文/吉林省人民醫(yī)院 張鳳娟

傳統(tǒng)的方式保存整理醫(yī)院的檔案會造成檔案的信息比較混亂，沒有條理性，如果我們運(yùn)用合理的科技手段對檔案加以整理，就會讓醫(yī)院的檔案在內(nèi)容上較為規(guī)整，對以后的尋找或者提取都會節(jié)省很多的時間，簡化很多的流程。所以，對醫(yī)院的檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)十分必要。

一、關(guān)于醫(yī)院檔案信息化的概述

醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)，就是對醫(yī)院保存的紙質(zhì)版文書檔案以及醫(yī)院的信息檔案進(jìn)行整理歸納到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算功能和發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最終達(dá)到醫(yī)院檔案資源的共享化。讓醫(yī)院檔案信息具有更加智能自動化的操作方式，可以對醫(yī)院檔案信息化管理提供必要的基礎(chǔ)條件，包括系統(tǒng)的安裝和信息化的范圍，與檔案有關(guān)的制度的制定，擴(kuò)展到對醫(yī)院檔案信息建設(shè)的人才引進(jìn)等各個方面，都會對醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)有一定的影響。

二、醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀

如果醫(yī)院對電子文件的調(diào)取功能較弱會導(dǎo)致文檔容易丟失，存在無法查找的問題。目前，醫(yī)院的電子檔案最常見的問題是存在極易丟失的問題。發(fā)生的原因是在實(shí)際工作中，操作者在操作的過程中對電子文件采取人為的修改，造成了電子文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性有所變化。如果醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，也會造成文檔的丟失。

另一個問題是醫(yī)院對檔案管理系統(tǒng)沒有規(guī)范的制度和標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中各個檔案種類多樣，醫(yī)院在這個時候缺少管理系統(tǒng)的軟件，甚至在管理系統(tǒng)方面沒有十分明確的標(biāo)準(zhǔn)。

從現(xiàn)在的狀況不難看出，我們對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺也沒有起到很好的維修保護(hù)作用。有人認(rèn)為，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)在很大程度上不確定因素十分大，所以在復(fù)雜程度上也就高于其他單位。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面，整個系統(tǒng)的兼容性較弱，容易受到外界環(huán)境的干擾和侵犯。現(xiàn)如今每個醫(yī)療機(jī)構(gòu)中都缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的歸納與整理受到阻礙。由于部分網(wǎng)絡(luò)管理人員缺乏專業(yè)的知識去維護(hù)我們的信息化檔案，當(dāng)外界病毒醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊時，沒有積極的應(yīng)對措施和專業(yè)的操作素養(yǎng)，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。

醫(yī)院各種檔案材料的內(nèi)容質(zhì)量不太完善，醫(yī)院許多檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，同時在檔案中能較詳細(xì)地反映大概情況的多，真正反映細(xì)節(jié)情況的少，尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述的少，內(nèi)容的缺乏顯空洞，導(dǎo)致實(shí)際情況和檔案要求十分虛無，這樣就無法全面公正地評價某份檔案的真實(shí)情況。在醫(yī)院檔案信息化的管理當(dāng)中，我們可以深入分析研究，一些傳統(tǒng)的思想與觀念深刻影響著醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)，無法擺脫這種傳統(tǒng)觀念的束縛，無法做到真正意義上的醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，單純地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的歸納與整理也無法實(shí)現(xiàn)智能化的檔案信息化建設(shè)，必須要在設(shè)備以及人員配比方面充分配合，才能在真正意義上實(shí)現(xiàn)我們醫(yī)院對于檔案的信息化管理，在信息化建設(shè)方面才能真正做到領(lǐng)先于其他機(jī)構(gòu)。

三、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)

（一）我們要加大對電子文件的監(jiān)督管理力度。我們要針對加大對醫(yī)院電子文件監(jiān)管的重視程度，徹底杜絕因人為的改動而造成醫(yī)院檔案信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作的了解，只有了解才能提高對信息化建設(shè)的重視程度。實(shí)現(xiàn)對檔案信息化的建設(shè)，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過程中的相對成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院綜合實(shí)力和提高醫(yī)院運(yùn)作效率的重要作用。我們也要讓每一位工作人員明白，醫(yī)院的檔案是極其重要的，一旦出現(xiàn)丟失與管理不當(dāng)，造成的后果是十分嚴(yán)重的。

（二）在制定管理制度方面，我們要按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格制定，也要在實(shí)際行動中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)去施行。在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，要想達(dá)到對有限的信息資源的共享，就必須以標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度作為信息化運(yùn)行的前提條件。通過科學(xué)合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠保持在先進(jìn)的水平穩(wěn)定地發(fā)展。我們可以通過醫(yī)院的檔案管理部門，對醫(yī)院的所有電子文件負(fù)責(zé)，在進(jìn)行制度的設(shè)定時，我們可以從各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料的過程出發(fā)，通過對自動化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度的運(yùn)用，保證對電子文件在處理過程中具有較高的可實(shí)施性。我們也應(yīng)該制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范，就可以對在管理軟件的選擇上使用兼容性以及應(yīng)用性相對都比較好的軟件，對軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)也應(yīng)該有一定的標(biāo)準(zhǔn)，以此來達(dá)到進(jìn)一步的規(guī)范化。

（三）在提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)上，我們也要制定適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)措施。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院的綜合實(shí)力方面發(fā)揮有著很大的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境也越來越復(fù)雜，對于管理檔案信息資料的工作人員也是一個極大的考驗(yàn)，它考驗(yàn)著工作人員的耐心和專業(yè)素養(yǎng)。所以每一個醫(yī)療機(jī)構(gòu)都應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展的趨勢，積極加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人才的培訓(xùn)措施，通過定期以及不定期的方式，對醫(yī)院的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，我們也應(yīng)該加大管理醫(yī)院的每一個部門，各司其職，提高專業(yè)化的工作素養(yǎng)。這樣才能在檔案管理的工作中，根據(jù)各個科室的實(shí)際情況提供有針對性的檔案服務(wù)。

加強(qiáng)對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的保護(hù)與管理也是我們的有效手段之一。防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或各種黑客所攻擊而造成重要資料的泄漏，是我們的主要檔案管理工作之一，我們醫(yī)院應(yīng)該按照各類資料的類型及其保密級來對其進(jìn)行安全層次分類，資料文檔的綜合價值決定了這份檔案的加密等級。首先對檔案進(jìn)行等級的大概劃分，再根據(jù)文件層次分類的不同對用戶設(shè)置訪問權(quán)限。對于檔案信息管理，我們的醫(yī)院工作人員還應(yīng)對醫(yī)院的敏感信息進(jìn)行同步的監(jiān)控，定期對檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行仔細(xì)的檢測，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。我們?nèi)绻跈n案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全方面能有進(jìn)一步的安全保證，醫(yī)院的管理者可以采用物理隔離這種較為傳統(tǒng)的方式，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行合理的檔案管理與分類。我們可以通過防火墻、身份認(rèn)證以及加密的方式進(jìn)行登陸系統(tǒng)的操作。通過限制內(nèi)部區(qū)域的工作人員意外進(jìn)入系統(tǒng)，發(fā)生同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險點(diǎn)以及危險服務(wù)，避免檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)方面的安全隱患。

我們可以通過加快醫(yī)院的文書檔案管理的信息化建設(shè)來達(dá)到先進(jìn)的檔案信息化管理。在信息采集方面，我們具有了先進(jìn)的信息收集系統(tǒng)之后，就要使采集到的信息具體化，這樣可以讓我們的信息系統(tǒng)更加完善，在查找信息方面我們就可以做到快速且準(zhǔn)確。我們完全可以通過文書的信息化管理，讓每一步的業(yè)務(wù)處理流程、行政規(guī)章、管理制度以及工作日志、文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等具有規(guī)范化的流程。我們也應(yīng)該讓現(xiàn)成的檔案管理按照嚴(yán)格的制度和管理規(guī)范檔案的收集與處理。

四、結(jié)束語

我們所處的時代是一個信息化的時代，為了把科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到我們的實(shí)際生活當(dāng)中去，給我們的生活帶來方便與快捷，我們不僅要把信息化技術(shù)投入高精尖領(lǐng)域，在醫(yī)療、教育、日常生活當(dāng)中都應(yīng)該加以利用，在醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以讓檔案更好地保存，這是每一位檔案管理人員都要具有的一種對歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，也是我們對自身工作態(tài)度的一種提升，同時將檔案進(jìn)行信息化建設(shè)也是對醫(yī)院整體的一種技術(shù)提升，對醫(yī)院在社會當(dāng)中的聲譽(yù)建設(shè)也有十分大的好處。