葛軍

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）9-101-02

摘 要 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了新的動(dòng)力，并為其工作為效率及工作質(zhì)量的提升提供了新的途徑，同時(shí)也從根本上改變了各個(gè)行業(yè)的工作模式。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下，企事業(yè)單位的辦公室在處理各類文件時(shí)，逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)，手工檢索、錄入資料信息的管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)信息技術(shù)自動(dòng)編目，檢索，處理各類信息的現(xiàn)代化管理模式。在這樣的背景下，企事業(yè)單位的辦公室文件資料信息化管理程度不斷提高，管理水平也有了飛躍性的提升。本論文，主要結(jié)合當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，及企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的實(shí)際需求，對(duì)辦公室文件資料信息化管理的策略進(jìn)行了探討，希望為企事業(yè)單位文件資料信息化管理水平的提升，以及辦公室文件資料管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 文件資料 信息化 管理

在企事業(yè)單位管理中，辦公室文件資料管理是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。企事業(yè)單位在生產(chǎn)、運(yùn)行過(guò)程中，需要生成各種各樣的資料，對(duì)生產(chǎn)、管理活動(dòng)進(jìn)行記錄、分析和處理。這些資料對(duì)于企事單位的發(fā)展，以及日常工作的開(kāi)展有著非常重要的意義，可以為其當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)提供指導(dǎo)，也可以為其未來(lái)發(fā)展提供參考和借鑒。因此，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)辦公室文件資料管理活動(dòng)的重視，并借助于快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的文件資料管理模式，及管理方法進(jìn)行改革，通過(guò)建立系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案管理制度，以及規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文件資料管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供更準(zhǔn)確、全面的信息，數(shù)據(jù)支持，充分滿足我國(guó)企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

一、文件資料信息化管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)

（一）文件資料信息化管理內(nèi)涵

所謂的信息化管理，指的是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)等，構(gòu)建起一個(gè)多功能的信息管理平臺(tái)，以此滿足不同企業(yè)，不同部門及個(gè)人的需求，通過(guò)建立多樣化、個(gè)性化的信息管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，推動(dòng)企事業(yè)單位辦公室工作及整體工作的高效開(kāi)展。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)信息化管理發(fā)展?fàn)顩r，及信息化管理在企事業(yè)單位辦公室的應(yīng)用情況，我們可以將辦公室文件資料信息化管理模式分為兩類：一類是利用電子文檔，對(duì)資料信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。一直以來(lái)，紙質(zhì)文件資料都是我國(guó)企事業(yè)單位保存各類數(shù)據(jù)信息的主要方式。但是在使用紙質(zhì)資料時(shí)，通常需要相關(guān)人員用手工的方式錄入到計(jì)算機(jī)，進(jìn)行處理和保存。尤其是一些大型企業(yè)，每天各部門需要處理的數(shù)據(jù)信息量非常龐大，如果單靠員工手工錄入，會(huì)給他們帶來(lái)沉重的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)在錄入過(guò)程中，還很容易出錯(cuò)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，可靠性下降，進(jìn)而影響企業(yè)的相關(guān)決策。而利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掃描技術(shù)可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，紙質(zhì)資料經(jīng)過(guò)掃描，會(huì)清晰，準(zhǔn)確地在計(jì)算機(jī)中顯示，很好地避免了手工錄入出錯(cuò)的問(wèn)題。然后再將其轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中即可，簡(jiǎn)單，快速，可靠。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，以及辦公室文件資料信息管理體系的構(gòu)建，對(duì)工作人員的要求也在不斷提升。尤其在自動(dòng)編目工作中，工作人員需要結(jié)合編目技術(shù)，以及本單位的文件資料編目要求，積極對(duì)已有編目管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，有效解決編目工作中存在的問(wèn)題，提高編目技術(shù)水平及工作效率，促進(jìn)編目體系的不斷完善，為后續(xù)文件資料的儲(chǔ)存及使用提供便利，同時(shí)還要全面了解編目系統(tǒng)中可能存在的隱患，并進(jìn)行及時(shí)的防范，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的自動(dòng)編目功能，提高辦公室文件資料信息化管理工作的成效。

在對(duì)辦公室文件資料進(jìn)行查找時(shí)，利用檢索工具進(jìn)行檢索是一項(xiàng)很有效的手段，同時(shí)這種工具也是目前查尋文件資料的主要手段，能夠有效提高文件資料的使用效率，更好地發(fā)揮文件資料的價(jià)值，提高辦公室文件資料管理水平。檢索工具也是文件資料處理人員建立目錄中心，為相關(guān)人員查找資料提供指導(dǎo)的前提條件，同時(shí)也是為本部門與其他部門進(jìn)行信息交互的重要方法。目前，企事業(yè)單位辦公室在電子文件資料檢索方面，可以使用的工具有很多，例如操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等。但是這類檢索工具也存在一定的弊端，那就是只能根據(jù)關(guān)鍵詞搜索到部分相關(guān)內(nèi)容，不具備全文檢索功能。在具體使用時(shí)，要受到很多條件的限制，阻礙了企事業(yè)單位辦公室文件資料信息化管理水平的提升。因此，企事業(yè)單位可以將數(shù)據(jù)庫(kù)與檢索工具有機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高檢索效率，和檢索能力。如，可以以電子表格的形式，對(duì)各種文件資料進(jìn)行分類管理，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)員工的信息資料檢索提供便利。但是這種檢索方法比較簡(jiǎn)單，不適用復(fù)雜，海量的信息檢索，只能滿足小型企業(yè)的信息處理，檢索需要。對(duì)于一些大中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)升級(jí)計(jì)算機(jī)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)的方式，構(gòu)建起完善的大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以此提高自身的文件資料管理能力，對(duì)文件資料進(jìn)行更加科學(xué)，合理地保管和使用，提高信息資料的利用效率，更好地為各部門工作提供支持。

（二）資料信息化管理特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，為企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的發(fā)展提供了很多支持，與現(xiàn)代辦公相適應(yīng)的新型自動(dòng)化辦公系統(tǒng)不斷被研發(fā)出來(lái)，并在辦公室文件資料管理工作中進(jìn)行了廣泛的應(yīng)用，促使企事業(yè)單位辦公室文件資料管理模式發(fā)生了巨大的變革，極大提高了企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的效率及質(zhì)量，提升了辦公室整體工作的成效，并為企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的發(fā)展提供了新的動(dòng)力。在現(xiàn)代化辦公室文件資料管理工作中，信息化管理已經(jīng)成為了主要的管理手段，借助于先進(jìn)的技術(shù)手段及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，辦公室人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速處理各類文件的整理，歸檔、檢索工作，大大減少了工作量及人力的投入，有效節(jié)約了紙質(zhì)用品成，本及人力成本，為辦公室工作提供了極大的便利。同時(shí)，借助于信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)人員還可以通過(guò)科學(xué)、合理的篩選，去除虛假、無(wú)用信息，在最大程度上確保信息的真實(shí)性，準(zhǔn)確性，有效性、規(guī)范性，為辦公室及其他相關(guān)部門各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力指導(dǎo)。與傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理系統(tǒng)相比，文件資料信息化管理體系更加高效，且具有一定的開(kāi)放性，能夠?qū)Ω鞑块T生成的文件資料信息進(jìn)行有效整合，最大限度發(fā)揮這些信息的價(jià)值，提高各類資料信息在相關(guān)部門之間的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，為各部門管理活動(dòng)的實(shí)施提供更有力的支持。

二、企事業(yè)單位辦公室文件資料信息化管理的路徑

（一）加強(qiáng)設(shè)備、技術(shù)的投入

辦公室文件資料信息化管理，是在現(xiàn)代化設(shè)備及先進(jìn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，其水平高低與現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的完善程度，以及先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用程度密切相關(guān)，同時(shí)與辦公人員的技術(shù)水平也有很大關(guān)聯(lián)。企事業(yè)單位辦公室在日常工作中，要想建立起完善的文件資料信息化管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，首先需要制定合理的資金投入計(jì)劃，每年分配一定的資金用于購(gòu)買新型的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)設(shè)備，如現(xiàn)代化的打印復(fù)印設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等，為辦公室文件資料信息管理水平的提升創(chuàng)造有利條件。同時(shí)，還要結(jié)合自身的辦公室文件資料管理需求，購(gòu)買相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，如先進(jìn)的文件處理系統(tǒng)等，通過(guò)硬件與軟件的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)辦公室文件資料管理效率的提升，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展。此外，企事業(yè)單位還要重視相關(guān)人員技術(shù)水平及文件資料管理能力的發(fā)展，通過(guò)構(gòu)建完善的培訓(xùn)計(jì)劃，提升整體辦公室人員及相關(guān)人員的文件資料管理水平，提高其各種軟件系統(tǒng)的應(yīng)用能力，及文件資料的處理速度，以此確保辦公室資料信息化管理成效。

（二）建立完善的辦公室信息化管理制度

在進(jìn)行辦公室文件資料信息化管理時(shí)，其核心內(nèi)容是對(duì)各類資料進(jìn)行收集和管理。企事業(yè)單位可以通過(guò)構(gòu)建完善、適用的辦公室信息化管理制度，將每一項(xiàng)信息化管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并通過(guò)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，促使每一項(xiàng)制度落實(shí)到位。在辦公室信息化管理監(jiān)督方面，相關(guān)人員需要對(duì)所收集的辦公室文件資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，確保每份資料信息的準(zhǔn)確性，有效性，同時(shí)還要對(duì)所有信息進(jìn)行全面、細(xì)致的處理，并按照信息的類別、表現(xiàn)形式，如紙質(zhì)資料、圖片信息、視頻信息等，對(duì)其進(jìn)行歸類，整合，為相應(yīng)項(xiàng)目的開(kāi)展提供全方位，多視角的資料支持。同時(shí)，還要通過(guò)嚴(yán)格，科學(xué)的編目，對(duì)不同格式的文件資料進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，為各類文件資料的查閱和調(diào)用提供方便。

（三）提高辦公室文件資料信息化管理人員的綜合能力

辦公室文件資料信息化管理的實(shí)質(zhì)，是對(duì)各部門工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理。在管理這些數(shù)據(jù)信息時(shí)，相關(guān)管理人員必須要具備一定的專業(yè)知識(shí)，對(duì)各類信息進(jìn)行收集，并通過(guò)分析不同信息的來(lái)源，用途及作用，對(duì)其進(jìn)行分類，整理，儲(chǔ)存。只有這樣，才能為各類辦公室文件資料的正確使用奠定基礎(chǔ)，充分發(fā)揮各類信息資料的價(jià)值，提高辦公室各項(xiàng)工作的成效，促進(jìn)辦公室文件資料管理工作的有效開(kāi)展。同時(shí)，辦公室在實(shí)施資料信息化管理時(shí)，需要借助于先進(jìn)的軟硬件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)人員需要對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行合理的操作和使用，這些也需要一定的專業(yè)能力。因此，企事業(yè)單位在辦公室文件資料管理中，需要根據(jù)不同的工作崗位及工作內(nèi)容，配備不同的專業(yè)人員，并通過(guò)培訓(xùn)，不斷提高他們的專業(yè)水平，為辦公室文件信息化管理工作的有序開(kāi)展提供保障。

辦公室文件資料信息化管理工作很瑣碎，但是又很重要，關(guān)系到辦公室及相關(guān)部門各項(xiàng)工作的實(shí)施效果。因此，辦公室文件資料信息化管理人員在處理每一項(xiàng)工作時(shí)，都要具備足夠的耐心及強(qiáng)烈的責(zé)任感，認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)文件，每一項(xiàng)信息，并對(duì)不同形式，不同內(nèi)容，不同格式的資料進(jìn)行恰當(dāng)處理，為資料信息的準(zhǔn)確，有效使用提供保障。同時(shí)，還要對(duì)這些資料進(jìn)行妥善保管，防止其泄露，丟失，做好文件加密，黑客攔截等保密工作，確保辦公室文件資料的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室文件資料是企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，關(guān)系到相關(guān)部門各項(xiàng)工作的實(shí)施與開(kāi)展。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位要通過(guò)配備先進(jìn)的硬件設(shè)備、信息處理系統(tǒng)，采取有效的文件資料管理手段，構(gòu)建起完善、適用的文件資料管理體系及監(jiān)督機(jī)制，提高辦公室文件資料管理成效。同時(shí)，還要加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的提升，提高他們的軟硬件應(yīng)用水平，及信息資料處理能力，推動(dòng)辦公室文件資料管理工作的不斷發(fā)展。

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