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        大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新探析

        2019-11-29 04:25:47
        活力 2019年20期
        關(guān)鍵詞:檔案管理理念時(shí)代

        李 輝

        (重慶市黔江區(qū)留置中心,黔江 409000)

        引 言

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,我國進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,既給人們的工作、生活、思維方式帶來了深刻的變革,也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了很大的沖擊。在這種背景下,傳統(tǒng)的檔案管理模式明顯已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期各類檔案數(shù)據(jù)的管理需求,必須經(jīng)過改革和創(chuàng)新,才能適應(yīng)檔案管理信息化的要求。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)以及檔案管理模式的創(chuàng)新策略三方面展開了探討。

        “大數(shù)據(jù)”一詞最早是由全球知名咨詢公司麥肯錫提出的,直到2009 年開始這一詞匯被越來越多的提及,成為互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)行業(yè)的流行詞匯。大數(shù)據(jù)主要是指呈指數(shù)增長的規(guī)模巨大的資料無法通過傳統(tǒng)的軟件工具進(jìn)行整理與分析,以達(dá)到幫助企業(yè)經(jīng)營決策更積極目的數(shù)據(jù)資料。它作為一種技術(shù)與理念,具有體量大、多樣性、高速率、價(jià)值密度大等特點(diǎn),給檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

        一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇

        (一)有助于提高檔案的挖掘效率

        隨著我國檔案管理數(shù)字化的深入推進(jìn)以及電子文件的與日俱增,電子檔案數(shù)據(jù)也在不斷增加。只有借助大數(shù)據(jù)技術(shù),才能夠提高提高效率,在數(shù)量宏大的海量信息中挖掘出有價(jià)值的檔案資源。檔案部門在收集大數(shù)據(jù)之后,從利用者的需求出發(fā),建立各種數(shù)據(jù)模型,對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析,將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑸橄嚓P(guān)決策提供有價(jià)值的參考。

        (二)有利于檔案資源的共享

        現(xiàn)階段,我國檔案管理信息化系統(tǒng)處于較為分散的狀態(tài),各地區(qū)、各行業(yè)之間的檔案資源共享不足。而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒏鳈n案館的資源進(jìn)行有效整合,構(gòu)建信息共享空間,從而為各地區(qū)檔案館的信息分享提供了全新的平臺(tái)。所以,大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來促進(jìn)了檔案資源的共享。

        二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

        (一)檔案管理理念的沖擊

        在傳統(tǒng)檔案管理理念的指導(dǎo)下,檔案管理工作主要是各類檔案資源進(jìn)行整理和管理,并以抽樣的檔案數(shù)據(jù)為主。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,各類檔案數(shù)據(jù)信息交織在一起,需要很強(qiáng)的信息發(fā)現(xiàn)能力、分辨能力以及決策能力,才能夠做好檔案管理工作。所以,大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理理念帶來了很大的沖擊,檔案管理工作應(yīng)該走出傳統(tǒng)理念和慣性思維,深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)下檔案工作的變化,更新檔案管理工作。

        (二)技術(shù)問題有待解決

        雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)有諸多優(yōu)點(diǎn),但是在實(shí)際的檔案管理過程中,大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用仍然嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一方面,大數(shù)據(jù)的容錯(cuò)計(jì)算有著很大的困難,要設(shè)計(jì)出絕對(duì)安全、100%可靠的容錯(cuò)設(shè)備或軟件幾乎是不可能。另一方面,在傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)中往往是通過昂貴的硬件來實(shí)現(xiàn)平行運(yùn)算,而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下則是通過運(yùn)用云計(jì)算將不同的工作負(fù)載聚集起來的。這樣既增加了系統(tǒng)成本,又增加了系統(tǒng)出現(xiàn)故障的頻率,給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

        (三)安全問題不容忽視

        確保數(shù)據(jù)安全是檔案管理工作的首要問題,特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,信息資源的開發(fā)、利用會(huì)涉及到檔案信息的泄露、篡改、丟失等。就國家層面而言,一些國家機(jī)密一旦被泄露,則會(huì)給國家的財(cái)產(chǎn)、安全造成嚴(yán)重的后果;從個(gè)人的角度來說,倘若個(gè)人隱私被其他人得到的話,那么會(huì)對(duì)他的整個(gè)家庭帶來難以想象的負(fù)面影響。這就要求檔案館在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)要采取有效的措施去預(yù)防、規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。而檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用離不開專業(yè)人才的支持,人才短缺也是制約當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的瓶頸。因此。檔案管理的模式創(chuàng)新

        三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的創(chuàng)新策略

        (一)更新檔案管理理念

        隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,傳統(tǒng)檔案管理工作處于不被重視的狀態(tài),這種傳統(tǒng)的管理理念,已經(jīng)不能滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。這就要求檔案管理工作者必須更新檔案管理理念,要從思想上重視檔案管理工作,并努力加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用。首先,要加強(qiáng)思想上的認(rèn)識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案是一項(xiàng)十分重要的資源,并將檔案管理人才的培養(yǎng)作為一項(xiàng)重要工作來完成。其次,要重視檔案的開發(fā)和利用,提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。具體來說,要以企業(yè)、客戶個(gè)性化的需求為導(dǎo)向, 開展主動(dòng)推介式服務(wù),構(gòu)建檔案智能庫,將有價(jià)值的檔案信息快速、精準(zhǔn)地展現(xiàn)在用戶面前,以滿足檔案用戶的多樣化需求。同時(shí),還要建立完善的檔案管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化和檔案全文內(nèi)容的數(shù)字化,提供高效、便捷的服務(wù),更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。

        (二)完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,要想提高檔案管理水平,必須將大數(shù)據(jù)相關(guān)的技術(shù)與檔案實(shí)際管理工作結(jié)合起來,積極推動(dòng)檔案管理工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變。一方面,檔案管理部門應(yīng)該積極尋求適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作,開發(fā)出能夠有效管理檔案工作的大數(shù)據(jù)技術(shù),如分布式架構(gòu)技術(shù)、分布式處理、云存儲(chǔ)以及虛擬技術(shù)。另一方面,檔案管理人員也應(yīng)該充分利用充分利用語義分析、 人工智能、知識(shí)圖譜等有效挖掘有價(jià)值的檔案資源以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展需要。只有完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù),才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

        (三)加強(qiáng)檔案資源的防護(hù)力度

        大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給檔案管理工作帶來了很大的便利,也給其安全帶來了威脅。目前國際上普遍存在網(wǎng)絡(luò)剽竊信息的現(xiàn)象,嚴(yán)重威脅著檔案信息資源的隱私與安全。所以,加強(qiáng)檔案資源的防護(hù)力度,確保檔案信息資源的安全是檔案管理工作的重中之重。具體來說,要重視防火墻的設(shè)立,并盡可能多地設(shè)立防火墻,以實(shí)現(xiàn)有效干擾和攔截網(wǎng)絡(luò)黑客入侵的目的;其次,應(yīng)該適當(dāng)設(shè)立虛假檔案信息管理中心,同時(shí)隱藏真正的檔案信息,防止被網(wǎng)絡(luò)攻擊;同時(shí),重視檔案信息的備份,避免因?yàn)橐馔馇闆r造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失,以確保檔案的安全。這些都離不開專業(yè)人才的保障。所以,還要多措并舉,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

        結(jié) 語

        總之,大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給整個(gè)世界帶來了翻天覆地的變化,深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式,也給檔案管理工作帶來了良好的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這就要求檔案管理工作者抓住良好的發(fā)展機(jī)遇,積極迎接挑戰(zhàn),更新檔案經(jīng)營管理理念,完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù),加強(qiáng)檔案資源的防護(hù)力度,以提高檔案管理水平,推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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