文/山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司青島分公司 劉娟 萬(wàn)諾諾

近年來(lái)，信息技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的各個(gè)方面都產(chǎn)生了巨大的影響，企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低下，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)的需求，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)應(yīng)用環(huán)境成為新時(shí)期每一個(gè)企業(yè)所要面對(duì)的重要課題。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及特征

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)的工程。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下兩方面的內(nèi)容：一方面是將現(xiàn)有檔案資源數(shù)字化。檔案管理部門通過(guò)掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段將原來(lái)紙質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)化為電子資源，建立起信息資源庫(kù)，通過(guò)檔案索引可以快速查詢到所需的檔案信息，改變了原來(lái)紙質(zhì)檔案龐大、雜亂、分散的狀況，大大提高了工作效率；另一方面是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化，將數(shù)字檔案信息上傳網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地共享授權(quán)了的檔案信息，并可以進(jìn)行相關(guān)的合法操作，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)取代了原來(lái)的面對(duì)面服務(wù)，減少了對(duì)人、財(cái)、物、時(shí)間等資源的占用。由上面論述可知，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的主要特點(diǎn)可以概括為：數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和簡(jiǎn)易化。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠。一方面，有些單位領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化建設(shè)意識(shí)缺乏，對(duì)此事持觀望態(tài)度，既不支持，也不排斥，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度和思想，因此也就不愿投入足夠的資金來(lái)建設(shè)；另一方面，有些檔案管理人員年紀(jì)較大，思維觀念陳舊，固守原來(lái)的檔案管理模式，加上沒有人引導(dǎo)，企業(yè)檔案管理只能維持現(xiàn)狀。即使有些企業(yè)引進(jìn)了檔案信息化管理模式，但因?yàn)閷?duì)信息化建設(shè)興趣不高，認(rèn)識(shí)不夠，實(shí)際運(yùn)用效果并不樂(lè)觀。

（二）檔案管理軟件不能很好地行使本單位檔案管理的職能。當(dāng)前，檔案管理軟件品種繁多，基本功能類似，也能基本滿足檔案管理的要求，但充分適應(yīng)本行業(yè)特點(diǎn)，完全契合本單位檔案管理要求的軟件并不多見。另外，有些檔案管理軟件存在運(yùn)行速度慢、共享性差、安全性不能滿足要求等缺點(diǎn)。

（三）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化不夠。在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案管理工作具有重要的意義，在數(shù)字化條件下，檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題更加突出。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)各階段的相關(guān)性更強(qiáng)，如檔案信息的傳輸、流轉(zhuǎn)、共享都會(huì)涉及諸多相關(guān)主體。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后，阻礙了檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高。一方面，很多企業(yè)的檔案管理人員年齡較大，精力及信息化學(xué)習(xí)能力較弱，他們?nèi)狈M(jìn)一步學(xué)習(xí)及提升的熱情；另一方面，很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不夠，對(duì)檔案管理人員定酬不高，難以吸引到高素質(zhì)的專業(yè)化人才。以上兩方面導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)難以滿足信息化建設(shè)的要求。

四、檔案管理信息化建設(shè)的完善措施

（一）提高管理者的重視程度。首先，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，建立全新的檔案資源信息化理念。其次，企業(yè)要結(jié)合自身情況，做好檔案信息化建設(shè)的宣傳和培訓(xùn)，普及信息化建設(shè)的基本知識(shí)，提升員工的信息化建設(shè)水平。最后，企業(yè)需要加大對(duì)檔案管理工作的投入，綜合提升硬件、軟件設(shè)施層次，適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，以吸引優(yōu)秀的檔案管理人才。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)不但要重視硬件的購(gòu)置，更要重視檔案管理軟件的選擇。企業(yè)要按照行業(yè)特點(diǎn)選擇管理軟件，注重實(shí)效，從強(qiáng)化管理的實(shí)際出發(fā)，優(yōu)化工作模式，提升工作效率。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案行政管理部門要圍繞檔案信息化建設(shè)的全局，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)的制定及實(shí)施上來(lái)，推進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）通過(guò)多種辦法提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。企業(yè)要選拔專業(yè)技術(shù)人員從事檔案管理工作，并加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，從專業(yè)基礎(chǔ)、信息化應(yīng)用水平和職業(yè)道德等各個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。對(duì)檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行上崗制度，定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。另外，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員的薪資水平，提升全體員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感。