文/松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心 劉海明

在以往社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，紙質(zhì)檔案是重要的載體。而隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前電子檔案也逐漸成了檔案的重要構(gòu)成類(lèi)型。而在社會(huì)保險(xiǎn)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，其檔案歷程較長(zhǎng)，目前正處于一個(gè)紙質(zhì)檔案和電子檔案長(zhǎng)期并存的狀態(tài)。而兩種檔案特點(diǎn)及管理方式上，存在一定的差異性，我們應(yīng)該在具體工作開(kāi)展上對(duì)于兩種檔案的異同進(jìn)行有效分析，并且做好二者并存的管理。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案的分析

電子檔案和紙質(zhì)檔案，其本身的載體存在著很大的差異，其更加符合人們的閱讀習(xí)慣，是以往檔案管理工作當(dāng)中的一個(gè)重要的形式。而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案本身數(shù)字化的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，人們?cè)谶M(jìn)行檔案查閱的過(guò)程當(dāng)中，只需要通過(guò)利用計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備就可以進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案本身具有更強(qiáng)的便利性，在大量檔案管理上，這種電子檔案在具體使用的過(guò)程當(dāng)中也更加便捷。紙質(zhì)檔案本身對(duì)于信息的記錄上，其整體容量相對(duì)較小。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案整體的存儲(chǔ)量則是“無(wú)窮無(wú)盡”的。相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的體積較大，在具體管理上需要對(duì)于其存放的環(huán)境進(jìn)行充分的考慮和控制。另外，在對(duì)于檔案唯一性方面，二者也存在一定的差異。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行信息辨別上，具有良好的優(yōu)勢(shì)。電子檔案本身可以受到計(jì)算機(jī)的修改和復(fù)制等，唯一性存在一定的不足。可以說(shuō)，電子檔案和紙質(zhì)檔案存在一定差異。在當(dāng)前二者并存的狀態(tài)下，我們應(yīng)該結(jié)合二者的具體特點(diǎn)，做好相關(guān)的管理。

二、社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存下的管理思路

（一）完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開(kāi)展制度。從當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的角度來(lái)說(shuō)，要想提升檔案管理工作的開(kāi)展水平，必須要構(gòu)建一套科學(xué)可行的管理策略和思路，更好地適應(yīng)新環(huán)境下檔案工作的新特點(diǎn)。在具體工作當(dāng)中，應(yīng)該充分發(fā)揮電子檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合電子檔案本身所存在的無(wú)痕跡特點(diǎn)和可復(fù)制性的特點(diǎn)，在具體管理上應(yīng)做好針對(duì)性的管理和控制，圍繞電子檔案特點(diǎn)，構(gòu)建一套全方位的管理制度和策略，讓電子文件的管理更加規(guī)范，避免出現(xiàn)管理方面的誤差。而對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理上，針對(duì)紙質(zhì)檔案管理保存方面要求較高的情況，我們應(yīng)做好合理的優(yōu)化和改進(jìn)，提升紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范性，減少保存過(guò)程當(dāng)中所出現(xiàn)的各方面問(wèn)題。

（二）構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案的有效關(guān)聯(lián)。檔案信息本身是非常重要的資源，結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的具體特點(diǎn)，我們應(yīng)該做好二者之間的有效關(guān)聯(lián)，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)二者的配合利用，提升檔案資源的利用效率。社會(huì)保險(xiǎn)檔案內(nèi)容十分重要，如果其管理和利用上存在失誤和問(wèn)題，就會(huì)造成很大的影響，對(duì)于廣大人民群眾的利益方面會(huì)造成一定的損害。針對(duì)于此，我們應(yīng)合理分析當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案當(dāng)中電子檔案和紙質(zhì)檔案的具體情況，做好二者之間的轉(zhuǎn)換。針對(duì)紙質(zhì)檔案，可以有步驟、有計(jì)劃、有范圍的對(duì)其進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)化，并進(jìn)行相應(yīng)的歸檔控制和管理。對(duì)于電子檔案，我們可以結(jié)合經(jīng)常利用的內(nèi)容，劃分范圍地進(jìn)行打印，制作成紙質(zhì)檔案進(jìn)行利用，這也有助于提升整體檔案的利用率。另外，圍繞電子檔案和紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，我們也應(yīng)做好備份等方面的管理，保證穩(wěn)妥。

（三）提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍的綜合能力和素質(zhì)。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的開(kāi)展上，面對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的狀態(tài)，我們應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，做好隊(duì)伍的管理，提升隊(duì)伍的檔案管理水平，讓其能夠更好地適應(yīng)電子檔案和紙質(zhì)化檔案管理的工作特點(diǎn)。部分檔案管理人員，其雖然對(duì)于紙質(zhì)檔案具有良好的管理業(yè)務(wù)能力，但是他們對(duì)于電子檔案的管理上沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，操作方面的效率不高，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和問(wèn)題。針對(duì)于此，我們就可以進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)的培訓(xùn)，讓其能夠?qū)τ谙嚓P(guān)技能進(jìn)行更好地掌握，提升其整體的管理水平。另外，在相關(guān)培訓(xùn)方面工作的開(kāi)展上，我們也應(yīng)該對(duì)于培訓(xùn)工作的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，依據(jù)當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和利用等方面的要求和特點(diǎn)，做好相關(guān)調(diào)整，讓培訓(xùn)工作具備更強(qiáng)的針對(duì)性。

（四）混合文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建。為了滿(mǎn)足兩種檔案同時(shí)存儲(chǔ)和管理的要求，我們可以構(gòu)建一個(gè)混合文件管理系統(tǒng)。采取科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓文件管理系統(tǒng)當(dāng)中的文件能夠與不同載體的檔案形成映射。例如，對(duì)于同一文件來(lái)說(shuō)，在不同載體形式的管理上，應(yīng)該具備相同的檔案號(hào)和記錄，同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲(chǔ)地址進(jìn)行分別記錄?；旌衔募芾硐到y(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用能夠滿(mǎn)足兩種檔案共存的需求，同時(shí)在實(shí)際管理上也能夠?qū)τ趦煞N不同載體檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)化的管理和上傳。系統(tǒng)當(dāng)中也可以整合相應(yīng)的借閱和加密等相應(yīng)的功能，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于混合文件的有效管理。而對(duì)于不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型來(lái)說(shuō)，混合文件管理系統(tǒng)本身在應(yīng)用上也可以針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的具體特點(diǎn)，滿(mǎn)足其不同形式化的管理需求，這樣能夠更好地實(shí)現(xiàn)兩種檔案形式的有效共融。另外，在這一文件系統(tǒng)當(dāng)中，其本身也應(yīng)該提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的接口，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)化的管理，對(duì)于檔案的實(shí)際使用情況進(jìn)行有效的控制，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)快速的解決。利用標(biāo)準(zhǔn)化管理結(jié)構(gòu)，也能夠?qū)τ陔娮游募男纬珊捅４孢M(jìn)行規(guī)范化的管理，結(jié)合不同檔案的不同載體采取分類(lèi)管理的標(biāo)準(zhǔn)，確保其日期、全宗號(hào)、文件頁(yè)碼等重要信息和紙質(zhì)檔案相一致。檔案管理人員在進(jìn)行調(diào)用的過(guò)程當(dāng)中，可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接口來(lái)進(jìn)行集成化的管理和調(diào)用，這是提升檔案管理工作開(kāi)展效率的一個(gè)重要的手段。

（五）實(shí)現(xiàn)一體化管理。對(duì)于檔案服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建來(lái)說(shuō)，構(gòu)建一個(gè)一體化的管理平臺(tái)，能夠?qū)τ跈n案文件管理的多元化需求進(jìn)行更好地滿(mǎn)足，同時(shí)也是當(dāng)前電子檔案管理工作開(kāi)展的一個(gè)重要的發(fā)展方向。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理上，我們應(yīng)該深入分析和探討，結(jié)合檔案調(diào)用的多方面需求，滿(mǎn)足其不同資源形式檔案的利用特點(diǎn)。一體化管理平臺(tái)的應(yīng)用，能夠?yàn)橛脩?hù)提供更加便捷的檔案方面的服務(wù)，同時(shí)也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)滿(mǎn)足用戶(hù)遠(yuǎn)程檔案借閱等多方面的需求。用戶(hù)可以隨時(shí)隨地的接入這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中，對(duì)于電子檔案的資料進(jìn)行調(diào)用。借助于權(quán)限管理系統(tǒng)，可以讓用戶(hù)與文件信息更緊密，這樣一來(lái)在用戶(hù)需要借助網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行導(dǎo)航，根據(jù)用戶(hù)角色的不同來(lái)高速、準(zhǔn)確確定為用戶(hù)所需內(nèi)容，這種模式的應(yīng)用也達(dá)成了電子檔案與紙質(zhì)信息檔案的綜合一體化管理。一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在提升了檔案管理效率的同時(shí)，也滿(mǎn)足了用戶(hù)實(shí)際使用過(guò)程當(dāng)中的多方面需求，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平的提升來(lái)說(shuō)是具有推動(dòng)作用的。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作開(kāi)展當(dāng)中，我們應(yīng)該意識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案是長(zhǎng)期并存的狀態(tài)。我們應(yīng)該結(jié)合兩種檔案的具體特點(diǎn)和情況，做好相關(guān)管理工作的調(diào)整，提升檔案工作方面的針對(duì)性和適應(yīng)效果，這樣才能更好地滿(mǎn)足社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開(kāi)展要求，同時(shí)這也是支持我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的一個(gè)必要的舉措。