文/佳木斯大學檔案館 張巖 劉昆鵬 于興成

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，記錄了高校辦學、建設、改革和發(fā)展的奮斗歷程。

一、檔案利用服務在教育教學中的貢獻

（一）檔案服務在歷次評估中的貢獻。高校檔案是高校從事人才培養(yǎng)、科學研究、服務社會、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作、黨政管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅是高校工作情況的真實記錄，而且是改進高校工作的重要借鑒，在教學評估工作中起著舉足輕重的作用。評估工作結束后，檔案館積極做好相關檔案材料的接收入館工作，為學校積累了寶貴的檔案信息資源。

（二）檔案服務在學科申報、學位點申報中的貢獻。檔案是教學、科研、管理事業(yè)發(fā)展進程的歷史記錄，匯集了教學、科研、管理人員在教學、科研、管理工作中形成的寶貴理論、方法和技能，是凝結著廣大教職工的巨大心血、汗水和智慧的成果寶庫，它給廣大教職工提供豐富的、有價值的情報信息，為申報成果、確定課題方向的人員提供借鑒，為學科申報和學位點申報提供了有力的佐證。在我校學科和學位點申報過程中，檔案館針對性的提供館藏資源，協(xié)助梳理相關脈絡，為申報工作提供翔實、系統(tǒng)的材料。

（三）檔案服務在社會服務中的貢獻。1.畢業(yè)證書遺失是校友碰到的一大問題,在證書補辦過程中，學歷檔案發(fā)揮著非常重要的作用。校友需要憑有效證件，至檔案館調取相關的錄取和畢業(yè)材料，來驗證學歷的合法性，憑這些材料才能補辦到畢業(yè)證明書。對于一些積分入戶的地區(qū)，要對申請人進行相關的學歷認證，尤其是2001之前畢業(yè)的校友，由于學信網信息不完整，都必須要檔案館出具證明材料。截至目前，檔案館共為近萬名校友提供了相關材料，并且在服務過程中盡量簡化手續(xù)，針對特殊的情況還提供郵寄材料服務，盡可能地為校友排憂解難。2.對于申請出國的校友,申請的學校需要提供中英文成績單，而有的高校只能從系統(tǒng)中生成中文成績單。針對這一難題,某些檔案館推出了成績翻譯服務，利用節(jié)假日和午休時間進行人工翻譯，一方面免于校友在學校和公證處間來回奔波，另一方面避免在翻譯過程中弄虛作假，維護了學校信譽，讓校友感受到了母校的溫暖。3.在人事檔案“三齡兩歷”核查中，有很多校友的檔案材料發(fā)現(xiàn)了缺失，這將嚴重影響到校友個人的晉升、退休等各個方面。校友們紛紛求助于檔案館，希望可以查找到原始材料，或提供復制件，或提供相關證明。檔案館首先從學生檔案的傳遞痕跡中查找，為部分校友追查出原始檔案的去向。對于原始檔案已經流出，并發(fā)生丟失的，檔案館對館藏中的錄取名冊、畢業(yè)名冊、成績單和派遣證等檔案進行查詢，為校友提供了有力的證明材料。

（四）檔案服務在人才培養(yǎng)中的貢獻。檔案館一方面圍繞高校育人的中心工作展開，為高校育人提供輔助保障，另一方面又與高等教育緊密結合，直接發(fā)揮著一定的教育育人功能。《高等學校檔案管理辦法》明確了檔案館是保存和提供學校檔案的專門機構，其無論是從館藏資源、管理方法，還是從信息利用方面，都與資政育人密不可分。1.誠信教育是德育的潛在影響。在檔案利用中，時常會碰到畢業(yè)生篡改學歷、修改成績等現(xiàn)象，這種情況一方面會對學生自身產生不利后果，另一方面也會對學校的聲譽造成損害。檔案館經常利用這些事例來教育前來利用檔案的學生和身邊的學生，對前來調取成績單以出國的學生，提醒他們，不能在翻譯過程中刪除低分課程，來達到提高績點的目的，告知他們，檔案的任何修改都會被查出，不僅影響當前自身，還會影響將來個人發(fā)展，還會影響學校聲譽。2.課程教育是智育的直接體現(xiàn)。據統(tǒng)計，很多檔案館在人文社會科學學院漢語言文學專業(yè)開設了《文書學》課程。由檔案館的副研究館員講授，課程立足于秘書學實際，主要講授了文書、檔案現(xiàn)象以及文書檔案工作的規(guī)律，重點解決了如何實現(xiàn)科學的文檔管理的問題，以更好地服務于各級各類組織。在課程教學的同時，檔案館還提供了實驗實訓的場地，讓學生近距離感受各類檔案，學習各類檔案的管理流程和工作方法，并且在掌握檔案管理的技能的基礎上，學會檢索信息和管理信息。檔案館還在畢業(yè)生就業(yè)指導、畢業(yè)班班主任培訓中，講授學生檔案相關知識，從學生檔案的材料范圍，到學生檔案的管理流程、傳遞方向及方式，以及畢業(yè)檔案傳遞的注意事項，都進行了一一講解，不僅解除了畢業(yè)生的疑惑，強化了檔案意識，更重要的是提醒畢業(yè)生關注檔案流向，保護自身權益不受損害。

二、檔案館應采取的措施

（一）提供新的教育形式。檔案館以校史館為陣地開展德育教育，取得了很不錯的成果，校史館作為愛國愛校教育基地，通過普及校情校史，激發(fā)了師生們的自豪感。檔案館以課堂教育為新的教育形式，在《文書學》教學中，讓學生了解檔案，了解檔案管理流程和方法，不僅增長了學生的知識，還拓寬了學生的就業(yè)面。檔案館以其他培訓為輔助，在就業(yè)指導和班主任培訓中，介紹學生檔案相關知識，為師生解惑，為畢業(yè)生排憂。

（二）提供新的服務內容。檔案館的服務內容一直在不斷增加,首先是檔案門類不斷增加，順應大檔案管理的理念，集中保管了學生檔案，在省內近百所高校中，僅有為數不多的幾家。其次是檔案利用不斷升華，從單純提供檔案材料，到形成編研成果，再到舉辦檔案展覽，檔案的內涵得到不斷開發(fā)。最后是歸檔范圍不斷豐富，針對學校機構的變化、事業(yè)的發(fā)展，不斷修訂檔案歸檔范圍，力求使檔案材料準確記錄學校的發(fā)展歷程。

（三）提供新的服務方式。檔案館的服務方式也在不斷發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的等待用戶上門查檔，到主動提供編研材料，再到異地郵寄檔案材料，再到遠程調閱檔案。首先服務理念不斷創(chuàng)新，真正為用戶所想，在保證檔案安全的前提下，想方設法簡便利用手續(xù)、拓寬利用渠道。其次服務條件不斷創(chuàng)新，努力構建數字檔案館，為遠程利用提供障。從單機版系統(tǒng)到網絡版系統(tǒng)，再到文檔一體化資源整合：從館內查詢到遠程查詢，再到遠程歸檔，無縫對接，檔案館一直在努力創(chuàng)建數字檔案館。

（四）開展新的宣傳方式。最近幾年,檔案館十分重視開展“國際檔案日”活動，從櫥窗畫冊宣傳到電臺、微信平臺宣傳，向師生員工宣講檔案知識，強化檔案意識，不僅有利于學校檔案事業(yè)的發(fā)展，還豐富了校園文化。

三、結語

“狀態(tài)不凡、堅守平凡、創(chuàng)造非凡”。檔案工作人員在檔案管理工作上認真負責，及時、準確提供相關的檔案資料，不為名利，不計得失，提振工作狀態(tài)，敢做幕后英雄，把別人認為“枯燥無味”的檔案工作辦得有滋有味。發(fā)揚檔案的工匠精神，力求成才成家，服務學校發(fā)展大局，在平凡的崗位上實現(xiàn)人生價值。