文/湖南省湘潭電機股份有限公司 雷玲玲

聲像檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光（磁）盤等歷史記錄，它是人類掌握聲像技術(shù)后產(chǎn)生的新的信息和傳播載體，是每個單位全宗檔案的重要組成部分，是經(jīng)濟社會發(fā)展中形成的珍貴資料。但是，聲像檔案管理目前存在著許多問題，直接影響了對它的有效利用。

一、聲像檔案管理中的問題

（一）完整性問題。聲像檔案的完整性不僅體現(xiàn)在數(shù)量上，也體現(xiàn)在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上。聲像資料的產(chǎn)生涉及面廣人多，一些部門和個人不愿將聲像資料歸檔，難以實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，數(shù)量上沒有做到齊全完整；在內(nèi)容方面，反映一個問題的全部聲像資料很難齊全；歸檔材料的格式結(jié)構(gòu)不符合要求，有些圖片沒有說明文字、攝影者、背景信息。

（二）可用性問題。聲像檔案是以感光、磁性材料為載體，以圖片、圖像、聲音的形式記載事件的檔案，由于載體的特殊性，保管難度大，加上技術(shù)的推陳出新，計算機軟硬件環(huán)境的頻繁升級，聲像檔案在其保管過程中必須不斷遷移技術(shù)環(huán)境，由此帶來了遷移過程的安全性以及遷移后聲像檔案的真實有效性問題。如何確保不同生成環(huán)境、不同技術(shù)平臺上聲像資料的可讀、可用，是聲像檔案保管利用的一大難題。

（三）可控性問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，聲像檔案的保護遭遇了前所未有的挑戰(zhàn)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，聲像資料處于一個充滿著威脅、風險的空間，黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)竊聽、程序漏洞、病毒危害、操作失誤等均可能造成失密、篡改和非法利用，相對紙質(zhì)材料，聲像資料保管要求更高，因而必須采取更為嚴密、可靠的安全保護措施。

二、聲像檔案管理策略

（一）實行“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的管理策略。要一手抓防范，一手抓治理，在積極實施主動性防御的基礎(chǔ)上，對因歷史原因或不可抗因素而造成的受損聲像檔案、瀕危檔案開展搶救性保護與修復(fù)，避免這些聲像檔案的狀況進一步惡化，提前防范，化解各種風險，避免可能發(fā)生的安全問題，最大限度減少檔案丟失、失真、失密可能帶來的損失。主動防御就是要建設(shè)高質(zhì)量的檔案庫房，實施異地異質(zhì)多套備份，采取先進的技術(shù)手段控制對檔案的訪問利用。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都可能導(dǎo)致整個安全體系的崩潰，帶來災(zāi)難性的后果。因此，既要保證傳統(tǒng)載體檔案的安全，又要維護數(shù)據(jù)的安全。

（二）堅持“人防、物防、技防相結(jié)合”的管理原則。要強化安全意識，建立健全相關(guān)管理制度，制定一套從聲像材料產(chǎn)生、收集、歸檔到移交的嚴格制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

1.制定聲像檔案的歸檔范圍。聲像檔案的歸檔范圍應(yīng)包括各單位的主要職能活動和重要工作成果；領(lǐng)導(dǎo)和著名人物的重大活動；重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的記錄；地理概貌、基本建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風光、民間風俗和著名人物等具有保存價值的聲像資料。

2.逐年完成聲像檔案的歸檔整理。要按照國家檔案局頒布的《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》和國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局頒布的《照片檔案管理規(guī)范》，遵循保持聲像檔案有機聯(lián)系、方便保管利用的原則，按照載體、類別、保管期限等要求，每年做好聲像檔案的分類、排列、編號、編目等整理工作。歸檔后的照片檔案應(yīng)包括紙質(zhì)照片和電子數(shù)碼照片兩種載體，歸檔后的錄音、錄像檔案應(yīng)包括音頻文件或視頻文件。

3.按時做好聲像檔案的交接工作。屬于移交范圍的聲像檔案每年11月底前向單位檔案部門移交，任何部門和個人不得據(jù)為已有。移交聲像檔案時，要提供紙質(zhì)目錄和電子目錄各一份，填寫好檔案移交文據(jù)（一式兩份）。檔案部門要做好聲像檔案的接收檢驗工作，辦好接收手續(xù)，對檢驗不合格的，要退回重新整理。

（三）采用“因材而異”的管理技術(shù)。對不同載體的聲像檔案進行不同的技術(shù)管理。

1.照片的管理。照片可分為膠卷照片、底片和數(shù)碼照片三種。對膠卷照片可過塑存入檔案專用相冊保管，也可利用掃描儀進行掃描后用JPG格式保存在電腦中。底片用專用的底片相冊進行保管。對已霉變又沒有照片的底片要進行搶救性沖擴或利用底片掃描儀進行掃描成像處理，儲成JPG格式安全保管。照片檔案數(shù)據(jù)存儲經(jīng)歷了內(nèi)存儲、外存儲、數(shù)據(jù)庫存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲多個階段。最安全的方法就是備份存儲。將照片檔案數(shù)據(jù)儲存到耐久性好的載體上，至少一式兩套，一套封存、一套供查閱利用。照片輸入電腦后，利用移動硬盤或內(nèi)存較大的U盤進行備份，以防電腦病毒或電腦故障而清毀照片，存檔照片達到一定數(shù)量后，再刻錄保存。

2.錄像帶的管理。錄像帶由磁性材料構(gòu)成，隨著時間的推移，磁性材料會自然消磁，也會霉變，這給安全保管帶來了困難。首先，對霉變的錄像帶進行除霉，方法是找一個老式的倒帶器，翻開像帶前蓋，輕輕的挑出像帶，用廢舊干凈柔軟布條裹好，然后開始均速轉(zhuǎn)動倒帶器，使整個模擬錄像帶在裹好的柔布中過一次，按上術(shù)步驟重復(fù)幾次，霉變的像帶就基本可用了。其次，把可用的錄像帶放入錄像機或攝像機，利用影像軟件Adobe Premiere Pro或Ulead VideoStudio進行AVI格式錄制，將以前的模擬信號變成數(shù)字信號。最后，刻錄保存或備份保存。

3.光盤的管理。光盤是通過光學(xué)形式將各種信息在聚碳酸酯塑料層上存貯與閱讀的方式。光盤材料會不可避免地退化，要通過各種技術(shù)方法來控制材料退化的速度。光盤長期保存的主要途徑是定期復(fù)制或數(shù)據(jù)遷移，定期復(fù)制光盤，信息就能無限期保存下去。

4.錄音的管理。歷史上的機械錄音機錄制的信號都是模擬信號，隨著時間的推移，錄音帶會自然消磁。應(yīng)利用電腦把模擬信號轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號進行安全儲存。操作方法是，將機械錄音機錄制的聲音通過錄音機播放，用電腦的麥克風或數(shù)碼錄音筆進行復(fù)錄，使之成為數(shù)字信號。然后，刻錄保存或備份保存。

三、聲像檔案的開發(fā)利用

聲像檔案具有真實性、生動性、美感性特點，在宣傳教育、知識傳播、科學(xué)研究、藝術(shù)欣賞和歷史憑證等方面具有重要作用。

（一）提高聲像檔案數(shù)字化水平。要按照國家相關(guān)標準，分期分批有計劃地開展聲像檔案數(shù)字化工作，有條件的單位可將整理后的數(shù)字聲像檔案上傳到檔案管理軟件系統(tǒng)，方便管理和利用。檔案部門要主動收集、接收和保管數(shù)字檔案，確保聲像檔案安全、完整、可靠。

（二）加強聲像檔案利用平臺建設(shè)。檔案管理部門要加強聲像檔案利用工作的技術(shù)指導(dǎo)，在確保安全、保密的前提下，積極利用網(wǎng)絡(luò)、媒體和政務(wù)服務(wù)大廳等平臺和窗口，促進聲像檔案傳播和利用。

（三）積極開放利用聲像檔案。檔案工作者有促進檔案利用的職責。在遵循法規(guī)制度、確保安全和隱私的前提下，運用多種方法，讓一些生動形象的歷史圖片、聲頻、視頻廣為人知，這些方法包括互聯(lián)網(wǎng)與網(wǎng)絡(luò)出版物、印刷資料、公共項目、商業(yè)媒體以及教育和推廣活動，通過印刷品、數(shù)字產(chǎn)品、機構(gòu)網(wǎng)站或與外部的出版合作項目等方式，主動將公眾普遍感興趣的館藏提供利用，增加人們對檔案的了解。

做好聲像檔案管理工作，是信息時代的必然要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。我們要高度重視，充分認識做好聲像檔案工作的重要意義，充分發(fā)揮聲像檔案的資訊功能，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。