文/山西晉中學(xué)院 白惠林

作為記錄我國高校整體發(fā)展過程的重要數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資料的檔案，它對我國各大高校的發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的影響。伴隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，近幾年國家開始著力于發(fā)展我國的教育事業(yè)，尤其在我國各大高校的發(fā)展上，國家更是投入了很多資源進(jìn)行大力支持，所以國內(nèi)很多高校都進(jìn)入到了擴展規(guī)模的上升階段，無論是學(xué)校硬件設(shè)施的擴建，還是師資力量的擴充，這些都使我國各大高校的檔案數(shù)量在短時間內(nèi)急劇暴增，這樣就給我國高校負(fù)責(zé)檔案管理的老師帶來了很大的挑戰(zhàn)，可以說在本來就比較復(fù)雜的檔案管理上又加大了很多難度。因此在現(xiàn)如今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)化新時代，我們國家各大高校中負(fù)責(zé)檔案管理的老師，也必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，對高校檔案進(jìn)行精益化管理，讓各大高校的檔案管理工作可以更加順利和高效的開展。

一、我國高校檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）檔案管理模式過于陳舊且單一，工作人員對其不夠重視。雖然國家已經(jīng)致力于發(fā)展教育，并且對我國各大高校的資源投入和支持也比較多，但是在我國高校的整個發(fā)展中依然存在著各種各樣的問題亟待改善和提高。而高校的檔案管理在高校整個發(fā)展中都處于非常重要的環(huán)節(jié)，所以高校的檔案管理也存在一些問題需要改善。首先我國高校檔案管理的工作人員本身對所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容沒有一個準(zhǔn)確的認(rèn)識，導(dǎo)致他們認(rèn)為檔案管理并不是一項非常重要和嚴(yán)謹(jǐn)對待的工作，因此也就造成了他們對檔案管理工作的忽視，因為內(nèi)心的不夠重視，導(dǎo)致他們的工作效率就會比較低。并且主觀能動性的降低直接影響了檔案管理工作的有效進(jìn)程。其次，在檔案管理工作模式方面，因為沒有及時隨著大數(shù)據(jù)時代的新要求進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新和改變，依舊沿襲了過去陳舊的管理方式，這也造成了檔案管理工作進(jìn)程緩慢。

（二）負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)度不高。在如今的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化時代，各大高校的檔案管理工作對負(fù)責(zé)管理的工作人員有了較過去更加嚴(yán)格的要求，尤其在檔案管理的專業(yè)程度和信息技術(shù)方面都有了更高的要求。但是目前當(dāng)下的情況是，在我國高校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一般都是各大高校其他專業(yè)的老師，并且這些老師的年齡層普遍都是比較大的，所以這樣就導(dǎo)致檔案管理的工作人員的綜合能力和管理專業(yè)水平參差不齊。還有國內(nèi)的一些高校中也會向社會各界外聘一些負(fù)責(zé)檔案管理的兼職工作人員來進(jìn)行人員不足上的暫時補充，但是在實際管理工作中，由于這些外聘的工作人員自身能力和專業(yè)素養(yǎng)的不同，也未有對他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致這些外聘工作人員在工作中并不能高效地完成工作任務(wù)，甚至于部分兼職的檔案管理工作人員經(jīng)常會出現(xiàn)工作失誤，還有一部分工作人員因為這是兼職工作所以對工作內(nèi)容并沒有責(zé)任心，工作時的態(tài)度也很不專業(yè)。

（三）檔案管理制度不夠完善。目前在我國各大高校的檔案管理工作中，雖然制定了相關(guān)的管理制度，但是整體制度不夠完善，例如在具體的檔案收集、檔案分類以及整理的過程中，還是會由于管理制度不夠健全和完善而造成一些檔案的丟失、損毀等問題。再加上負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員構(gòu)成比較復(fù)雜，管理上的一些漏洞，都會造成由于工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案在借出和轉(zhuǎn)調(diào)的過程中的損壞和遺失，因此從長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來看，反復(fù)出現(xiàn)這些失誤都會給檔案管理工作帶來很大困難和麻煩，所以要對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善。

二、精益化管理模式內(nèi)涵

精益化管理，從字面含義上來看可以理解為：利用最少的時間和人力去做最高效的管理。精益化管理不是最近才被提出來的，相反這種管理思維和管理方式是從工業(yè)革命開始就已經(jīng)逐漸形成，經(jīng)過經(jīng)濟全球一體化的發(fā)展之后，被推廣到各國，并開始使用。精益化管理從最開始為了提高工人們的工作效率一直擴展到各行各業(yè)之中，并且被廣泛地使用和推廣。也有人說，精益化管理與其說這是一種管理思維和管理方式，不如說精益化管理是一門哲學(xué)藝術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)信息化非常發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)有越來越多的人重視工作的高效性和時間管理，所以在新時期的管理中，更加注重管理的有效性和高效性。

三、高校檔案精益化管理的原則

（一）各司其職，明確責(zé)任。高校中的檔案管理核心是以人為核心進(jìn)行檔案的管理。所以重要因素是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以進(jìn)行檔案精益化管理時首先就要讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員明確自己在工作中的職能，明晰自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，這樣他們才能在整個檔案管理工作中發(fā)揮出他們最大的工作能力，提高高校檔案管理的有效性。

（二）適時調(diào)整和更新管理原則。如今，已經(jīng)進(jìn)入到知識時代，傳統(tǒng)的檔案管理制度、工作流程以及工作方法等已經(jīng)不適合時代發(fā)展的要求，且檔案人員也需要及時革新自己的服務(wù)觀念與知識結(jié)構(gòu)等。因此，在具體實踐中，就需要結(jié)合存在的問題，不斷改進(jìn)和完善。

四、高校檔案精益化管理的策略

（一）重視文化建設(shè)，綜合提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在高校實施精益化檔案管理，其核心就是以人為本地進(jìn)行檔案管理，不再是過去那種只重視檔案而忽視管理檔案的工作人員的情況。首先，為了能夠讓檔案精益化管理順利實施，就要在高校中定期開展關(guān)于檔案管理的文化活動，讓所有負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員都能體會到在檔案管理中他們每個人的重要性。其次，通過這種文化活動的開展，可以讓整個檔案管理工作人員相互之間變得更加和諧融洽，可以促進(jìn)檔案管理各級部門工作人員之間的溝通和交流，讓工作變得更加順暢和高效。最后，要定期進(jìn)行檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，讓所有的檔案管理工作人員都進(jìn)行學(xué)習(xí)，這樣不僅可以增強管理中的科學(xué)性，也可以提高所有工作人員的專業(yè)程度和綜合素養(yǎng)。

（二）合理運用檔案管理的經(jīng)費。在檔案的精益化管理中，有很重要的一點就是對檔案管理經(jīng)費的合理分配和運用，要盡可能最大化地保證所有資源和經(jīng)費都被高效利用，要避免資源和資金的浪費。比如在對高校檔案進(jìn)行整理、分類、歸納時就要對一些已經(jīng)沒有保存價值檔案和使用價值的文獻(xiàn)檔案進(jìn)行處理，避免一些資源和空間的浪費。

（三）利用信息化技術(shù)建立數(shù)字化檔案。隨著我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理走向數(shù)字化檔案管理是發(fā)展的必然趨勢。通過利用信息技術(shù)和發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以讓所有需要使用和查閱檔案的老師都可以通過登錄自己的賬號，在學(xué)校的系統(tǒng)中找到自己的檔案進(jìn)行查閱和使用，完美地解決了時間和空間局限性的問題。通過這樣的方式不僅提高了查閱和使用檔案的工作效率，對于高校檔案管理的工作人員來說也是非常高效的工作方式，數(shù)字化可以讓所有的檔案信息變得更容易清點，尤其對于一些檔案的借出和查閱的記錄會變得更加便捷，再有就是通過建設(shè)數(shù)字化檔案可以避免一些檔案由于外借時出現(xiàn)的一些失誤而導(dǎo)致檔案丟失或者損毀的問題。

五、結(jié)束語

在高校實行精益化檔案管理，可以有效提升整個檔案管理的工作效率，并且可以保證所有檔案都被良好地儲存和保證檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)的推動下，可以使整個管理系統(tǒng)變得更加科學(xué)和高效。高校中的檔案管理不是一個階段性的工作而是一個可持續(xù)不斷發(fā)展的工作，因為高校的老師和學(xué)生都會不斷地更替，所以檔案的管理也是隨之要不斷更新和變化的，通過精益化檔案管理可以有效提高整個檔案管理的水平。