郭樹賢 吳昊 高金輝

摘? ?要：隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展和改革開放不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足要求，構(gòu)建檔案整合分享越來越迫切。通過對檔案整合共享的內(nèi)涵及實現(xiàn)方式進行分析得出，分散式檔案整合分享結(jié)構(gòu)簡單且易于實現(xiàn)，但卻無法真正實現(xiàn)檔案信息整合與優(yōu)化;集中式檔案整合分享因打破了各部門地區(qū)之間隔離并徹底破除了“信息孤島”問題而被廣泛應用。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 整合共享? 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（a）-0160-02

長期以來，由于計算機、網(wǎng)絡通訊、數(shù)據(jù)庫服務器等技術(shù)手段不夠成熟，我國電子檔案管理發(fā)展滯后并存在管理漏洞。譬如，公民的戶籍、人事、學歷等重要檔案無法跨省跨境共享，導致戶籍、人事等檔案遷移辦理程序繁瑣，學歷無法驗證，身份證編號重復等。目前的檔案管理方式和手段已經(jīng)無法適應高速發(fā)展的社會經(jīng)濟。而電子檔案整合與共享就是解決“信息孤島”的重要對策，其重要性不言而喻。

1? 檔案整合共享內(nèi)涵

廣義的檔案整合共享囊括了檔案資源、管理制度、法律法規(guī)、網(wǎng)絡通訊共享技術(shù)、人員配備等多種要素，旨在建立并完善大數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫、服務器等技術(shù)和管理制度等外部因素，從而在宏觀上實現(xiàn)檔案信息資源的整合共享。而狹義的檔案整合共享是從檔案資源展開，以檔案資源的統(tǒng)一存儲并共享為目標，更為重視整合共享的具體實施方案。

宏觀的檔案整合共享主要是從國家頂層設計著眼的，通過技術(shù)手段建立國家檔案信息資源的統(tǒng)一共享平臺。中觀層面主要指的是區(qū)域內(nèi)檔案的整合共享，主要的實現(xiàn)方式是建設覆蓋專用文件管理的檔案中心。將文檔管理信息系統(tǒng)和基于云的區(qū)域歸檔信息資源整合到共享平臺中。微觀層面上，檔案合并共享主要表現(xiàn)文件的一體化管理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設、文件交換等具體的方式。

在信息化背景下的存檔整合共享沒有固定的涵義，很難形成統(tǒng)一的概念記述。歸檔集成共享在不同的研究級別共享非常豐富的內(nèi)容，這意味著檔案合并共享也具有復雜的特征。相對地，當前檔案整合共享更為著力于中觀層面的檔案管理。另外，認為電子版資料的綜合共享一般屬于信息綜合共享的范疇，在實體匹配共享的研究中，電子版資料的重要地位常常被忽略。實際上，電子資料集成共享的方案和路徑極大地依賴于電子資料實體管理的集中或分散。因此，應當結(jié)合電子資料實體的管理模式來描述電子資料集成共享，而不是僅突出信息層的邏輯組合和共享。

2? 分散式的檔案整合共享

分散式的檔案整合共享，是檔案信息資料實體分散存儲在各個不同單位的檔案管理系統(tǒng)中，并由各單位自我管理。由于分散式檔案整合共享缺乏統(tǒng)籌管理和統(tǒng)一管理平臺，不能真正實現(xiàn)檔案整合共享，其實現(xiàn)方式是通過各單位之間的信息交換。

2.1 異構(gòu)的檔案管理平臺

歸檔的信息文檔存儲在不同的文件管理系統(tǒng)中，而不是統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的設計，每個數(shù)據(jù)的存儲體系結(jié)構(gòu)和界面及技術(shù)不同。異構(gòu)文件管理平臺共享歸檔整合是非文件管理平臺的文件整合，很大程度上取決于系統(tǒng)。檔案交換系統(tǒng)實現(xiàn)不同單位之間的檔案管理平臺的接口協(xié)調(diào)和數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)異構(gòu)檔案管理平臺互聯(lián)互通。

2.2 同構(gòu)的檔案管理平臺

由上級單位或檔案館統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，根據(jù)不同檔案的管理要求，統(tǒng)一設計數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和接口技術(shù)，開發(fā)集成檔案管理平臺。因此，同機種結(jié)構(gòu)的檔案管理平臺在各單元間、各管理平臺間不存在異型的問題，各平臺間的相互連接和共享變得容易。

2.3 檔案交換系統(tǒng)

分散式的檔案整合共享的主要途徑是檔案交換，而檔案交換系統(tǒng)正是提供了標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)交換接口和技術(shù)標準。檔案交換系統(tǒng)就是根據(jù)檔案管理共享要求，經(jīng)由統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，在各檔案管理平臺之間實現(xiàn)檔案信息交換，并利用安全技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，起到檔案交換中轉(zhuǎn)樞紐和傳輸作用。檔案交換系統(tǒng)必須滿足應用需求，能夠靈活地實現(xiàn)各檔案管理平臺之間的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和信息處理，實現(xiàn)跨單位作業(yè);能夠保證檔案交換過程的安全性、可控性，實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間的相互物理隔離;能夠自動驗證交換行為是否規(guī)范，并自動記錄檔案交換日志。

2.4 分散式檔案整合共享的利弊

在分散式檔案整合共享模式下，檔案整合與共享往往局限于不同單位之間的檔案交換，并且需要先發(fā)出申請，然后審核通過，辦事流程十分復雜。由于分散式檔案整合共享僅在一個或少數(shù)幾個單位之間進行共享，其保密性、內(nèi)向性很好。檔案交換交換的數(shù)據(jù)非常簡單，分散式檔案整合共享系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡單，易于實現(xiàn)。分散式檔案整合共享所涉及到的各單位權(quán)責、合作與利益的協(xié)調(diào)以及觀念統(tǒng)一等方面是十分有利的，有助于在共享過程中明晰權(quán)責。然而檔案交換局限于檔案信息的傳遞與交換，無法真正構(gòu)建豐富多元化的檔案數(shù)據(jù)庫，無法真正實現(xiàn)檔案整合與優(yōu)化，也無法對檔案信息進行更深入的分析和挖掘，分散式檔案整合分享缺乏密切的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。

3? 集中式檔案整合分享

為適應當前社會的高速發(fā)展，中共中央和國務院提出要打破各部門之間的分割，統(tǒng)籌規(guī)劃整合同一單位、同一地區(qū)以及不同地區(qū)之間的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源高效管理和科學配置。集中式檔案整合分享正是解決問題的鑰匙。集中式檔案整合分享有兩種實現(xiàn)方式：建立檔案整合共享平臺和實行獨立的文件管理中心。

3.1 檔案整合共享平臺

構(gòu)建檔案整合共享平臺是指在集中存儲檔案的基礎工作上，構(gòu)建能夠擴展、集成、更換的復合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件實體的集中管理和歸檔信息資源的統(tǒng)一共享，為每個單位提供決策支持。

檔案整合共享平臺建設的實現(xiàn)方法主要是以檔案館為核心的“云模型”，即檔案館和歸檔行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一開發(fā)出能夠解決異構(gòu)問題的檔案管理系統(tǒng)。每個設備都有集中化的存儲，但歸檔部門是專用的，通過云構(gòu)建標準統(tǒng)一存檔資源池，并通過公共云構(gòu)建統(tǒng)一的應用程序平臺。與在分散式檔案整合分享模式相比，電子資料集成共享平臺保留了現(xiàn)有的文件管理機制，整合和開發(fā)不同來源的歸檔信息資源，以整合反映相同主題的歸檔信息資源，可以深度層次使用。在檔案整合共享平臺的特定操作中，通過權(quán)限控制分配給不同角色的部門或個人可以提供不同的功能和操作內(nèi)容。

3.2 構(gòu)建獨立的文件管理中心

文件管理中心實質(zhì)上就等同于各個部門、地區(qū)的聯(lián)合檔案室，實現(xiàn)各單位檔案統(tǒng)一管理和跨單位部門、跨地區(qū)檔案信息共享。各部門、各地區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)與電子文件中心相鏈接，實現(xiàn)電子文件的實時、在線歸檔，實現(xiàn)在歸檔階段就完成電子檔案的集中存儲管理，為更深入的檔案整合共享奠定基礎。電子文件中心兼有集成綜合化的屬性，除了標準規(guī)格和信息技術(shù)的應用外，電子文件中心有利于單位資料信息資源利用的內(nèi)容和范圍的擴大。

4? 結(jié)語

通過對分散式檔案整合共享和集中式檔案整合共享進行分析，進行比較。總體而言，集中式檔案整合共享從本質(zhì)上打破了各單位之間的檔案信息異構(gòu)性，徹底解決了檔案“信息孤島”問題，為今后檔案管理工作帶來了極大的便利。

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