吳宇嫦
中圖分類號:C931.4 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2019)9-105-02
摘 要 基于對企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施的研究,首先,闡述企業(yè)辦公室行政管理主要內(nèi)容與扮演的角色。然后,分析企業(yè)辦公室行政管理中,存在管理制度有待規(guī)范、工作能力有待提升等問題。最后,針對企業(yè)辦公室行政管理,給出構(gòu)建管理制度、加強能力提升、劃分崗位職責(zé)、加強信息化管理等改進措施。
關(guān)鍵詞 企業(yè) 辦公室 行政管理
企業(yè)在促進我國更好發(fā)展過程中,發(fā)揮著不可替代的作用。如果企業(yè)想要在激烈的市場競爭當中,取得自身的更好發(fā)展,要意識到辦公室行政管理工作的重要作用。但是,從目前企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中可以看出,在其中仍然存在許多問題。問題的出現(xiàn),對于企業(yè)的更好發(fā)展而言會造成嚴重影響。因此,怎樣做好辦公室行政管理工作是企業(yè)面臨的一個重要問題。所以,本文將針對企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施相應(yīng)內(nèi)容進行闡述。
一、企業(yè)辦公室行政管理主要內(nèi)容與扮演的角色
(一)主要內(nèi)容
從企業(yè)的不斷發(fā)展過程中可以看出,行政管理工作的主要內(nèi)容通常情況下,會被分為兩部分,分別是行政事務(wù)管理以及辦公事務(wù)管理。如果將這兩方面工作落實到企業(yè)中,主要包含以下工作:第一,文件管理。文件管理主要是對文件的接收、管理以及發(fā)送進行有效管理。因為在企業(yè)的發(fā)展過程中,會涉及到許多不同的文件,在其中不乏許多重要文件,文件內(nèi)容對于企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。因此,通過文件管理工作的展開,能夠?qū)崿F(xiàn)對文件的分類,對于后續(xù)文件的使用打下良好基礎(chǔ)。在文件管理過程中,要始終堅持保密原則,在最大程度上避免文件內(nèi)容被泄漏。第二,會議管理。會議管理主要是對會議上所涉及到的內(nèi)容進行記錄與管理,同時還要加強對會議參加人員的引導(dǎo)與報批等。
(二)扮演的角色
在企業(yè)發(fā)展過程中,辦公室行政管理在其中扮演著重要角色。具體體現(xiàn)在以下幾點中:第一,扮演著輔助角色。輔助角色體現(xiàn)在,辦公室的工作人員,需要為領(lǐng)導(dǎo)的工作準備相應(yīng)的文件、實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的分析以及保證形成的安排等。所以,對于領(lǐng)導(dǎo)而言起到一定的輔助作用。第二,執(zhí)行角色。執(zhí)行角色主要體現(xiàn)在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)下達的命令,同時對領(lǐng)導(dǎo)的命令進行傳達,這樣企業(yè)中各個部門可以將領(lǐng)導(dǎo)部署的工作更好執(zhí)行。
二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題
(一)管理制度有待規(guī)范
在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中,需要具備一定的管理制度,做好相應(yīng)的管理工作。因為在行政管理工作中,涉及到不同環(huán)節(jié)的工作。因此,各環(huán)節(jié)工作的展開都應(yīng)該有著一定的管理系統(tǒng)與管理制度可以依靠。但是,從實際的管理工作中可以看出,往往缺乏有效的管理制度,這一問題的出現(xiàn),對于企業(yè)辦公室行政管理工作的順利展開會造成一定影響。
(二)工作能力有待提升
在企業(yè)辦公室行政管理過程中,工作人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。工作人員只有具備較強的工作能力與專業(yè)素養(yǎng),才能保證各項工作的有序進行。但是,實質(zhì)上工作人員的能力存在不足的現(xiàn)象。比如,對自身工作沒有正確認識,也就是說意識不到自身工作重要性。其中有部分工作人員存在缺乏責(zé)任心的現(xiàn)象,種種問題的出現(xiàn),對于企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生制約。
三、企業(yè)辦公室行政管理改進措施
(一)構(gòu)建管理制度
上文說到管理制度的缺乏,對于企業(yè)辦公室行政管理工作的有序進行具有重要作用。因此,在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中,要將構(gòu)建并完善管理制度作為重點與關(guān)鍵。在管理制度的構(gòu)建與完善過程中,可以從以下幾點展開:第一,構(gòu)建科學(xué)合理的工作管理制度,針對各環(huán)節(jié)工作的展開,加強監(jiān)督與管理,這樣可以及時發(fā)現(xiàn)工作過程中存在的問題。針對問題給出有效解決措施,從而避免問題影響范圍的進一步擴大。在工作管理制度的構(gòu)建過程中,要積極鼓勵基層工作人員能夠參與其中,使得管理制度的完善性得到保障。第二,在管理制度的完善過程中,要明確行政管理部門中各個工作人員的實際工作內(nèi)容與工作權(quán)限,防止權(quán)利交叉問題出現(xiàn)。與此同時,可以在很大程度上避免相互推諉問題的產(chǎn)生。促使每一位工作人員,都可以明確自身的工作內(nèi)容,高質(zhì)量完成自身工作。第三,構(gòu)建相應(yīng)的辦公物資管理制度。對于辦公物資的采購、保存以及發(fā)放等加強管理,避免浪費問題出現(xiàn)。同時防止利用職務(wù)之便,出現(xiàn)辦公物資濫用問題。第四,構(gòu)建激勵制度。激勵制度的構(gòu)建,主要是激發(fā)工作人員的工作熱情,促使工作人員能夠全身心投入到工作中。在激勵機制的構(gòu)建過程中,要將物質(zhì)激勵與精神激勵相結(jié)合,始終堅持激勵的公平公正。針對在行政管理工作中,能夠充分發(fā)揮自身作用,保證工作順利進行的工作人員加強獎勵,這樣可以在很大程度上提升員工對企業(yè)的忠誠度。促進員工自身更好發(fā)展的同時,能夠為企業(yè)的進步打下良好基礎(chǔ)。
(二)加強能力提升
為保證企業(yè)辦公室行政管理工作能夠順利展開,要企業(yè)內(nèi)相關(guān)工作人員,能夠具備較強的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)。因此,在管理工作的開展過程中,要將提升行政管理工作人員專業(yè)能力,培養(yǎng)更多專業(yè)人才作為重點。在具體行政管理人員能力的提升中,要注意以下幾點問題:第一,制定嚴格的招聘制度,保證招聘到的人才,具備較高專業(yè)能力,可以在最短時間內(nèi)適應(yīng)崗位工作。整個招聘過程,要保證公平、公正、公開,從而為企業(yè)行政管理水平的提升打下良好基礎(chǔ)。第二,要加強對行政管理工作人員專業(yè)知識內(nèi)容的培訓(xùn),保證工作人員能夠掌握更多的管理技巧,不斷提升工作人員的管理水平。第三,因為企業(yè)辦公室行政管理工作的展開,并不能單純只依靠一名工作人員,而是需要不同工作人員之間的配合。因此,要不斷提升工作人員的團隊意識。在日常工作的開展過程中,管理人員要積極鼓勵不同工作人員之間能夠進行溝通與交流,這樣能夠在很大程度上保證各環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。同時可以通過會議的開展,促使各個工作人員能夠在會議上將自身的想法與看法充分表達,這樣針對行政管理過程中存在的問題,進行更好解決。總而言之,要將提升行政管理工作人員的能力作為重點,從而為企業(yè)的更好發(fā)展提供動力。
(三)劃分崗位職責(zé)
在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中,需要明確工作流程,并將工作流程理順,確保工作人員可以對自身工作與正確認識與了解。在崗位職責(zé)的明確與劃分過程中,要嚴格按照相應(yīng)標準,這樣才能為行政管理工作打下良好基礎(chǔ)。在理順工作流程,明確崗位職責(zé)過程中,要從以下幾點展開:第一,企業(yè)辦公室行政管理工作具備一定的特殊性,大部分的工作都屬于事務(wù)性工作,因此,結(jié)合工作類型,進行職責(zé)以及工作內(nèi)容的劃分非常必要。將崗位工作人員的能力以及特點作為基礎(chǔ),展開相應(yīng)的匹配與劃分工作,保證工作能夠責(zé)任到人。同時制定相應(yīng)的規(guī)范管理制度,將管理制度更好落實到企業(yè)行政管理工作中。第二,企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)通常情況下,業(yè)務(wù)內(nèi)容加多,工作量大并且復(fù)雜。在實際工作過程中,還需要與企業(yè)內(nèi)的其他部門進行對接。所以,在實際工作過程中,工作流程較為復(fù)雜。因此,在企業(yè)辦公室行政管理工作中,要將精細化管理作為核心與關(guān)鍵,明確精益管理目標,對各項工作的展開進行標準化與規(guī)范化的管理。對企業(yè)各項工作流程進行簡化,提升工作質(zhì)量與工作效率。第三,加強企業(yè)內(nèi)部的溝通工作。溝通是行政管理工作以及各項工作開展的重點與關(guān)鍵,因此,辦公室行政工作人員需要做好企業(yè)內(nèi)的橫向溝通與縱向溝通??v向溝通主要是,實現(xiàn)與上級領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通,將領(lǐng)導(dǎo)的指示以及政策,傳達給業(yè)務(wù)對接部門或者其他工作人員。同時要將企業(yè)內(nèi)工作人員的訴求與建議,向領(lǐng)導(dǎo)表達,在縱向溝通過程中,要保證認真嚴謹。橫向溝通主要是實現(xiàn)與媒體部門、企業(yè)相關(guān)職能部門以及外部政府機關(guān)部門的溝通,在這一過程中,行政管理工作人員需要做好協(xié)調(diào)工作。
(四)加強信息化管理
在如今社會快速發(fā)展背景下,先進科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的出現(xiàn),為人們的生活以及工作帶來很多便利。因此,為保證企業(yè)能夠跟上時代發(fā)展步伐,需要加強對辦公室行政的信息化管理。相較于傳統(tǒng)的辦公室行政管理方式,信息化的管理方式具備自身的特點與優(yōu)勢,比如,使得內(nèi)部組織各要素的靈敏度得到提升,減少工作人員工作量。與此同時,在這一過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者,可以獲取到真實有效的數(shù)據(jù)信息,為后續(xù)決策的科學(xué)性與合理性提供保障。除此之外,通過對市場信息的把握,能夠明確市場發(fā)展動向,從而對企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的工作進行調(diào)整與完善,不斷提升行政管理工作水平。在辦公室文檔檔案的管理以及電子數(shù)據(jù)庫的管理中,信息化也可以充分發(fā)揮自身作用。因此,為實現(xiàn)信息化管理,需要企業(yè)能夠加大投入力度。促使各個工作人員可以熟練操作計算機,同時能夠掌握更為先進的信息化管理方式。
四、結(jié)語
綜上所述,辦公室行政管理在企業(yè)的發(fā)展過程中,發(fā)揮著重要作用。因此,在企業(yè)發(fā)展過程中,為促進企業(yè)的更好發(fā)展,要意識到行政管理工作的價值意義。這對辦公室行政管理工作中存在的問題要做好分析與研究,從而給出有效解決措施,進而增強企業(yè)在社會市場中的競爭地位。
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