常州市公共交通集團(tuán)有限責(zé)任公司 周紅衛(wèi)
常州公交經(jīng)過(guò)多年的努力,基本完成了企業(yè)管理的信息化改造,調(diào)度系統(tǒng)、OA 辦公、ERP 系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用,但仍感覺(jué)信息化系統(tǒng)尚有欠缺,企業(yè)發(fā)展仍受很多痛點(diǎn)困擾。圍繞這些痛點(diǎn)和問(wèn)題,常州公交著手建設(shè)以“全員性、便利性、及時(shí)性、集成性”為目標(biāo)的企業(yè)管理移動(dòng)平臺(tái)——企業(yè)微信。
2017 年12 月26 日,常州公交全面啟用企業(yè)微信,經(jīng)過(guò)一年多的開發(fā)、測(cè)試和推廣應(yīng)用,職工注冊(cè)率達(dá)到98.2%,日均使用4000 多人,已經(jīng)成為常州公交面向企業(yè)內(nèi)部全體職工的溝通交流、協(xié)同辦公、管理應(yīng)用、應(yīng)急管理的平臺(tái),是公司智慧公交建設(shè)的又一里程碑。
(1)通訊資料全員覆蓋。通過(guò)與ERP 系統(tǒng)人事信息的同步,構(gòu)建了與企業(yè)組織架構(gòu)相對(duì)應(yīng)的、覆蓋全體職工的企業(yè)通訊錄。通過(guò)安全等級(jí)的設(shè)置,可以通過(guò)組織機(jī)構(gòu)查詢部門人員信息;通過(guò)職號(hào)、姓名、電話等方式,模糊或精確查找全公司5500多名職工,極大地方便了內(nèi)部人員聯(lián)系。組織架構(gòu)、部門信息、個(gè)人資料頁(yè)面如圖1 所示。
(2)溝通交流成效明顯。職工通過(guò)“同事吧”交流工作經(jīng)驗(yàn)、發(fā)布生活動(dòng)態(tài)、表達(dá)個(gè)人訴求、與領(lǐng)導(dǎo)溝通互動(dòng),已累計(jì)發(fā)布帖子1000 多條。各級(jí)管理人員可以及時(shí)了解職工思想動(dòng)態(tài),有針對(duì)性地開展政治思想工作,職工在外部媒體發(fā)帖數(shù)量大幅下降;公司通過(guò)“同事吧”(圖2)進(jìn)行最美駕駛員、好人好事素材的收集工作,得到了很好的效果;相關(guān)業(yè)務(wù)部門通過(guò)職工之家發(fā)起維修服務(wù)滿意度投票6 次、職工體檢(圖3)滿意度投票1 次;通過(guò)覆蓋全員的企業(yè)微信通訊錄,建立起多個(gè)企業(yè)微信工作群,使溝通交流更加便捷、及時(shí)。
圖1 組織架構(gòu)、部門信息、個(gè)人資料頁(yè)面
圖2 “同事吧”頁(yè)面
圖3 職工體檢調(diào)查頁(yè)面
(3)協(xié)同辦公更加便利。日常辦公流程的發(fā)起和審批,均已在企業(yè)微信中完成,日均操作記錄達(dá)到了100 次,實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公與企業(yè)微信的統(tǒng)一平臺(tái)管理;公司通過(guò)企業(yè)微信發(fā)布各類公告、通知60 余條,并能精準(zhǔn)推送到相關(guān)部門和崗位,大大提高了工作效率和精準(zhǔn)度。
圖4 車次損失分析
圖5 支付方式占比
(4)管理功能不斷豐富。企業(yè)微信除了集成公交網(wǎng)站、掌上公交、OA 系統(tǒng)外,還集成了運(yùn)營(yíng)分析、運(yùn)量結(jié)構(gòu)分析、人事車輛分析等模塊,使管理更加及時(shí)有效;集成了移動(dòng)稽查、事故上報(bào)、站點(diǎn)管理等功能,移動(dòng)應(yīng)用更加豐富;個(gè)人信息、工作餐、找車等應(yīng)用,方便了職工的信息查詢,企業(yè)微信已成為公司日常管理的重要工具。
圖4、圖5 分別為車次損失分析、支付方式占比頁(yè)面。
企業(yè)微信建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,常州公交在建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)如下:
(1)要符合信息化整體規(guī)劃。常州公交始終堅(jiān)持整體規(guī)劃的原則,堅(jiān)持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的統(tǒng)一性。在企業(yè)微信的建設(shè)中,沒(méi)有把它當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng),而是充分考慮與企業(yè)ERP 系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)對(duì)接,同步人力資源信息,保證了人員名單、職責(zé)權(quán)限管理的完全統(tǒng)一;對(duì)接OA 系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公系統(tǒng)的完全融合。
(2) 要 不斷豐富系統(tǒng)的功能。根據(jù)管理的痛點(diǎn)和難點(diǎn),有針對(duì)性地豐富系統(tǒng)功能,提高管理效能。嵌入ERP 數(shù)據(jù)分析功能,顯示分析公司運(yùn)營(yíng)管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題;適應(yīng)公務(wù)車改革的需求,實(shí)現(xiàn)車輛軌跡查詢,有效強(qiáng)化了公務(wù)車管理;根據(jù)工作餐管理要求,全員推廣企業(yè)微信訂餐、取餐,減少了浪費(fèi);利用平臺(tái)開展維修滿意度調(diào)查,展示分析調(diào)查結(jié)果。
(3)要時(shí)刻關(guān)注職工的需求。不斷收集和滿足職工的有效需求,提高系統(tǒng)應(yīng)用的“粘性”。通過(guò)“個(gè)人信息”,可以查詢職工個(gè)人工資明細(xì)和歷年工資總額,推送駕駛員明日班次信息和里程信息;根據(jù)駕駛員提出的交接班時(shí)找車?yán)щy的問(wèn)題,開發(fā)“找車”功能;針對(duì)職工關(guān)注的熱點(diǎn)和焦點(diǎn),在“同事吧”開展宣傳和討論,這些都大大激發(fā)了職工使用企業(yè)微信的積極性。
(4)要建立清晰的管理職責(zé)。界定好系統(tǒng)的管理權(quán)限和分工職責(zé),是系統(tǒng)長(zhǎng)久穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)。人力資源部門維護(hù)好ERP 人事、電話號(hào)碼等信息,及時(shí)做好人員調(diào)整,服務(wù)中心關(guān)注“同事吧”,納入輿情管理業(yè)務(wù)流程,及時(shí)響應(yīng)和應(yīng)對(duì)“同事吧”信息;宣傳部門做好公告信息的審核和發(fā)布;科技部門做好系統(tǒng)的維護(hù)和功能的開發(fā),各司其職。
企業(yè)微信平臺(tái)是常州公交信息化系統(tǒng)的重要組成部分,是“互聯(lián)網(wǎng)+公交”的具體應(yīng)用。系統(tǒng)的成功應(yīng)用,使常州公交在科技引領(lǐng)道路上邁上一個(gè)新臺(tái)階。