文/國網(wǎng)山東省電力公司電力科學(xué)研究院 王艷玫

通常良好的檔案管理不僅是促進(jìn)電網(wǎng)工程企業(yè)管理規(guī)范化的重要保障，更對電網(wǎng)公司的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，檔案在電網(wǎng)項(xiàng)目管理的各環(huán)節(jié)均發(fā)揮著無可替代的重要作用，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的足夠重視。

一、電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）檔案整體記錄不完整、不規(guī)范。就電網(wǎng)檔案管理工作而言，最突出的問題當(dāng)屬檔案記錄的不完善與不規(guī)范。大多數(shù)電網(wǎng)項(xiàng)目在具體的建設(shè)施工前，因未能提前做好充分的準(zhǔn)備工作，加之前期所考慮的事項(xiàng)步驟以及流程不清晰等問題，致使相關(guān)檔案的記錄亦存在不規(guī)范的問題。對此，為切實(shí)發(fā)揮檔案在電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的積極作用，便必然要對檔案管理體系的完善建設(shè)給予高度重視。與此同時(shí)，針對電網(wǎng)工程的具體建設(shè)過程，企業(yè)應(yīng)就工程的周期、人員分配、具體實(shí)施計(jì)劃等各方面做出相應(yīng)的安排，而在安排以上管理內(nèi)容時(shí)，為確保相關(guān)管理事項(xiàng)均已安排妥善，則需基于檔案所記錄的問題來提前商討解決方案，以此方能在提升人力、物力的運(yùn)用效率同時(shí)達(dá)到節(jié)省資金與資源的目的。

（二）電網(wǎng)檔案記錄的方式單一，沒有根據(jù)實(shí)際的變化作出改變。當(dāng)前，諸多電網(wǎng)企業(yè)因在檔案記錄方面仍舊停留在簡單的文字?jǐn)⑹鰧用娑茨茏龅綄χT如圖像、聲音等檔案資源的及時(shí)更新與記錄，因而使得環(huán)節(jié)流失的狀況十分嚴(yán)重，而無法全面記錄下電網(wǎng)工程項(xiàng)目實(shí)施的全部樣貌，導(dǎo)致企業(yè)日后在管理項(xiàng)目過程中缺乏針對性。因此，為電網(wǎng)項(xiàng)目管理工作提供依據(jù)，需要充分重視檔案管理的作用。當(dāng)然，記錄電網(wǎng)檔案不能僅是憑借傳統(tǒng)的紙質(zhì)工具，而是要配備完整的記錄設(shè)備，諸如畫面的拍攝、影像的記錄以及聲音的收錄等，均需相應(yīng)設(shè)備來達(dá)成相應(yīng)的目標(biāo)，這樣才能夠形成一套相對完整的管理體系。這是企業(yè)發(fā)展的必備基礎(chǔ)，對于整個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展都起到了間接的推動(dòng)作用。

（三）檔案管理人員配備不足不專業(yè)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。當(dāng)前，我國電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理工作人員，因大多數(shù)電網(wǎng)企業(yè)并未將之視作自身的主營業(yè)務(wù)，因而也未能為其配備專業(yè)的檔案管理人員。其中，因電網(wǎng)企業(yè)所參建的項(xiàng)目不僅規(guī)模巨大，且還涉及諸多參建單位，也這預(yù)示著項(xiàng)目的開展過程將有大量檔案產(chǎn)生，這表明了檔案管理工作需得到多部門的協(xié)助方能確保理想的開展效果。但就電網(wǎng)企業(yè)當(dāng)前的檔案管理人員而言，非本專業(yè)人員承擔(dān)檔案管理職責(zé)的狀況顯然無法滿足檔案管理要求。

（四）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。由于大多數(shù)電網(wǎng)企業(yè)在前期簽訂的合同協(xié)議中并未能針對檔案的歸檔時(shí)間、數(shù)量以及質(zhì)量等方面提出明確要求，因而使得檔案歸檔工作的完成通常較為滯后。不僅如此，因部分管理人員本身并不具備較強(qiáng)的規(guī)范意識，使得大量的項(xiàng)目前期文件未能得到及時(shí)的移交與歸檔，諸如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說明書、立項(xiàng)文件以及合同等。除此之外，檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象在電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理工作中極為常見。由于大多數(shù)檔案管理人員本身并不具備良好的歸檔意識與能力，因而使得檔案管理工作的具體開展非但未能做到對不同保管期限與類型的文件予以正確分類，而且各卷文件的具體命名亦極不規(guī)范，這便對后續(xù)的檔案使用造成了極大的困難，也因此而降低了檔案的使用效能。

二、新形勢下做好電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。為確保項(xiàng)目檔案管理體系的合理構(gòu)建，則必然要以我國的法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，因此方能讓項(xiàng)目檔案管理工作的開展做到有章可循。當(dāng)然，在此過程中，企業(yè)需將檔案管理的相關(guān)工作納入企業(yè)的工作計(jì)劃中，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在議事日程中須將之納入其中，以此方能引起各崗位職工的足夠重視，繼而切實(shí)提升檔案管理工作的開展質(zhì)量。當(dāng)然，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，有助于解決項(xiàng)目檔案管理過程中的實(shí)際問題，如基于過往，因企業(yè)職工普遍對檔案管理工作的不重視，因而使得檔案管理工作開展時(shí)雜亂無章；引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視后，員工亦將在無形之中約束自身行為，這對檔案管理的集中化、系統(tǒng)化以及電子化發(fā)展而言無疑將起到良好的促進(jìn)作用。

（二）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。任何企業(yè)于任何時(shí)期均需對相關(guān)人員的培養(yǎng)工作給予足夠重視，以此方能為相關(guān)崗位工作的順利開展提供支撐。電網(wǎng)企業(yè)檔案管理崗位亦是如此。但要切實(shí)培養(yǎng)出更多的專業(yè)人才來促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，則檔案管理部門亦需結(jié)合當(dāng)下的時(shí)代背景來對檔案管理人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)，以切實(shí)提升檔案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人員更好地服務(wù)于檔案管理工作，繼而確保檔案資源價(jià)值得以充分、有效地發(fā)揮。與此同時(shí)，基于如今這種信息化時(shí)代，雖然信息化成為了檔案管理工作發(fā)展之必然，對在具體推行過程中，檔案信息的安全問題也將備受考驗(yàn)。因此，為確保檔案信息的安全可靠，要在推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)同時(shí)加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，以避免檔案信息遭到惡勢力的攻擊而導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）加強(qiáng)檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)項(xiàng)目的建設(shè)過程通常還涉及諸多的參建單位，因此，為保證理想的安全整理質(zhì)量，則需得到各部門及相關(guān)參建單位的通力協(xié)作。除此之外，在簽訂項(xiàng)目合同時(shí)，雙方也應(yīng)針對檔案管理的相關(guān)事項(xiàng)作出明確規(guī)定，諸如參建單位需按照合同約定的時(shí)間完成檔案交易工作。倘若項(xiàng)目文件移交之后，則雙方需根據(jù)合同約定來執(zhí)行相關(guān)條例。與此同時(shí)，為保證檔案管理的規(guī)范化，各參建主體還應(yīng)約定好檔案的組合與規(guī)則，并確保手續(xù)的完整，以此方能進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，繼而確保所形成檔案能可在日后得到充分、有效的運(yùn)用。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享?；谌缃襁@種信息化時(shí)代，針對檔案管理的信息化建設(shè)也必將成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。對此，為促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，電力企業(yè)務(wù)必由以下幾方面入手：首先，加大對檔案管理信息化的資金投入。檔案管理的信息化發(fā)展過程必然需要依托于先進(jìn)信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的支持，故足夠的資金投入方能保證檔案管理信息化建設(shè)的有效性。其次，要對檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)給予高度重視。電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理信息化必然要基于相應(yīng)人才的支撐，因此，建立一支高水平的信息化人才隊(duì)伍亦是提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作開展的關(guān)鍵。最后，需加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，以方便企業(yè)利用檔案信息資源，繼而彰顯企業(yè)檔案管理工作的重要作用與價(jià)值。

總之，檔案管理工作對電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展無疑是至關(guān)重要的。對此，為切實(shí)維護(hù)檔案管理工作的有序發(fā)展，則電網(wǎng)企業(yè)相關(guān)部門除了需注重將信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作外，尚需對信息技術(shù)的實(shí)用安全給予高度重視，如此方能在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，確保檔案信息資源作用得以最大限度發(fā)揮。