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        基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新

        2019-11-13 10:28:12張凱
        鋒繪 2019年10期
        關鍵詞:文書創(chuàng)新策略檔案管理

        張凱

        摘 要:文書檔案管理是每個單位的重要構成部分,在信息技術日益普及的當下社會,對文書檔案管理進行信息化整合,有助于提高單位文書檔案管理的規(guī)范性和實效性,從而為單位及單位職工的發(fā)展變化提供更為準確的文書檔案查詢。基于此,下文筆者主要就如何在信息化的背景下對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新展開探討,以期為其他文書檔案管理工作者提供借鑒和參考。

        關鍵詞:文書;檔案管理;信息化;創(chuàng)新策略

        隨著信息化和數字化的日益深入,紙質檔案開始逐漸被信息化檔案所代替,每個單位文書檔案管理工作者只有緊隨時代發(fā)展的步伐,以新概念、新方法和新思路來看待文書檔案管理工作,合理的運用網絡技術和信息資源對文書檔案進行系統(tǒng)的記錄和整合,才能使文書檔案管理工作更具規(guī)范性和實效性。因此,在信息化時代的背景下,檔案管理者必須將推進文書檔案管理信息化作為自己的首要目標。

        1 信息化背景下文書檔案管理存在的問題

        1.1 文書檔案管理信息化不足

        信息化程度不足是當前多數單位文書檔案管理普遍存在的問題,許多單位仍然運用紙質檔案對收集歸檔資料進行管理,雖然有的單位開始嘗試信息化檔案管理,但是由于缺乏科學的管理方式,由此產生了許多問題,如紙質檔案與信息化檔案不符、紙質檔案缺失等,而這些問題的存在,嚴重影響到單位文書檔案收集的規(guī)范性和真實性。

        1.2 文書檔案利用信息化不足

        文書檔案信息化整合并不是簡單的將文書檔案進行信息化處理即可,而是要借助專門的軟件對其進行系統(tǒng)的管理和整合。然而,現(xiàn)階段大多數單位都還沒有意識到這一點,而且在對文書檔案管理進行信息化整合之后,也不會定期對其進行相關的修改和完善,或者更習慣于借助紙質的形式進行對文書檔案的保存,從而使文書檔案利用信息化的程度不足。

        1.3 文書檔案管理制度不完備

        由于缺乏完備的管理制度,所以在文書檔案信息化管理的過程中,存在普遍胡用亂用的問題。如對文書檔案的借閱細節(jié)規(guī)定的不明確,會致使員工在借閱過程中相互傳閱,從而造成文書檔案信息的紕漏和損害,甚至是在未經批準的情況下,對單位機密的文本檔案進行下載傳閱,造成泄密事件的發(fā)生,給單位和組織帶來危害以至于造成不可挽回的損失。

        2 信息化背景下文書檔案管理創(chuàng)新的策略

        2.1 強化文書檔案管理認識

        在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中,需要運用新思想、新理念來對文書檔案管理工作進行指導,充分發(fā)揮信息化技術的特點和優(yōu)勢,從而使文書檔案更好的實現(xiàn)信息化管理。因此,這就需要單位管理者對文書檔案管理工作的重要性加強認識,在單位領導的支持下,將文書檔案管理納入到單位日程工作當中,并依據實際的需求和現(xiàn)實的需要,對文書檔案管理的理念進行創(chuàng)新,只有這樣,才能切實的保障單位文書檔案管理工作得以有效開展。

        2.2 構建文書檔案管理體系

        在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中,管理者必須依據實際的需求構建完備的信息化檔案構建要求和標準,其中明確提出對于文本檔案的數字性、安全性、管控性等各方面的要求,從而在信息化的背景下逐步構建起較為完備的文本檔案管理體系,以此來確保單位文書檔案管理的規(guī)范性、真實性和實效性。而且,管理者還要對文書檔案管理的形式進行創(chuàng)新,豐富文書檔案管理的內涵,提高文書檔案管理的規(guī)范性,從而使文書檔案管理的水平得以最大限度的提升,為今后查閱單位及單位職工的發(fā)展演變過程提供真實準確的檔案依據。

        2.3 加強文書檔案管理者培訓

        在對文書檔案管理進行信息化整合的過程中,為了使文書檔案管理的實效性得到最大限度的提升,就必須對檔案管理者加強培訓,使他們全面了解文書檔案信息化管理的原則和要求、操作的步驟及方法、資料的分析和匯總,從而使文書檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)和技能得到有效的提升。此外,還應對檔案管理者的信息化管理思維和創(chuàng)新意識進行有意識的培養(yǎng),使文書檔案管理者對于檔案信息化管理的方法和操作能夠實際掌握,逐步提升自身的文書檔案管理素養(yǎng),從而為全面實現(xiàn)信息化檔案管理奠定良好的人才基礎。

        2.4 制定完善的檔案管理制度

        為了使單位文書檔案管理的水平得到最大限度的提升,管理者必須根據實際的需求制定完善的文書檔案管理制度,并相應的提升文書檔案管理制度的落實力度,從而使文書檔案管理者在實際工作中做到有據可依,使文書檔案管理工作更具規(guī)范性。而且,對文書檔案管理制度的科學制定,也有助于單位對于文本檔案的有效利用,所以需要對已往的文書檔案管理制度進行相應的調整和優(yōu)化,保障文書檔案管理制度的制定與單位的實際需求相協(xié)調、相一致。此外,在單位文書檔案管理制度中,還需對責任進行明確的分配,構建完善的質量監(jiān)察體系,構建科學的領導統(tǒng)籌體系,用標準化和規(guī)范化的文書檔案管理制度,保障文書檔案管理的規(guī)范性和實效性,從而使文書檔案和管理的水平得以最大限度的提升。

        3 結語

        綜上所述,對文書檔案管理進行信息化整合,符合信息化社會對于單位文書檔案管理的要求,所以在對單位文書檔案管理時,管理工作者必須緊隨時代發(fā)展的步伐,不僅要在技術層面進行信息化創(chuàng)新,而且還要在管理層面進行信息化創(chuàng)新,從而使文書檔案管理工作更具規(guī)范性,真實性和實效性,為今后查閱單位及單位職工的發(fā)展演變過程提供真實準確的檔案依據。

        參考文獻

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        [2]朱秀宇.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].赤子(上中旬),2016,(24):144.

        [3]李敏嘉.創(chuàng)新與變革:信息化背景下檔案管理工作的助推力[J].黑龍江檔案,2012,(03):111.

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