譚其霞 山東省濰坊市臨朐縣環(huán)境衛(wèi)生中心 山東濰坊 262600

引言

文書檔案的收集、歸檔工作是事業(yè)單位日常管理和運(yùn)行的重要內(nèi)容之一，做好檔案工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單的管理運(yùn)行所面對(duì)的內(nèi)部、外部環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，事業(yè)單位要想在新時(shí)期獲得進(jìn)一步的發(fā)展，如何加強(qiáng)檔案管理工作成為了當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展中必須要解決的一個(gè)重要問題。

1.新時(shí)期辦公室文書檔案收集與歸檔管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 檔案形式與內(nèi)容多樣化

以往事業(yè)單位的文書檔案主要以紙質(zhì)檔案、文字檔案的形式為主。而隨著辦公自動(dòng)化、信息化的發(fā)展，當(dāng)前事業(yè)單位中的文書檔案的形式和內(nèi)容也變得更加多樣化。檔案的載體由紙質(zhì)逐漸向數(shù)字化介質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，文書檔案在各個(gè)部門之間的傳遞、交接也主要依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。在這種情況下，就使得文書檔案的收集歸檔工作的內(nèi)容大大增加，必須要從多個(gè)方面對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，如何保證檔案收集、歸檔的完整性、準(zhǔn)確性成為了一個(gè)重要的問題。

1.2 檔案使用價(jià)值和使用頻率提升

文書檔案的收集、歸檔工作本質(zhì)上是對(duì)檔案中的有價(jià)值的信息進(jìn)行收集、整理、加工、管理的一個(gè)過程。隨著當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于檔案中所蘊(yùn)含的信息價(jià)值越來越重視，對(duì)于檔案的使用頻率也越來越高。這就對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求，保證文書檔案收集的時(shí)效性與質(zhì)量，充分發(fā)揮其在事業(yè)單位中的參考作用和推動(dòng)效果，給事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益成為了當(dāng)前文書檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1.3 檔案收集和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了充分發(fā)揮文書檔案的應(yīng)用價(jià)值，首先就要保證檔案收集和歸檔工作具有較高的質(zhì)量。而為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須要推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)劃化采集和歸檔工作，根據(jù)檔案的種類、所包含的信息資源價(jià)值等對(duì)其進(jìn)行有效的處理成為了事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要方向。

2.辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)實(shí)困境

當(dāng)前在事業(yè)單位辦公室文書檔案的收集歸檔工作中還存在著一些問題，對(duì)工作的質(zhì)量和效率造成了較大的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）單位內(nèi)缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到個(gè)人，進(jìn)而導(dǎo)致了文書檔案的收集歸檔工作的效率和質(zhì)量不高，經(jīng)常在文書檔案的收集歸檔上出現(xiàn)一些問題，例如檔案缺乏規(guī)范性，格式、命名不規(guī)范，存放雜亂無序，內(nèi)容不全、不完整，文書檔案整體歸檔率偏低等問題。（2）檔案資料的收集處理方法落后，相關(guān)的信息化建設(shè)沒有得到有效的支持，電子檔案、檔案的多媒體處理等沒有落實(shí)，從而導(dǎo)致了文書檔案的管理工作效率低下，各部門之間的溝通和信息共享也存在著一定的困難。（3）檔案管理工作缺乏高素質(zhì)的人才，由于事業(yè)單位的檔案管理人員不少是從其他崗位上轉(zhuǎn)崗過來，對(duì)于檔案管理工作不了解、不熟悉，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)缺乏。再加上部分檔案管理人員缺乏職業(yè)責(zé)任感、工作積極性，缺乏對(duì)收集、歸檔工作的重視，檔案管理意識(shí)薄弱，從而導(dǎo)致了在文書檔案的收集歸檔上容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)文書檔案的有效利用造成了一定的影響。

3.創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

3.1 完善文書檔案收集和歸檔管理制度和工作流程

事業(yè)單位文書檔案的收集和歸檔管理工作必須要以完善的制度作為基礎(chǔ)。事業(yè)單位要根據(jù)國(guó)家、單位的相關(guān)規(guī)定、辦法和條例建立起完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門、個(gè)人手中分散的檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。其次，要要按照相關(guān)的公文處理、立卷規(guī)定以及檔案質(zhì)量管理要求，對(duì)公文的起草、審核、印刷、傳遞、執(zhí)行以及文件的整理歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督，保證所收集的檔案具有較高的質(zhì)量。第三，辦公室檔案管理人員要積極參與到文書的簽收登記、審核、批辦、簽注等工作當(dāng)中，從而有效的掌握文書檔案的內(nèi)容、要求、時(shí)間等要素。

3.2 注重對(duì)文書檔案的開發(fā)應(yīng)用

文書檔案的收集、歸檔最終是服務(wù)與事業(yè)單位的管理和運(yùn)營(yíng)工作，因此檔案管理人員在檔案的管理中就必須要以檔案的開發(fā)利用為基礎(chǔ)，綜合考慮當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需求，單位業(yè)務(wù)狀況為導(dǎo)向，明確檔案工作職責(zé)，加強(qiáng)與各部門、科室的良好協(xié)作關(guān)系，并利用各種先進(jìn)技術(shù)提高檔案收集、歸納的效率和質(zhì)量，為文書檔案資源的開發(fā)利用提供有利的條件，保證檔案的收集歸檔工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位新時(shí)期發(fā)展過程中各種問題或者各種爭(zhēng)議性或歷史遺留問題的解決提供重要的參考依據(jù)，

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)的檔案人才是事業(yè)單位文書檔案的管理和開發(fā)工作有效進(jìn)行的重要保障。因此在單位必須要重視對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，通過對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和政治思想素質(zhì)進(jìn)行的培訓(xùn)，從而使其具有良好的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)責(zé)任感，進(jìn)而更好的完成檔案收集與歸檔工作，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)充分開發(fā)和利用檔案資源，為事業(yè)單位的發(fā)展提供良好的檔案服務(wù)。此外，還可以通過在單位內(nèi)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，使單位管理層以及全體職工的檔案意識(shí)得到提高，使其能夠積極的配合和支持檔案收集工作。

結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集、歸檔管理工作對(duì)于事業(yè)單位的管理、運(yùn)行和發(fā)展有著非常重要的意義。因此，事業(yè)單位必須要針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的一些問題，積極采取措施，提高文書檔案的收集、歸檔效率和質(zhì)量，從而使檔案資源的價(jià)值能夠得到充分的發(fā)揮。