文/海南大學(xué)檔案館 蔣碧蓉

在黨的十九大報告中，習(xí)近平總書記指出：“人才是實現(xiàn)民族振興、贏得國際競爭主動的戰(zhàn)略資源”。不斷提高人力資源管理的水平，不僅是當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)、提高競爭力的需要，也是一個國家、一個民族、一個單位長期興旺發(fā)達(dá)的重要保證。人力資源管理的重要前提是要獲得完整的、全面的人才信息，而人事檔案就是人才信息的重要載體。本文探討在大數(shù)據(jù)環(huán)境基礎(chǔ)上，人事檔案管理如何更好地服務(wù)于人力資源管理，如何提升在人力資源管理的過程中的檔案材料采集工作。本文中的用人單位是指擁有人事檔案管理權(quán)的企事業(yè)單位。

一、人事檔案和人力資源管理的概念及內(nèi)容

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及獎勵處罰等方面的文件材料，由人事部門或人力資源管理部門屬下的人事檔案室集中統(tǒng)一管理。它們是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，也是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)。

人力資源是指能夠推動整個經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的勞動者的能力。一般情況下人力資源管理也是指使用一系列措施，對人力資源進(jìn)行管理利用的手段，譬如進(jìn)行招聘、培訓(xùn)以及報酬要求等等，對人力資源的管理能夠促進(jìn)組織的正常穩(wěn)定發(fā)展，同時還能夠保證集體與個體利益的發(fā)展，在目前的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，人力資源管理分類有如下幾種，有關(guān)于勞動關(guān)系的管理，有關(guān)于薪酬福利的管理，以及培訓(xùn)方面的管理，績效領(lǐng)域的管理還有則是人力資源規(guī)劃等等。

二、人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用及發(fā)展

（一）人才招聘。招聘就是國家或企業(yè)吸引應(yīng)聘者并從中選拔、錄用企業(yè)需要的人才的過程。求職者可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺了解用人單位公開和透明的招聘信息，了解應(yīng)聘工作崗位對自已的符合程度，尋找恰當(dāng)?shù)钠脚_來施展自身的才華。企業(yè)也可通過網(wǎng)站平臺了解應(yīng)聘者的知識、技能、能力、人格、興趣、偏好，找到適合企業(yè)發(fā)展的急需人才或挑選適合的候選人。招聘成功后，招聘單位的人事檔案管理部門會接收應(yīng)聘者完整齊全的人事檔案材料，這是原始人事檔案材料，它記載應(yīng)聘者基本情況和本人經(jīng)歷、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷、自傳材料，以往工作和學(xué)習(xí)單位對應(yīng)聘者優(yōu)缺點進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的考核材料等等。

（二）人才培訓(xùn)與開發(fā)。員工培訓(xùn)可以提高員工的知識和技能水平，提高他們的工作績效，使用人單位能夠在激烈的競爭中保持自已的人力資源優(yōu)勢和競爭力。用人單位可以根據(jù)自身的實際情況選擇購買或量身定制專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)軟件，或與大學(xué)合作，會針對單位的實際情況開發(fā)網(wǎng)絡(luò)課程，放置于單位內(nèi)部網(wǎng)上，為本單位的員工提供定制的課程學(xué)習(xí)，讓員工隨時隨地學(xué)習(xí)。這個階段最后會生成培訓(xùn)考核的成績、更高層次的進(jìn)修畢業(yè)證明或結(jié)業(yè)證明等文件材料，這些材料都屬于歸檔范圍的人事檔案材料，必須經(jīng)有關(guān)部門審查簽字蓋章后，方能送入人事檔案室歸檔。這些證明材料會與今后的獎勵、晉級提拔等掛鉤起來，屬于本人在用人單位的新建人事檔案材料。它們真實記載員工充實自已、完善自已的成長經(jīng)歷。

（三）人才測評和人員使用。用人單位的人力資源管理部門經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可從人事檔案管理信息系統(tǒng)調(diào)入員工的個人檔案信息：工作具體內(nèi)容、工作成績、人員績效考核、人員崗位、繼續(xù)再教育信息、調(diào)薪調(diào)職信息等各種數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)的各種技術(shù)手段，可以準(zhǔn)確計算出員工能力、工作態(tài)度、忠誠度、進(jìn)取心和出現(xiàn)風(fēng)險的概率，用人單位將社會評價和個人評價相結(jié)合、實地調(diào)查和考試考核相結(jié)合，不斷完善人才選拔機(jī)制。科學(xué)合理的人才競爭選拔機(jī)制，能夠促進(jìn)單位人才素質(zhì)的整體提升，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使單位的各個崗位能夠找到最佳適合的人才，同樣也能夠讓員工找到最合適自已的工作崗位，從而可以不斷增強(qiáng)單位新產(chǎn)品的研究開發(fā)能力、業(yè)務(wù)拓展能力，提高勞動生產(chǎn)效率，節(jié)約材料和能量消耗，降低成本等，使企業(yè)得到長期的可持續(xù)發(fā)展。

（四）績效與薪酬福利管理。人力資源管理部門進(jìn)行績效考核時需要搜集與每個員工的工作狀態(tài)、工作行為、工作結(jié)果等有關(guān)信息，并將其轉(zhuǎn)化為對員工工作的評價，據(jù)此為人力資源開發(fā)與管理提供信息支持。員工只有充分了解自已的工作績效，才能對自已有一個正確的認(rèn)識，逐步在工作中提高。用人單位通過大數(shù)據(jù)的職位分析，可以更準(zhǔn)確地評價出不同職位價值，通過與考核緊密結(jié)合，企業(yè)給不同職位標(biāo)出不同的薪酬金額，員工就可以在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，認(rèn)真地選擇自已最喜歡最能滿足個人需要的薪酬職位，從而也使單位獲取最佳的經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案室管理人員要及時做好每年度或一個階段的績效考核和薪酬變動材料的收集工作，督促人力資源管理部門在規(guī)定期限內(nèi)，把單位簽字蓋章的材料歸入檔案室保存。

（五）職業(yè)生涯規(guī)劃。有關(guān)于職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃方面的問題，還需要結(jié)合自身實際情況進(jìn)行分析，盡量擇取適合自己的發(fā)展路線，可以通過人事檔案信息管理系統(tǒng)，對員工職業(yè)發(fā)展進(jìn)行精準(zhǔn)化的分析，具體方法就是通過分析大量的員工信息資料，通過大數(shù)據(jù)的方式從興趣、專業(yè)、業(yè)績、意愿、職業(yè)規(guī)劃等進(jìn)行人物判定。同時這對于用人單位來說也是一件好事，使用大數(shù)據(jù)的方式能夠更好地發(fā)掘人才，為員工提供更好的職業(yè)生涯規(guī)劃，在招聘時重視應(yīng)聘者的職業(yè)興趣并提供較為現(xiàn)實的發(fā)展機(jī)會。人力資源管理系統(tǒng)在這個階段會產(chǎn)生個人自我評價書和個人定期職業(yè)計劃書，這些文件材料對今后績效與薪酬福利管理、人員測評和使用管理等起著重要參考作用。根據(jù)用人單位需要，也可作為人事檔案材料歸檔保存。

（六）勞動關(guān)系。勞動關(guān)系是人力資源管理中極為重要的一個研究的實踐領(lǐng)域，也是一個法律概念，具有明確的法律內(nèi)涵。如果你與單位簽定了勞動合同、用人單位就有了你的人事檔案管理權(quán)限，單位就必須為你免費(fèi)辦理、保管你的人事檔案。勞動合同是人事檔案材料中重要的材料，它包括勞動者享有諸多法律所賦予的權(quán)利以及企業(yè)如何履行的社會責(zé)任，具體包括工作時間、休息時間、勞動報酬、勞動安全衛(wèi)生、勞動紀(jì)律與獎懲、勞動保險、職業(yè)培訓(xùn)，還包括勞動行政部門與用人單位、勞動者在勞動就業(yè)、勞動爭議和社會保險等方面的關(guān)系。一份科學(xué)合理的勞動合同，有助于發(fā)展健康的勞動關(guān)系，它既能讓勞動者權(quán)利受到保護(hù)，又能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)其基本使命，完成其社會責(zé)任，還能提高企業(yè)的盈利能力。

三、總結(jié)

總之，互聯(lián)網(wǎng)時代，給人事檔案管理和人力資源管理工作帶來了很多的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。人事檔案管理必須抓住機(jī)遇，與時俱進(jìn)，大膽采用各種有用的新思路、新方法，制定并建立起符合實際的、科學(xué)合理的人事檔案管理規(guī)章制度與實施細(xì)則，加快人事檔案資源信息化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案管理現(xiàn)代化，使人事檔案管理從人才招聘引進(jìn)、考核錄用，到年度考核、進(jìn)修學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)、晉職晉級，再到績效評價、勞動關(guān)系等，實現(xiàn)人才信息的全員、全過程、全覆蓋的管理,最終實現(xiàn)人事檔案信息資源與人力資源管理資源共享共用，為單位人力資源部門和各級領(lǐng)導(dǎo)正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供直接依據(jù)和重要參考，讓我們國家早日實現(xiàn)偉大復(fù)興中國夢。