文/沈陽(yáng)體育學(xué)院 谷鳳娟

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的中心樞紐和綜合管理部門，承擔(dān)著管理政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)的重任。辦公室工作的質(zhì)量和效率直接影響著二級(jí)學(xué)院各個(gè)層面的工作開展。辦公室主任作為辦公室的管理者，其自身能力和素養(yǎng)對(duì)于發(fā)揮辦公室職能作用和提高辦公效率有著至關(guān)重要的作用。辦公室主任應(yīng)在工作實(shí)踐中，注重自身能力培養(yǎng)，提升素養(yǎng)，提高辦公室工作水平。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任應(yīng)培養(yǎng)的四種能力

（一）管理能力。二級(jí)學(xué)院辦公室工作任務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，要通過加強(qiáng)制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理。首先要深入貫徹落實(shí)校院兩級(jí)現(xiàn)有的各項(xiàng)規(guī)章制度，按規(guī)辦事。同時(shí)要強(qiáng)化辦公室內(nèi)部管理，就印章使用、會(huì)議室管理、公文處理、檔案管理、固定資產(chǎn)管理等常規(guī)工作建章立制，科學(xué)管理。明確二級(jí)學(xué)院辦公室人員崗位職責(zé)，劃分崗位權(quán)責(zé)，合理分工，積極規(guī)范工作人員行為，強(qiáng)化辦公室凝聚力，使辦公室各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）協(xié)調(diào)能力。二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，既要把學(xué)校下達(dá)的任務(wù)傳達(dá)給二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生，又要把師生的意見反饋給學(xué)校，還要協(xié)調(diào)好各教研室之間、職能部門之間、校企合作之間的關(guān)系。在協(xié)調(diào)工作中，經(jīng)常會(huì)遇到工作推進(jìn)有難度、有障礙的情況，這就要求辦公室主任樹立大局意識(shí)，藝術(shù)地進(jìn)行溝通，善于從錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾中理出頭緒、抓住要害。既堅(jiān)持原則，又要盡可能既照顧到方方面面，有效化解矛盾，推進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展。

（三）參謀能力。發(fā)揮參謀助手作用，是二級(jí)學(xué)院辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。辦公室主任要努力使自己在知識(shí)、能力、思想等方面適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，努力保持與領(lǐng)導(dǎo)的“思維共振”。在學(xué)院編制工作計(jì)劃、師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等重大事宜上，辦公室主任要超前謀劃，做好調(diào)研和信息收集工作，梳理思路，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供切實(shí)有效的參考資料。決策一旦形成，要不折不扣落實(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋落實(shí)進(jìn)程。

（四）服務(wù)能力。高校二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合服務(wù)部門，各項(xiàng)具體工作通過服務(wù)形式表現(xiàn)出來。首先是為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)從瑣碎的事務(wù)中解脫出來，有更多的精力思考長(zhǎng)遠(yuǎn)工作。同時(shí)要為學(xué)院各職能部門做好服務(wù)工作，加強(qiáng)溝通，密切配合，及時(shí)上報(bào)各類信息、材料。二級(jí)學(xué)院在日常工作中，應(yīng)為本院師生做好服務(wù)工作，如為教師安排好職稱評(píng)審、年終考核、科研業(yè)績(jī)、教學(xué)評(píng)比、辦公用品保障等，為學(xué)生加蓋印章、出具證明等，凡事要做到細(xì)心熱心，真誠(chéng)服務(wù)。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任應(yīng)具備的四種素養(yǎng)

（一）政治素養(yǎng)。作為二級(jí)學(xué)院辦公室主任，首先應(yīng)具有良好的政治修養(yǎng)和高尚的道德情操。辦公室主任要牢固樹立大局意識(shí)，責(zé)任意識(shí)，要以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，不斷提升政治素養(yǎng)。辦公室主任還要有一定的政策水平，了解國(guó)家和黨的大政方針，了解高等教育發(fā)展的形勢(shì)和規(guī)律，了解和掌握本校的規(guī)章制度和政策規(guī)定，在傳達(dá)和落實(shí)工作中，有效執(zhí)行各項(xiàng)政策和規(guī)定，扎實(shí)做好每項(xiàng)工作。

（二）學(xué)習(xí)素養(yǎng)。辦公室主任只有不斷學(xué)習(xí)，提升能力，才能跟所服務(wù)的師生隊(duì)伍在一定程度上匹配，實(shí)現(xiàn)高效管理和服務(wù)。首先要學(xué)習(xí)國(guó)家大政方針、時(shí)事政治等，提高理論素養(yǎng)。其次要學(xué)習(xí)掌握學(xué)校的各項(xiàng)基本政策，按規(guī)辦事。要學(xué)習(xí)掌握二級(jí)學(xué)院師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)和學(xué)生基本概況等基本信息。要學(xué)習(xí)行政管理、公文寫作、檔案管理等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，日積月累，厚積薄發(fā)。

（三）信息素養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)在實(shí)際工作中不斷提高現(xiàn)代辦公能力。要熟練掌握OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，還可利用QQ、微信等輔助通知。要熟練掌握現(xiàn)代化信息處理手段，做好數(shù)據(jù)處理、資料統(tǒng)計(jì)、信息收集等工作。辦公室主任應(yīng)掌握一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，對(duì)辦公人員文檔處理過程中遇到的排版、格式問題及時(shí)指導(dǎo)；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日常辦公中遇到電腦信息方面問題及時(shí)處理。辦公室主任掌握一定的軟件使用知識(shí)會(huì)提高效率，如教師年終考核計(jì)算分值，打分項(xiàng)目多，使用計(jì)算器煩瑣易錯(cuò)，如能使用Excel表計(jì)算公式運(yùn)算則快捷準(zhǔn)確。

（四）創(chuàng)新素養(yǎng)。在高校教育管理體制不斷深化改革的形勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院辦公室主任應(yīng)積極探索辦公室工作的新思路、新途徑，更好地為學(xué)院中心工作服務(wù)。辦公室作為綜合部門，有時(shí)一個(gè)小小的創(chuàng)新舉措，就會(huì)給師生帶來意想不到的方便。如在本科教學(xué)水平評(píng)估工作中，需二級(jí)學(xué)院按照評(píng)估指標(biāo)提供數(shù)據(jù)，并無具體要求，如果將上級(jí)文件直接轉(zhuǎn)發(fā)，教師不明晰具體提供什么，格式也不統(tǒng)一。這時(shí)，辦公室主任就要進(jìn)行創(chuàng)新思考，如針對(duì)評(píng)估的師資隊(duì)伍建設(shè)一項(xiàng)，可以設(shè)計(jì)出表格，標(biāo)明姓名、學(xué)歷、職稱、年齡、專業(yè)、教學(xué)科研等要素，再據(jù)此衍生出年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)。這樣創(chuàng)新性地落實(shí)文件，方便提供和整理，保證材料有效度。

三、結(jié)語(yǔ)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任應(yīng)注重各項(xiàng)基本素質(zhì)的提升和能力培養(yǎng)，不斷提高自身工作水平，進(jìn)而帶動(dòng)整個(gè)辦公室團(tuán)隊(duì)工作能力的提升，促進(jìn)辦公室管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保證學(xué)院各項(xiàng)工作高效有序地開展。