位應(yīng)指定專人負責照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設(shè)重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。

另外，檔案管理方面要建立起專業(yè)化隊伍，如要強化考核機制的運行與監(jiān)督，要求相關(guān)檔案管理人員必須要設(shè)立初審、復審、層層把關(guān)簽字的工作要求，按照不合格不接收的原則，保證檔案達到接收標準。同時，嚴防借機造假、涂改、抽取替換材料，杜絕檔案丟失、損毀等情況發(fā)生，可以從制度化管理、人員學習調(diào)配、人員培訓發(fā)展等角度全面深化檔案管理專業(yè)化發(fā)展的腳步。同時聲像檔案管理要注重檔案管理的科學系，檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)要通過系統(tǒng)培訓、自主學習等方式進行提升，這一點可與制度化管理設(shè)施建設(shè)相融合，各部門檔案管理領(lǐng)導要與工程部門領(lǐng)導進行協(xié)商制定信息化檔案管理職能，對于紙質(zhì)檔案的管理協(xié)調(diào)工作要同步適合社信息化檔案管理，如部分檔案管理需要進行網(wǎng)上信息報備時，由相關(guān)部門直接對接檔案管理部門，防止檔案管理中重要信息的泄露。

三、全面化硬件設(shè)施制度

在硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)上也要加大制度化管理路徑，對于檔案管理室的評定更要建立嚴格的規(guī)章制度，包括人事檔案的提取、入檔等，可以建立相應(yīng)的考核機制，完善硬件設(shè)施建設(shè)的同時也完善軟件設(shè)施，通過硬件制度加上思想意識來強化檔案管理的程度，致力于學校人事檔案管理的本質(zhì)問題上入手，人事檔案工作者還應(yīng)充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。

受辦公樓老舊、可利用空間有限等因素影響，暫時無法完全實現(xiàn)檔案庫房面積達到國家標準及要求。因此，檔案管理總體負責人要要求各部門檔案管理負責人對部門單位辦公場所的調(diào)整、置換，統(tǒng)籌謀劃和介入，切實做好檔案庫房、檔案整理室、閱檔室和檔案人員辦公室建等四個方面的建設(shè)，對于檔案管理信息平臺的漏洞等要及時地找相關(guān)技術(shù)人員進行修補，避免出現(xiàn)干部檔案管理盜用或者修改的安全問題。另外，檔案室的管理應(yīng)用要選擇具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的建設(shè)標準，加快配置庫房的設(shè)施設(shè)備，確保達到國家標準。硬件設(shè)施建設(shè)要同步軟件設(shè)施建設(shè)從各個方面進行系統(tǒng)優(yōu)化，最終保障國有企業(yè)干部人事檔案管理路徑的全面深化與個性。

總之，檔案管理工作職能的轉(zhuǎn)變要回歸到檔案管理工作的本質(zhì)上，檔案管理工作作為服務(wù)意識上的工作，現(xiàn)代化檔案管理的路徑選擇一方面需要應(yīng)用到實際管理工作中，一方面需要落實到服務(wù)意識中，只有依據(jù)時代背景不斷變化的檔案管理才會更符合現(xiàn)代化檔案管理要求。

參考文獻

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