吳亞平

摘要：企業(yè)要在全球化競爭中立于不敗之地，就要對已擁有的資源進(jìn)行高效的配置和運(yùn)用，在此過程中財(cái)務(wù)管理的作用不容小覷。費(fèi)用管控以其能夠?yàn)槠髽I(yè)降本增效，提升競爭力而成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，費(fèi)用管控也逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，大大提高了管理效率，為企業(yè)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。然而，目前費(fèi)用信息化管控中還存在許多問題，這些問題如果得不到解決，費(fèi)用信息化管控將流于形式。為此，文章以中石化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)為例，對企業(yè)費(fèi)用管控中存在的問題及其應(yīng)對策略進(jìn)行了研究。論文首先從理論上分析了費(fèi)用管控的內(nèi)涵，以及運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行費(fèi)用管控的必要性，在此基礎(chǔ)上，深入研究了中石化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的管控現(xiàn)狀以及存在的問題，最后，針對中石化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)存在的問題提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施。文章對于企業(yè)，特別是大型集團(tuán)企業(yè)提高管理效率，降本增效，打造一流財(cái)務(wù)，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng);費(fèi)用管控;費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)

隨著世界經(jīng)濟(jì)的快速變化和發(fā)展，以及市場競爭的日趨激烈，集團(tuán)化經(jīng)營以其不可替代的優(yōu)勢成為現(xiàn)代企業(yè)的重要組織形式。然而，集團(tuán)化經(jīng)營由于其組織形式、資本鏈條的復(fù)雜性，給企業(yè)管理帶來了新的挑戰(zhàn)，也給大型集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了挑戰(zhàn)。費(fèi)用管控對于企業(yè)降本增效，提高經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)整體競爭力起到了積極作用。然而，目前大型企業(yè)費(fèi)用管控還存在很多問題，如企業(yè)下屬各分公司、子公司財(cái)務(wù)制度不統(tǒng)一，核算不全面細(xì)致，上級公司只能看到財(cái)務(wù)報(bào)表，不能時時監(jiān)控財(cái)務(wù)管理及公司管理過程，總部無法在第一時間掌控到原始憑證等等。在此背景下，借鑒網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，財(cái)務(wù)信息化管理已成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的必然趨勢。然而目前，企業(yè)在運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理的過程中還存在一些問題，這些問題如果得不到很好的解決，將使財(cái)務(wù)信息化管理流于形式。那么，財(cái)務(wù)信息化管理過程中還存在哪些問題？企業(yè)將如何解決這些問題？對此，本文將圍繞這些問題展開研究。

一、費(fèi)用管控的內(nèi)涵以及費(fèi)用管控信息化的必要性

企業(yè)要解決費(fèi)用管控中存在的問題，首先要確定費(fèi)用管控的內(nèi)涵，以及運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行費(fèi)用管控的必要性，才能精準(zhǔn)的找到問題，解決問題。

（一）費(fèi)用管控的內(nèi)涵

費(fèi)用管控包括費(fèi)用管理和控制，是指對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的所有費(fèi)用進(jìn)行計(jì)劃、計(jì)算與核算、控制、業(yè)績評價(jià)的一系列管理過程的總稱。費(fèi)用計(jì)劃是指對企業(yè)費(fèi)用管理所做出的規(guī)劃，它需要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境來制定，為企業(yè)具體的費(fèi)用管理和控制提供思路和總體要求。費(fèi)用計(jì)算和核算是對費(fèi)用發(fā)生的數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量和入賬，為企業(yè)費(fèi)用管理系統(tǒng)提供信息。費(fèi)用控制是以費(fèi)用計(jì)算與核算的信息為基礎(chǔ)，通過經(jīng)濟(jì)的、技術(shù)的和組織的手段，采用科學(xué)的方法達(dá)到降低費(fèi)用的目的的一系列活動。業(yè)績評價(jià)是對企業(yè)費(fèi)用管理和控制的效果進(jìn)行評估。本文所指的費(fèi)用專指企業(yè)員工為完成企業(yè)的某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動而發(fā)生的各項(xiàng)支出。費(fèi)用管理體現(xiàn)了企業(yè)的管理效率，當(dāng)收入一定的情況下，完成同等工作任務(wù)時所花費(fèi)的支出越少，企業(yè)獲得的收益就越高，因此費(fèi)用管控直接關(guān)系到企業(yè)的收益水平。它是企業(yè)抵抗內(nèi)外部壓力，謀求生存和發(fā)展的基礎(chǔ)和保障。

（二）費(fèi)用管控信息化的必要性

在企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的趨勢下，財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)以其安全、高效、快捷、低成本等優(yōu)勢成為大型企業(yè)爭相采納的管理系統(tǒng)。建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)下的線上報(bào)銷子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用管控信息化，對提高費(fèi)用管控效率和質(zhì)量具有重要作用。

首先，企業(yè)建立線上報(bào)銷系統(tǒng)，可以降低傳統(tǒng)費(fèi)用管理中人為因素產(chǎn)生的錯誤成本，將員工從繁雜的報(bào)銷流程中解放出來，集中精力做好本職工作，進(jìn)而提高工作質(zhì)量;其次，線上報(bào)銷可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷流程，線上處理單據(jù)，申請人在線上可以查看流程節(jié)點(diǎn)和錢款到賬情況，審批人員線上處理業(yè)務(wù)，辦公效率大大提高;第三，通過線上管理可以改善費(fèi)用合規(guī)概率，根據(jù)最近的數(shù)據(jù)資料輕松了解費(fèi)用內(nèi)容及各項(xiàng)費(fèi)用所占比例，實(shí)時掌控費(fèi)用的進(jìn)度及預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等，企業(yè)可以根據(jù)具體情況隨時調(diào)整經(jīng)營策略，科學(xué)評價(jià)員工，提高費(fèi)用管控效率和費(fèi)用管控能力。

二、中石化公司簡介及其費(fèi)用管理現(xiàn)狀

（一）中石化簡介

中國石化集團(tuán)公司（以下簡稱公司）是1998年7月國家在原中國石油化工總公司基礎(chǔ)上重組成立的特大型石油石化企業(yè)集團(tuán)，公司主營業(yè)務(wù)包括石油及其化工產(chǎn)品的開采、加工和銷售。目前，公司是中國最大的成品油和石化產(chǎn)品供應(yīng)商、第二大油氣生產(chǎn)商，是世界第一大煉油公司、第二大化工公司，加油站總數(shù)位居世界第二，在2017年《財(cái)富》世界500強(qiáng)企業(yè)中排名第3位。

（二）中石化費(fèi)用管理現(xiàn)狀

1. 財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)下的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)

中石化在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，建立了中石化全集團(tuán)統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用預(yù)算的在線控制。此預(yù)算功能使得預(yù)算和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)緊密結(jié)合，促進(jìn)了部門信息溝通。費(fèi)用部門可以全過程實(shí)時監(jiān)控成本費(fèi)用支出流向，將預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度控制在部門之內(nèi)，使企業(yè)報(bào)銷業(yè)務(wù)達(dá)到費(fèi)用有標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)有預(yù)算、事前有申請、事中有控制、票據(jù)有影像、報(bào)銷有催辦、事后有分析，徹底改變了費(fèi)用部門在財(cái)務(wù)敦促下被動監(jiān)控預(yù)算的局面。

系統(tǒng)引入影像掃描技術(shù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)電子化、原始單據(jù)影像化，實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢及數(shù)據(jù)分析。系統(tǒng)與ERP、會計(jì)集中核算系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)記賬憑證自動集成。實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算管控到結(jié)算支付與會計(jì)憑證生成全部在報(bào)銷系統(tǒng)與其他相關(guān)集成系統(tǒng)線上處理，從而有效降低財(cái)務(wù)運(yùn)營成本，有利于會計(jì)工作質(zhì)量和效率的提高，強(qiáng)化了對企業(yè)經(jīng)營管理中成本支出的管理控制。

系統(tǒng)中分崗位設(shè)定權(quán)限，除業(yè)務(wù)報(bào)銷和工作助理外，不同的用戶系統(tǒng)界面的功能模塊內(nèi)容有所不同，各級領(lǐng)導(dǎo)按內(nèi)控權(quán)限分級審批功能。財(cái)務(wù)審核崗位有財(cái)務(wù)處理功能，包括：財(cái)務(wù)初審、掛賬憑證、付款憑證、單據(jù)打印。財(cái)務(wù)出納崗位有資金結(jié)算功能，包括：資金支付、借款核銷、資金核對、支付查詢。

除日常業(yè)務(wù)處理，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)還有查詢統(tǒng)計(jì)分析功能。個人查詢指員工對個人已提交單據(jù)和借款情況的查詢。財(cái)務(wù)查詢指財(cái)務(wù)人員對部門單據(jù)、部門借款、已處理單據(jù)、預(yù)算等的查詢。領(lǐng)導(dǎo)查詢指公司領(lǐng)導(dǎo)等管理者使用的查詢功能，包括公司單據(jù)查詢、公司借款查詢、已審批單據(jù)查詢、預(yù)算查詢。統(tǒng)計(jì)分析主要指財(cái)務(wù)人員或者公司領(lǐng)導(dǎo)使用的數(shù)據(jù)分析功能，包括費(fèi)用匯總查詢、預(yù)算執(zhí)行分析、專項(xiàng)費(fèi)用查詢、借款匯總分析。

2. 企業(yè)費(fèi)用管理的重心分析

隨著中石化近幾年信息系統(tǒng)的建設(shè)，集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不斷地變革和創(chuàng)新借以提升集團(tuán)公司的經(jīng)營管理水平，基本上實(shí)現(xiàn)了編碼、核算、報(bào)表以及平臺的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)核算信息和報(bào)表信息高度集成，極大地提升財(cái)務(wù)信息的實(shí)效性，會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程和會計(jì)信息實(shí)時、透明，集團(tuán)公司總部對下屬各企業(yè)的監(jiān)管從事后分析控制，逐漸向事前管控轉(zhuǎn)變。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的上線，更是克服了紙質(zhì)單據(jù)的局限性，基礎(chǔ)信息的真實(shí)性有了保證，然而財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)依然大量存在。

一方面， 費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)前提下，費(fèi)用的真實(shí)性，成為企業(yè)費(fèi)用管理的重心。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中，從出差申請、借款、出差時間，到差旅費(fèi)報(bào)銷每個環(huán)節(jié)都有部門主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督審核。線上辦公后，部門主管領(lǐng)導(dǎo)的待審批事項(xiàng)里只能看到申請人填寫的申請及費(fèi)用明細(xì)，無法與實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行核對，部門監(jiān)督管理責(zé)任逐步弱化，流于形式。而員工出差是否發(fā)生、發(fā)生多少費(fèi)用，較之財(cái)務(wù)審核人員，部門領(lǐng)導(dǎo)更了解實(shí)際情況，而財(cái)務(wù)初審只是審核其票據(jù)的真?zhèn)?，對差旅行程等知之甚少，所以費(fèi)用真實(shí)性管控就成了企業(yè)費(fèi)用管理的重心。

另一方面，預(yù)算執(zhí)行力度也直接影響著費(fèi)用管理的效率和效果。系統(tǒng)上線之前，采用電子表格手工方式編制預(yù)算，根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)實(shí)際及以前期間的費(fèi)用額度調(diào)整預(yù)算，每個會計(jì)期間，預(yù)算人員通過比對本期間賬務(wù)系統(tǒng)費(fèi)用和預(yù)算額度，控制預(yù)算完成進(jìn)度。系統(tǒng)上線后，一些企業(yè)部分財(cái)務(wù)人員技能沒有接軌，仍采用手工預(yù)算，線上預(yù)算功能和統(tǒng)計(jì)功能都沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，反而因?yàn)榫€上費(fèi)用增加了掛賬環(huán)節(jié)，使得當(dāng)期費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)更加繁瑣，預(yù)算的執(zhí)行力度對費(fèi)用管控來說也是重中之重。

三、中石化公司費(fèi)用管控存在的問題分析

費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)下，企業(yè)費(fèi)用管控仍然存在以下一些問題。

（一）費(fèi)用的真實(shí)性有待考量

費(fèi)用發(fā)生后，業(yè)務(wù)人員在線上填寫費(fèi)用信息明細(xì)，部門領(lǐng)導(dǎo)線上審核批準(zhǔn)，區(qū)別于以往，部門領(lǐng)導(dǎo)查閱報(bào)銷系統(tǒng)待審核項(xiàng)目即可，沒有及時查閱，系統(tǒng)會發(fā)送電子郵件到其石化郵箱中進(jìn)行提示，通訊設(shè)備如手機(jī)也會有短信提醒。不在辦公室還可以利用通訊設(shè)備登陸費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)審核，加快了審批進(jìn)度，提高了業(yè)務(wù)人員的滿意度和備用金的周轉(zhuǎn)速度。但是線上批準(zhǔn)看到的只有申請人自己錄入的信息，部門管理者看不到發(fā)票等原始票據(jù)，真實(shí)性有待考量。財(cái)務(wù)初審時，雖然可以掃描原始票據(jù)錄入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，但是，無法避免電子發(fā)票多次重復(fù)報(bào)銷。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)為結(jié)合實(shí)際情況，在申請報(bào)銷和審核時不要求每個人必須有發(fā)票，所以某些經(jīng)常出差的業(yè)務(wù)員，多次交叉出差的情況合理存在情況下，有些業(yè)務(wù)員多個費(fèi)用項(xiàng)目中有費(fèi)用報(bào)銷和補(bǔ)助，不可避免的會出現(xiàn)同一天，在兩個或兩個以上的項(xiàng)目中申請和領(lǐng)取補(bǔ)助。

（二）預(yù)算功能空置

預(yù)算控制是對費(fèi)用進(jìn)行前期控制管理，在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中預(yù)算功能貫穿整個系統(tǒng)的終始。系統(tǒng)中的預(yù)算控制模塊包括：預(yù)算、出差等申請、預(yù)算額度與費(fèi)用額度匹配。還有相關(guān)的額度管理，這是對某業(yè)務(wù)的某項(xiàng)費(fèi)用的費(fèi)用額度的控制，包括預(yù)算、費(fèi)用、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。功能雖然完善，但執(zhí)行力度不足。例如，部分企業(yè)僅僅啟用了出差申請功能，更有甚者根本沒有啟用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中的預(yù)算模塊，依然采用手工預(yù)算，導(dǎo)致后面費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的預(yù)測、控制、和事后分析功能成了擺設(shè)。

出差申請也存在問題，比如領(lǐng)導(dǎo)或某些業(yè)務(wù)人員臨時出差，無法事前申請，只能臨時線上補(bǔ)手續(xù)，導(dǎo)致負(fù)責(zé)預(yù)算的財(cái)務(wù)人員智能根據(jù)線上費(fèi)用統(tǒng)計(jì)和預(yù)算金額進(jìn)行比對，出差申請是否超出預(yù)算額度。更有甚者，線上費(fèi)用統(tǒng)計(jì)功能也沒有啟用，只能通過查詢賬務(wù)系統(tǒng)，加上線上未做賬的費(fèi)用申請?jiān)倥c預(yù)算額度進(jìn)行對比分析。企業(yè)存在的以上為題，使得預(yù)算對費(fèi)用的控制力度大打折扣，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的預(yù)算功能形同虛設(shè)。

（三）報(bào)銷系統(tǒng)無法直接控制的費(fèi)用

電力公司，自來水公司按月收取的水電費(fèi)，是自動通過企業(yè)賬戶劃轉(zhuǎn)的，費(fèi)用發(fā)生后，以銀行對賬單為依據(jù)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票，在申請線上報(bào)銷，無法時時控制費(fèi)用的發(fā)生金額及賬務(wù)期間。

四、完善企業(yè)費(fèi)用管控的對策

針對以上問題，結(jié)合中石化的經(jīng)營狀況，人員管理模式等等，我們研究出相應(yīng)的措施，幫助企業(yè)提高管理效率，降本增效，促進(jìn)企業(yè)盡快實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)。

（一）加強(qiáng)部門對費(fèi)用的管控，從源頭上確保費(fèi)用的真實(shí)性

費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中，費(fèi)用申請人員是有權(quán)限和義務(wù)掃描和上傳發(fā)票等原始憑證的，但由于傳統(tǒng)思想觀念做祟，企業(yè)絕大數(shù)員工始終認(rèn)為內(nèi)控是財(cái)務(wù)的事情，與票據(jù)相關(guān)的工作毋庸置疑更是財(cái)務(wù)部門的工作內(nèi)容，所以部門領(lǐng)導(dǎo)對于費(fèi)用發(fā)生，無論是事前申請還是事后費(fèi)用報(bào)銷都無法在審批時看到票據(jù)等原始憑證。所以，建議為每個部門配備掃描儀，原始票據(jù)由業(yè)務(wù)人員自己掃描，這樣部門領(lǐng)導(dǎo)可以在審批時，核查申請人錄入的信息，是否和原始票據(jù)一致，從票據(jù)方面確保費(fèi)用的真實(shí)性。

對于某些經(jīng)常出差的業(yè)務(wù)員，在存在多次交叉出差的情況時，部門主管要監(jiān)控員工差旅行程，不要求每個人必須有車票和住宿費(fèi)等發(fā)票，但行程不能有重疊，杜絕發(fā)生同一員工同一天中在不同的差旅會議等項(xiàng)目中領(lǐng)取出差補(bǔ)助。

（二）發(fā)揮系統(tǒng)預(yù)算功能作用

企業(yè)要在硬件軟件環(huán)境改善和提升后，不斷提高員工的工作技能和素質(zhì)，一方面對全體員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，使其了解和熟悉系統(tǒng)的操作，功能以及企業(yè)使用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的目的：在提高工作效率和職工滿意度的同時，加強(qiáng)費(fèi)用的管控，實(shí)現(xiàn)降本增效。員工只有了解費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，才能熟練的操作，才能發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能給工作帶來的便捷，最終啟用系統(tǒng)的預(yù)算模塊以及查詢統(tǒng)計(jì)等功能。

另一方面，對全體員工進(jìn)行內(nèi)控制度的培訓(xùn)，培養(yǎng)全員特別是上層領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)控意識，讓全體員工參與到內(nèi)控中來。領(lǐng)導(dǎo)人員以身作則，財(cái)務(wù)人員兼職原則，杜絕頻繁出現(xiàn)的“無法預(yù)料情況”堅(jiān)決遵守事前有申請，事后及時報(bào)銷的規(guī)定。真正實(shí)現(xiàn)事前預(yù)測，事中控制，和事后分析。

（三）業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)共同努力使所有費(fèi)用納入系統(tǒng)核算

對于電力公司，自來水公司按月自動從企業(yè)賬戶劃轉(zhuǎn)水電費(fèi)等費(fèi)用的情況，一方面財(cái)務(wù)人員要及時向銀行索取對賬單，使費(fèi)用盡可能按時入賬;另一方面，負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作人員應(yīng)積極與電力公司等往來單位進(jìn)行溝通，采取下月支付本月費(fèi)用的方式，據(jù)實(shí)支付費(fèi)用，或采用線上預(yù)付方式，取得發(fā)票后線上申請報(bào)銷，核銷預(yù)付款項(xiàng)。最終使費(fèi)用按期據(jù)實(shí)入賬，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有費(fèi)用納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)核算與控制。

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（作者單位：中國石油化工集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院）