文/甘肅省定西公路局 李紅紅

事業(yè)單位是我國為公眾服務(wù)進行公益活動的主要單位，而檔案則是在工作過程中所產(chǎn)生的一些資料和數(shù)據(jù)的文件。認真整理研究檔案文件，有利于了解事業(yè)單位的工作狀況、人才管理等等，從而為下一階段的工作指明目標。但是當前我國事業(yè)單位檔案管理過程中仍然存在許多缺陷，主要包括：對檔案管理不重視、檔案管理方式陳舊、檔案管理人員素養(yǎng)有待考量。因此我們應(yīng)該加強對事業(yè)單位檔案管理的重視，采用先進的方法進行管理，優(yōu)化管理人員隊伍。但目前我國事業(yè)單位檔案管理工作沒有一個規(guī)范來制約，在檔案管理過程中出現(xiàn)了很多的問題，急需改革來解決這些問題。

一、當前事業(yè)單位檔案管理的缺陷

（一）事業(yè)單位對檔案管理不重視。很多事業(yè)單位由于工作繁忙，都忽視檔案的管理，在處理完近期的工作任務(wù)后，總認為本階段的任務(wù)完成了可以不用去管它了，應(yīng)該認真準備下一階段的工作任務(wù)，從而造成了對于上一階段的工作材料和總結(jié)只是隨意擺放在檔案室。同時由于單位之間的競爭激烈，很多單位認為工作重心應(yīng)該放在業(yè)務(wù)上面，這樣才能夠體現(xiàn)本單位的工作質(zhì)量突出，讓本單位能夠在眾多事業(yè)單位當中脫穎而出。有的時候由于單位的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會造成檔案管理不完善。

（二）檔案管理方式陳舊。有的事業(yè)單位雖然會對檔案進行管理，但是管理的過程中仍然是沿用老套的管理辦法，只是利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質(zhì)標簽對其進行歸類，因此我們經(jīng)常見到很多單位的檔案室非常陰暗潮濕，有的年代久遠的檔案都已經(jīng)出現(xiàn)了破損，這不利于工作人員對檔案的查找。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大降低了管理的效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待考量。很多單位對檔案的管理都是讓員工利用空閑時間進行管理，或者聘請社會上的兼職人員，認為檔案管理只是需要對其進行整理就好，不需要聘請專業(yè)人才，但是非專業(yè)人員的工作能力不高、工作熱情低下，這也是造成很多事業(yè)單位檔案管理不完善的主要原因。當由于某項工作需要查找以前的檔案時，由于檔案管理人員辦事能力的不足，就會導致花費大量的時間在檔案管理上面，大大降低了工作效率。

二、檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

新形勢下隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及事業(yè)單位之間的競爭激烈，我們必須要改進對檔案的管理，要結(jié)合數(shù)字化信息來進行檔案管理。

（一）信息時代以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代數(shù)字的出現(xiàn)。在日常生活中，我們出門只需要一部手機就可以實現(xiàn)購物、乘車、旅游、導航等功能，無現(xiàn)金的社會已經(jīng)到來，體現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸淘汰。我們在檔案管理的過程中，如果一直沿用老套的紙質(zhì)數(shù)據(jù)的管理，必然會造成由于年代久遠而破損的現(xiàn)狀。如果我們將數(shù)據(jù)導入互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫上通過互聯(lián)網(wǎng)檢索所需要的檔案資料，不僅方便快捷而且還有利于檔案的保存。因此，采用信息化手段對事業(yè)單位檔案進行管理是順應(yīng)時代信息技術(shù)發(fā)展的必然要求。

（二）事業(yè)單位體制改革的必然要求。當前我國的事業(yè)單位正是處于改革時期，我們要對一些事業(yè)單位進行改革，就必須要查閱這個事業(yè)單位以前的工作報告和發(fā)展歷程，以便更加高效地完成改革。如果沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，必然會對改革帶來阻礙，當我們結(jié)合信息化進行檔案管理時，改革管理人員可以根據(jù)工作的實際情況運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查閱相關(guān)資料，了解單位的發(fā)展歷程，大大加快改革的進程。因此，采用信息化手段對事業(yè)單位的檔案進行管理是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然要求。

（三）傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下。大家都知道，在信息化時代以前的檔案管理都是通過人工管理紙質(zhì)檔案的方式進行，需要定期去維護和保養(yǎng)檔案，需要花費大量時間去整理檔案，隨著時間的推移檔案越來越多，檔案管理工作也越來越復(fù)雜化，而且在查閱檔案過程中耗時巨大，同時由于環(huán)境的影響，檔案會造成不同程度的損害。在生活節(jié)奏越來越快的今天，人工管理紙質(zhì)檔案的方式顯然不能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，因此必須摒棄傳統(tǒng)管理模式，通過結(jié)合信息技術(shù)對檔案進行管理。

三、新形勢下檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革

（一）加強對檔案數(shù)字化管理模式的建設(shè)。為了加快事業(yè)單位檔案管理的效率，我們應(yīng)該建立數(shù)字化檔案管理模式。當前，最具有代表性的數(shù)字化管理模式包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認證技術(shù)等，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案資料后可以有效實現(xiàn)對檔案的長久保存，實現(xiàn)檔案資料的實時更新、整合、補充和查閱等。檔案資料作為事業(yè)單位的發(fā)展歷程資料和工作報告，對檔案進行數(shù)字化建設(shè)可以有效為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）加強對檔案自動化管理模式的建設(shè)。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化改革，我們必須要將自動化管理模式滲透其中。當前我國最常見的自動化技術(shù)主要包括：數(shù)碼掃描識別、二維碼識別、電子標簽、OCR識別以及指紋識別技術(shù)等。通過將自動化技術(shù)滲透于事業(yè)單位的檔案管理中，管理人員可以實現(xiàn)對檔案的信息化管理，主要包括：檔案數(shù)據(jù)信息的自動搜集、自動整理、自動篩選、自動檢索以及關(guān)鍵詞的自動提取等，從而高效找到自己所需要的檔案資料。自動化檔案管理模式運用于事業(yè)單位的檔案管理，可以高效實現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

（三）加強對檔案互動化管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，每一個檔案只是用一個檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導致檔案之間缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，檔案之間互動交流有利于事業(yè)單位工作人員將不同時期的工作進行對比研究，以便于發(fā)現(xiàn)工作中的不足和哪些地方是長期以來一直犯的錯誤，同時通過比較不同的工作人員的檔案，有利于事業(yè)單位的人事篩選與調(diào)動。

四、結(jié)語

隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式的弊端已經(jīng)逐漸體現(xiàn)了出來，為了讓事業(yè)單位的檔案管理更加高效有序進行，我們必須采用信息化技術(shù)對檔案管理進行改革，結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動化、信息化的管理，實現(xiàn)檔案長久的保存，隨時提取以及不同檔案之間的信息交流，從而提升事業(yè)單位的工作效率。所以，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行創(chuàng)新，能夠確保事業(yè)單位服務(wù)水平的提升，保障事業(yè)單位良好運轉(zhuǎn)。但是如何讓信息技術(shù)更好地滲透于事業(yè)單位的檔案管理當中來呢？這就需要我們事業(yè)單位工作人員查閱相關(guān)文獻，積極吸收國內(nèi)外先進的檔案管理辦法，讓信息技術(shù)更好地滲透于事業(yè)單位的檔案管理。