文/天津市南開區(qū)疾病預(yù)防控制中心 錢曉姝

隨著全球一體化的加速，我國經(jīng)濟發(fā)展取得了很大的進(jìn)步，近幾年中小企業(yè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，給我國的經(jīng)濟有效助力，但是受世界經(jīng)濟形勢及美國貿(mào)易戰(zhàn)的影響，企業(yè)發(fā)展所面臨的壓力越來越大，成本壓力、市場壓力、企業(yè)內(nèi)部管理壓力，各方面的壓力使得財務(wù)管理的重要性越來越凸顯出來。財務(wù)工作從原本的記賬、算賬、報賬中掙脫出來，更側(cè)重于對企業(yè)經(jīng)營的指引。

財務(wù)檔案作為企業(yè)運營過程落在實處的體現(xiàn)，在整個財務(wù)管理過程中的重要性逐漸加大，財務(wù)檔案管理已不同于往日對財務(wù)憑證、報表、各類稅收申報表的存檔這個狹義的定義，更多的側(cè)重于整個經(jīng)營管理層的信息存檔，人事資料、價格檔案、涉外合同、成本數(shù)據(jù)等，均屬于整個財務(wù)檔案管理的范疇。如何有效進(jìn)行檔案管理，并將檔案信息合理運用，使得企業(yè)有效掌握經(jīng)濟運營的相關(guān)數(shù)據(jù)，至關(guān)重要，這也是提高企業(yè)財務(wù)管理水平的有效途徑。

一、目前財務(wù)檔案管理問題和現(xiàn)狀

雖然財務(wù)檔案管理與財務(wù)管理的相關(guān)性越來越強，但大多數(shù)企業(yè)對檔案管理還停留在以往水平，認(rèn)為財務(wù)檔案就是財務(wù)憑證、報表、各類稅收申報表等常規(guī)財務(wù)檔案，財務(wù)檔案管理工作也存在一些問題，現(xiàn)將其現(xiàn)狀及問題結(jié)合說明，主要如下：

（一）財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不充分。受傳統(tǒng)企業(yè)管理的模式限制，大多數(shù)企事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理的重要性未有充分認(rèn)識，在進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作過程中，僅僅考慮紙質(zhì)檔案保管層面的問題，未能將財務(wù)管理工作與財務(wù)檔案管理相結(jié)合。檔案毀損丟失現(xiàn)象較為常見，使單位丟失了很多數(shù)據(jù)資料，對整體業(yè)務(wù)的評估缺乏支撐力，同時檔案只是形式上的歸檔儲存，未根據(jù)資料內(nèi)容與可使用方向進(jìn)行歸檔及數(shù)據(jù)匯總，造成了數(shù)據(jù)真正意義上的“閑置”，這對企業(yè)來說是最可惜的地方。

（二）財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。縱觀目前大多數(shù)企業(yè)，負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的人員多為最基礎(chǔ)的會計人員，很多單位甚至還是由會計人員兼任，沒有專職的檔案管理人員，所以造成企事業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理較為隨意，沒有規(guī)范的歸檔流程和提檔流程，同時也沒有與實際業(yè)務(wù)相匹配的檔案管理信息系統(tǒng)，在實際業(yè)務(wù)過程中，受限于人員的業(yè)務(wù)水平，很多問題制約財務(wù)檔案管理，無法對整體財務(wù)管理工作產(chǎn)生積極的力量。很多檔案管理人員的責(zé)任心不夠，也給工作造成了一定的負(fù)面影響。

（三）財務(wù)檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)定和流程，財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財務(wù)檔案管理工作并不僅僅是設(shè)置一個檔案室配備檔案管理人員進(jìn)行管理就可以的，檔案管理是一項較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，資料歸檔和資料提取都需要相應(yīng)的規(guī)范和操作流程，資料的歸檔時間、歸檔內(nèi)容、提報人、檔案提取的有效條件、檔案借閱與歸還等相關(guān)工作都是需要一套嚴(yán)格的“操作規(guī)程”來制約的，檔案管理室不同于圖書室與閱覽室，在整個工作過程中要嚴(yán)格按照制度來進(jìn)行，做到“有規(guī)可依”“有規(guī)必依”，現(xiàn)在很多單位沒有規(guī)范的檔案管理規(guī)定，或者即使有規(guī)定也形同虛設(shè)。很多單位設(shè)置檔案管理部門的時候，并沒有考慮企業(yè)的實際需求，只是為了儲存檔案而設(shè)立這樣一個部門，這就致使財務(wù)管理與檔案管理相脫節(jié)，不能實現(xiàn)財務(wù)檔案有效數(shù)據(jù)的提取。

二、規(guī)范財務(wù)檔案管理，提高財務(wù)管理水平的措施

財務(wù)檔案管理對財務(wù)管理水平的影響自是不言而喻，如何通過有效的檔案管理工作提升財務(wù)管理水平主要有幾點。

（一）重視財務(wù)檔案管理工作。思想決定意識，意識直接影響行為，只有真正認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性，才會通過切實措施來改善其管理效果。單位的一把手要對財務(wù)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識，才能帶頭將這項工作落到實處，起到帶頭作用。對財務(wù)檔案的重視程度，從側(cè)面可以反映對財務(wù)數(shù)據(jù)的重視度，一把手對財務(wù)檔案管理的重視，能夠在財務(wù)部范圍內(nèi)營造較為積極的工作氛圍，同時可以提升其他部門的配合度。同時一把手也要對財務(wù)檔案管理工作提出自己的要求，一把手或者總經(jīng)理對整個企業(yè)的運營負(fù)責(zé)，需要強有力的數(shù)據(jù)支撐才能作出有效的判斷，帶動企業(yè)快速發(fā)展，而這些數(shù)據(jù)都是財務(wù)檔案的范疇。

（二）從根本上提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。目前企業(yè)大多數(shù)從事檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)水平不高，這個崗位的設(shè)定本身技術(shù)含量就較低，薪酬匹配也較低，因此多半是非專業(yè)人士從事檔案管理工作。又加之對其缺乏有針對性的培訓(xùn)，所以檔案管理工作與管理需求想脫節(jié)。想要改善這種情況，改變意識是第一步，其次要引入較為專業(yè)的檔案管理人員，同時對原有從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使之能夠同企業(yè)一起進(jìn)步。另外財務(wù)部門作為檔案的直接輸出者，在輸出數(shù)據(jù)與資料時，就應(yīng)該有一個科學(xué)合理的模型，協(xié)助檔案管理人員將這項工作做好。另外可以建立相應(yīng)的人員激勵考核制度，使得該崗位人員具有危機感和學(xué)習(xí)的緊迫感，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平，同時企業(yè)間可以組織交流或者參觀學(xué)習(xí)，對實際業(yè)務(wù)中較好的檔案管理方式予以共享。

（三）提高對財務(wù)檔案管理的信息化水平。隨著我國科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)以及信息化時代的到來，企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)信息化的潮流，更多的運用新的技術(shù)和方法。完善對會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，這有利于財務(wù)管理人員更加方便地去管理數(shù)據(jù)，同時也要注意好對會計電算化系統(tǒng)的定時更新，利用更多的信息化專業(yè)知識，來提高財務(wù)檔案管理工作的效率。另外，加強對財務(wù)檔案的保障工作，可以利用移動硬盤去對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，也要加強對檔案管理庫房的建設(shè)，以提高對財務(wù)檔案管理的信息化水平。

（四）提高財務(wù)檔案管理的規(guī)范性，建立科學(xué)的檔案管理機構(gòu)。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作也是如此，需要制定嚴(yán)格的管理制度和流程，對歸檔與提檔工作作出明確的要求，確保資料及時歸檔，不能因為業(yè)務(wù)借閱造成資料的缺失，資料的借調(diào)時間給與明確，資料丟失毀損的相應(yīng)獎懲制度也應(yīng)該落實。另外還需要借助信息技術(shù)的發(fā)展來提升檔案管理的準(zhǔn)確率和處理速度，隨著云技術(shù)的不斷普及，現(xiàn)在的檔案管理，更側(cè)重于電子檔案的保管，因為電子檔案查找容易，傳輸速度快，易于進(jìn)行處理，但是在管理過程中一定要注意信息的保密性。對于檔案管理機構(gòu)的設(shè)置，企業(yè)要根據(jù)自己的規(guī)模和需求進(jìn)行設(shè)定，切不可人云亦云，造成部門虛設(shè)。

我國企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理都存在不同程度的問題，但是值得欣慰的是財務(wù)檔案管理工作的重要性已經(jīng)得到共識，切實做好檔案管理工作，對于財務(wù)管理的提升大有裨益，相信各級企事業(yè)單位都會落實實際工作，促進(jìn)財務(wù)管理水平的提升。

三、總結(jié)

總而言之，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，要想規(guī)范財務(wù)檔案管理來提高財務(wù)管理的水平，就要充分認(rèn)識到其存在的現(xiàn)實問題，重視財務(wù)檔案的管理工作，并通過思考實踐以及利用信息技術(shù)去解決這些問題，提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高財務(wù)管理的水平。