文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 崔榮星

檔案安全管理指的是對(duì)檔案內(nèi)容和實(shí)體進(jìn)行有效保護(hù)，防止其受到人為或自然侵害，使其處于安全狀態(tài)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代信息傳播十分迅速，個(gè)人隱私也很容易泄露，對(duì)于一個(gè)行政工作單位來(lái)說(shuō)，員工的檔案都應(yīng)由專(zhuān)門(mén)工作人員整理保管，可由于技術(shù)不成熟、人員變動(dòng)、員工觀念不同等原因，限制了檔案管理的正常流程，導(dǎo)致檔案的安全管理工作進(jìn)展困難。

一、行政事業(yè)單位的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）管理層不重視，檔案安全工作定位不清。目前很多行政事業(yè)單位的管理高層意識(shí)不到檔案管理的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義，不能為單位整體工作帶來(lái)效益，便直接忽視，在大大小小的總結(jié)和考核中也不將檔案工作進(jìn)行整合整頓，導(dǎo)致檔案工作進(jìn)行困難，檔案管理工作人員喪失信心和工作熱情，使得管理力度不夠。

（二）檔案安全管理工作人員人事變動(dòng)和技術(shù)不過(guò)關(guān)。檔案管理看似雞肋，實(shí)則卻是事業(yè)單位十分重要的一部分。由于重視程度不夠，單位在招募工作人員時(shí)也十分不謹(jǐn)慎，讓專(zhuān)業(yè)能力不過(guò)關(guān)、耐心不夠、工作態(tài)度不積極的員工擔(dān)任管理檔案的工作。這不僅制約了檔案管理工作的進(jìn)展，非專(zhuān)業(yè)人員因業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)工作流程生疏，使原本就混亂的檔案管理工作變得更加糟糕。員工在這樣的情況下，不積極工作，認(rèn)為此項(xiàng)工作作用不大，可有可無(wú)，在工作上屢屢犯錯(cuò)，而后任性離職，下一位上任的檔案管理人員對(duì)接不上之前的工作，導(dǎo)致管理工作難以推行。

（三）檔案安全管理工作的硬件條件不足。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的輕視，對(duì)檔案管理投入的資金過(guò)少，不僅體現(xiàn)在設(shè)備不全面，甚至連檔案管理工作的辦公室都十分可憐，沒(méi)有防盜的保險(xiǎn)箱、鐵門(mén)之類(lèi)的設(shè)備，辦公環(huán)境也十分混亂，辦公室、傳達(dá)室、接待室、檔案室混在一起，嚴(yán)重影響工作效率，影響檔案的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（四）行政事業(yè)單位的檔案安全管理技術(shù)不成熟，檔案不及時(shí)更新。行政事業(yè)單位的檔案，代表單位的形象和運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，單位不花心思提升檔案管理技術(shù)，單位對(duì)檔案疏于管理，不緊跟新形勢(shì)的發(fā)展，使檔案管理人員逐漸喪失信心和動(dòng)力，工作上怠慢，而且管理技術(shù)老套，工作難度加大，檔案更不易于維持和管理。加上單位不及時(shí)對(duì)檔案更新核對(duì)，直接降低了檔案的存在價(jià)值，帶來(lái)很多潛在隱患。

二、針對(duì)行政事業(yè)單位檔案安全管理問(wèn)題提出的解決方案

（一）加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作安全性的重視。行政事業(yè)單位認(rèn)為檔案安全管理是一個(gè)復(fù)雜、效益微小的工作，便直接忽略不去管理，殊不知檔案管理稍有不慎就會(huì)造成十分嚴(yán)重的后果。我國(guó)大部分行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案安全管理，沒(méi)有制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案安全管理工作流程，工作人員對(duì)于安全管理工作的態(tài)度也較為散漫，大大降低了工作效率。此外，不投入資金對(duì)檔案管理工作進(jìn)行拓展，辦公環(huán)境差，員工失去信心和工作積極性，都是單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致的。應(yīng)從上級(jí)向各個(gè)行政事業(yè)單位下達(dá)主思想，讓單位領(lǐng)導(dǎo)最先加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并且上級(jí)應(yīng)不定時(shí)對(duì)任務(wù)開(kāi)展情況進(jìn)行檢查，制定簡(jiǎn)單的獎(jiǎng)懲方案，可以更好地加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)展。

（二）提升檔案管理人員技能素質(zhì)，保證電子檔案安全管理。檔案管理人員是直接著手處理檔案的部分，提升了管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案的安全管理工作有最直接的影響。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能知識(shí)培訓(xùn)和簡(jiǎn)單考核，培養(yǎng)員工的工作積極態(tài)度，不懈怠，保持信心，篩選出專(zhuān)業(yè)性較高、態(tài)度良好的人才。這樣不僅可以提高事業(yè)單位共走人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也培養(yǎng)了員工對(duì)工作的主動(dòng)性和責(zé)任心，緊跟了時(shí)代步伐。人員素質(zhì)提升能夠使電子檔案更安全地依托物理載體，有效維護(hù)和監(jiān)測(cè)電子檔案。此外，管理人員技能和素質(zhì)的提升能夠促進(jìn)了其對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的重視，對(duì)電子檔案的管理軟件進(jìn)行更新、升級(jí)和修補(bǔ)，在情況需要的時(shí)候?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、云盤(pán)備份等。

（三）對(duì)員工離職后的檔案工作進(jìn)行合理的安全交接。當(dāng)有檔案管理員工離職時(shí)，一定要防止斷檔的情況，及時(shí)將空缺位置填補(bǔ)，將上一部分工作進(jìn)行交接。對(duì)新員工要進(jìn)行培訓(xùn)培養(yǎng)，明確工作目的，監(jiān)督交接工作進(jìn)程，以免發(fā)生疏漏導(dǎo)致工作進(jìn)程拖沓。并保存好離職員工的聯(lián)系方式等信息，若出現(xiàn)管理工作銜接不上等問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系到上一個(gè)接手管理的工作人員進(jìn)行完善和補(bǔ)救。

（四）加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案保管能力和利用率。行政事業(yè)單位對(duì)檔案的保管能力十分欠缺，單位應(yīng)下達(dá)嚴(yán)密的工作流程，要求檔案管理人員自覺(jué)更新完善單位檔案，對(duì)檔案定期復(fù)審，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，以免造成更大的損失。此外，還應(yīng)該對(duì)檔案庫(kù)房安全管理進(jìn)行強(qiáng)化，這也是安全管理的基礎(chǔ)，是保障檔案安全的根本。人工管理無(wú)法完全保障檔案庫(kù)房的實(shí)際安全，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)如智能綜合管理系統(tǒng)，形成全方位的一站保護(hù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，行政事業(yè)單位檔案安全管理工作進(jìn)展緩慢的問(wèn)題都是通過(guò)各種手段方案解決的。在信息化時(shí)代，檔案安全管理工作一定要緊跟時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案安全管理的工作效率，建立優(yōu)良的工作團(tuán)隊(duì)，制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案安全管理工作任務(wù)計(jì)劃，保證工作能夠合理有序地進(jìn)行和發(fā)展。