文/天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郁冬

院校招生檔案是指和院校招生工作有關(guān)的在院校招生全過程中產(chǎn)生的具有存檔價(jià)值的相關(guān)檔案材料，涵蓋院校招生工作從開始啟動(dòng)到結(jié)束的每個(gè)周期，包括招生計(jì)劃編制、招生宣傳、招生錄取等諸多環(huán)節(jié)。涉及具體檔案材料諸如歷年招生計(jì)劃、招生部門歷年同各省教育主管部門、規(guī)劃處等相關(guān)部門的公文文件往來、多年錄取專業(yè)數(shù)據(jù)，最高分最低分平均分、招生簡章、學(xué)院招生章程、相關(guān)音像制品、錄取底冊、和考生本人有關(guān)考生高考志愿表、考生高考體檢表、高考登記表等。

一、院校招生檔案材料和管理工作的意義

可見院校招生檔案材料涵蓋內(nèi)容非常豐富，因此招生檔案材料管理工作是一項(xiàng)具有重要意義的工作，它為學(xué)院的長久發(fā)展積累了寶貴生源信息資源，是學(xué)院的無形資產(chǎn)。單就從學(xué)院招生工作狹義的角度出發(fā)，系統(tǒng)良好的招生檔案管理工作為招生主管部門長期積累的招生政策、招生專業(yè)及各省生源信息等材料有助于招生工作分析和制定更好的招生方案：從學(xué)院建設(shè)發(fā)展得更廣義的角度來看，全面系統(tǒng)完善的招生檔案管理工作一定程度上能夠?qū)W(xué)院學(xué)生管理工作、日常教學(xué)工作、學(xué)科設(shè)置建設(shè)和思政德育工作等領(lǐng)域提供有益幫助。特別是進(jìn)入新時(shí)代，習(xí)近平總書記在全國高校思想政治工作會(huì)議中強(qiáng)調(diào)：“要將立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學(xué)全過程，實(shí)現(xiàn)全程育人、全方位育人?！倍貧w本源，院校工作的邏輯起點(diǎn)就是生源，因此新時(shí)代高校思政教育工作自然也少不了招生檔案管理工作的支持。

二、院校招生檔案材料價(jià)值被忽視的原因

部分高校在實(shí)際實(shí)踐工作中很少能夠深入挖掘到招生檔案資料的價(jià)值，或者只看到了對招生工作的價(jià)值，這都將一定程度上影響了高校發(fā)展。具體原因如下：

（一）招生檔案管理本身的問題。管理手段方式落后、人員不專業(yè)，素質(zhì)良莠不齊等等。落后的招生檔案管理工作，必然會(huì)得檔案資料一片混亂，沒有秩序不全面，就更談不上高效深入挖掘招生檔案資料潛在價(jià)值了。

（二）招生檔案管理工作理念問題。一方面學(xué)院招生管理部門本身就是從根本上忽視招生檔案管理工作，對招生檔案管理工作輕視，認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性；另一方面就是重檔案管理工作本身，而輕視檔案資源利用的思想作祟，也就是狹義地認(rèn)為招生檔案管理工作就是“整理好和招生有關(guān)的檔案材料”并沒有意識(shí)到這些和招生有關(guān)的檔案資料潛在的價(jià)值。

（三）招生部門對招生檔案管理工作重要性宣傳不到位。其實(shí)不單單是招生檔案管理工作，放眼我國高校整個(gè)檔案系統(tǒng)的管理工作均受我們傳統(tǒng)文化意識(shí)影響。檔案管理工作在實(shí)踐中十分重視保密和整理，但輕視對檔案管理工作的宣傳，使得從學(xué)院教師到學(xué)院相關(guān)職能部門，以及廣大學(xué)生對招生檔案管理工作知之甚少，間接導(dǎo)致招生檔案資料價(jià)值被利用挖掘的率十分低下。

（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，前期投入不足。新時(shí)代高校檔案管理面臨的內(nèi)容日益龐大復(fù)雜，呼喚新技術(shù)手段的投入，特別是如今信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)日新月異，不少院校將資源資金投入“產(chǎn)出比”更明顯的科研教學(xué)等方面，忽視了檔案管理方面，導(dǎo)致設(shè)備落后老舊。

三、院校招生檔案資料高效利用的建議

對于院校招生檔案資料整理利用過程中出現(xiàn)的問題，作為院校負(fù)責(zé)招生的老師必須有足夠清晰的認(rèn)識(shí)，采取對應(yīng)的對策最大程度解決問題，實(shí)現(xiàn)院校招生檔案資料最大限度的利用，服務(wù)學(xué)院各部門，推動(dòng)高校實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

（一）學(xué)院上下一心重視招生檔案工作。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)帶頭支持檔案管理工作，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層面要建立對于招生檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，并通過相關(guān)制度等多種方式保證將這種觀念逐級傳導(dǎo)，例如通過學(xué)院內(nèi)部工作交流會(huì)議等方式，逐步讓更多的教職工認(rèn)識(shí)到招生檔案資料的重要應(yīng)用價(jià)值。

（二）制定規(guī)范完備的檔案管理工作制度。院校招生檔案管理工作要想持續(xù)良性運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須擁有一個(gè)完備良好的制度，只有將制度執(zhí)行到位、將制度貫徹到底，才能最大限度地激發(fā)招生檔案的效能，為招生檔案資料價(jià)值挖掘提供可能。必須明確并且細(xì)化院校招生管理檔案工作的責(zé)任，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理操作方式，例如針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料如何管理；針對電子檔案材料如何分類等等，從而依靠制度保證院校招生檔案管理工作的高效。

（三）破除落后的管理理念。破除檔案管理工作甘于幕后的傳統(tǒng)理念，要讓招生檔案管理工作“走”出去，不僅要加大宣傳力度，讓全校師生都了解招生檔案管理工作的重要意義，建設(shè)關(guān)于學(xué)院的檔案網(wǎng)站，創(chuàng)新檔案管理發(fā)展，建設(shè)符合新時(shí)代的高校檔案管理網(wǎng)站，而且要“請”進(jìn)來，將招生檔案資料進(jìn)行“開放”，歡迎全校各個(gè)部門查閱研究。這樣才能最大限度地實(shí)現(xiàn)招生檔案資料價(jià)值的轉(zhuǎn)化，推動(dòng)學(xué)院各部門協(xié)同建設(shè)發(fā)展。

（四）招募專業(yè)的招生檔案管理人員，對從事招生檔案管理工作的人員開展定期培訓(xùn)。高校招生檔案管理工作瑣碎、繁雜、辛苦，不同于其他職業(yè)充滿“光鮮”富于“魅力”，屬于幕后英雄，因此首先要提高院校招生檔案管理人員的政治素質(zhì)，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂谧约簫徫坏谋韭毠ぷ鳎J(rèn)真負(fù)責(zé)，熱忱服務(wù)廣大考生、服務(wù)學(xué)院各個(gè)部門。其次還要提升招生檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力和檔案管理理論水平，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，在有條件的情況下適時(shí)開展定期輪崗，讓招生檔案管理工作人員也熟悉高校其他職能部門的工作方式和內(nèi)容，這樣才能更好地開展交流，也將有益于招生檔案材料整理挖掘利用工作。再次引入考核績效方式，敦促相關(guān)檔案管理工作者提高自己業(yè)務(wù)水平。

（五）加大資金投入力度，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。在學(xué)院建設(shè)資金調(diào)用分配方面，加大對檔案管理特別是招生檔案管理的投入力度。完善招生檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，充分利用大數(shù)據(jù)信息分析、“互聯(lián)網(wǎng)+”等一系列先進(jìn)技術(shù)建設(shè)擁有高校自主特色的院校招生檔案管理體系。

四、結(jié)束語

新時(shí)代院校招生檔案管理工作的開展必須同院校的建設(shè)緊密結(jié)合起來，對內(nèi)服務(wù)好學(xué)生管理部門、教育教學(xué)等諸多部門；對外服務(wù)好廣大考生和社會(huì)。順應(yīng)新時(shí)代的要求，以最高的檔案管理規(guī)范要求自身，借助先進(jìn)技術(shù)手段，完成使命要求。