劉曉曦 廣漢市城市建設(shè)檔案館 四川德陽 618300
我國(guó)自20世紀(jì)80年代以來城鎮(zhèn)化速度不斷加快,“舊區(qū)改造”、“新城開發(fā)”等一系列改造、規(guī)劃的實(shí)施,成為了我國(guó)城市現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。在這一過程中,許多城市的歷史面貌逐漸的被現(xiàn)代化都市所取代。而城建檔案中記載了大量的有關(guān)城市建設(shè)和規(guī)劃的歷史記錄和信息,對(duì)于現(xiàn)代城市發(fā)展有著非常重要的意義。
城建檔案是對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等工作進(jìn)行記錄的一類材料,能夠反映一個(gè)城市的歷史樣貌以及當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀,既是一個(gè)城市的歷史記憶,同時(shí)也是城市未來發(fā)展的重要參考依據(jù)。因此,加強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理和開發(fā)利用就顯示十分重要。良好的城建檔案管理和開發(fā)利用能夠使相關(guān)人員從多個(gè)角度對(duì)城市進(jìn)行全面的觀察、分析,對(duì)城市的發(fā)展規(guī)律進(jìn)行有效的掌控,進(jìn)而通過創(chuàng)新、改革,使城市的建設(shè)、管理工作更加有效的進(jìn)行,城市社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等方面得到更好的發(fā)展。由此可見,城建檔案管理與開發(fā)利用對(duì)于城市的發(fā)展有著非常很重要的意義。
目前在多數(shù)地區(qū)的城建檔案管理工作中還存在著一些問題。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)城建檔案內(nèi)容與項(xiàng)目實(shí)際不符,導(dǎo)致相關(guān)人員在查閱相關(guān)檔案時(shí)無法獲得準(zhǔn)確的信息,給城市建設(shè)埋下隱患甚至造成巨大的損失。(2)城建檔案歸檔內(nèi)容不全、不完整,尤其是一些年份較為久遠(yuǎn)的檔案的整體歸檔率偏低。(3)城建檔案管理規(guī)范性、有效性,如檔案格式、命名不規(guī)范,存放雜亂無序等,檔案的價(jià)值也就無法得到充分發(fā)揮。(4)城建檔案數(shù)字化管理還有待進(jìn)一步發(fā)展,檔案管理效率、服務(wù)水平受到了較大的影響,無法滿足城建檔案的開發(fā)、利用需要。(5)在城建檔案的開發(fā)利用上的深度不夠,無法充分挖掘和正確把握城建檔案中所蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息,其對(duì)于城市發(fā)展的推動(dòng)作用無法得到充分的發(fā)揮。
城建檔案既包括由檔案管理部門收集、記錄的城市建設(shè)情況、各類活動(dòng)、會(huì)議的開展情況等,同時(shí)還有部分著來自于城建相關(guān)單位、企業(yè)搜移交的檔案,檔案總量較大且質(zhì)量參差不齊。再加上檔案類型十分復(fù)雜,包括文字、照片、錄音、錄像、實(shí)物等多種形式,從而導(dǎo)致了城建檔案管理工作十分繁雜,管理上存在著較多的困難。
當(dāng)前在部分地區(qū)的城建檔案管理工作中仍然采用的傳統(tǒng)的管理辦法,導(dǎo)致了之后的檔案管理效率十分低下,管理工作量大大增加。例如,由于部分地區(qū)在城建檔案的收集、保護(hù)、借閱等方面沒有嚴(yán)格的制度、監(jiān)督機(jī)制缺乏、檔案管理責(zé)任落實(shí)不到位,導(dǎo)致了檔案時(shí)效性、完整性、專業(yè)性、機(jī)密性較差。
由于部分城建檔案管理人員的檔案管理意識(shí)薄弱,自身業(yè)務(wù)水平不高,在管理工作中僅將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的保管、儲(chǔ)存,而沒有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用,導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量不高,檔案服務(wù)工作無法有效的有效開展。
由于部分地區(qū)對(duì)于城建檔案管理工作不重視,相關(guān)投入較少,檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)受到了一定的阻礙,相關(guān)的硬件設(shè)備落后、長(zhǎng)期使用、老化問題嚴(yán)重,檔案管理工作效率低下。此外,電子檔案轉(zhuǎn)化進(jìn)程緩慢,也導(dǎo)致了檔案查閱、咨詢、利用等工作受到了一定的影響,檔案價(jià)值無法充分發(fā)揮。
首先,城建檔案作為我國(guó)國(guó)家檔案的一種,必須要保證檔案的完整性和有效性,因此檔案管理部門在城建檔案的收集、編制、歸檔等工作上要制定明確的要求以及通用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,完善檔案管理工作流程。保證城建檔案能夠?qū)Τ鞘械拿婷埠徒ㄔO(shè)情況進(jìn)行真實(shí)的反映,例如,保證檔案語言標(biāo)準(zhǔn)、圖片清晰、色彩還原等,并詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄相關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、特點(diǎn)等。對(duì)于城建相關(guān)單位移交的檔案,檔案管理部門要對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審核,質(zhì)量不符合要求的要退回重新編制,從而為檔案的后期利用提供良好的條件。
其次,要加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理人員的培訓(xùn)力度,使其認(rèn)識(shí)到城建檔案的重要性,從業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、責(zé)任感等方面對(duì)其進(jìn)行全面提高,從而建立起一支高素質(zhì)、負(fù)責(zé)任的城建檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)還要為檔案管理人員提供良好的工作條件,為城建檔案管理工作提供充足的人才保障。
最后,在城建檔案的管理工作上要積極應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù),如無人機(jī)航拍、遙感技術(shù)、電子檔案等技術(shù),同時(shí)做好檔案保管工作,保證檔案儲(chǔ)存環(huán)境恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火,檔案獨(dú)立成卷,單獨(dú)存放,并定期進(jìn)行檢查,保證檔案的妥善保管和長(zhǎng)久利用。
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的背景下,城建檔案的信息挖掘和利用必須要以數(shù)字化、信息化管理為基礎(chǔ)。首先,要通過將各種形式的城建檔案向電子檔案的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化并建立起統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),為檔案信息挖掘奠定基礎(chǔ)。其次,要以城建項(xiàng)目為中心,對(duì)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行專門的檔案編研工作,并設(shè)置相應(yīng)的主題,實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案的高效管理。最后要充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù),除了對(duì)本地的城建檔案進(jìn)行分析以外,還可以通過與其他地區(qū)的城建情況進(jìn)行比較,從而得出更加準(zhǔn)確、有效的分析結(jié)果。此外,檔案管理部門還要加強(qiáng)檔案服務(wù)工作、開展活動(dòng)對(duì)公眾加強(qiáng)城建宣傳等方式,使城建檔案在城市建設(shè)中的作用得到更好的發(fā)揮。
綜上所述,加強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理和開發(fā)工作,挖掘其中有價(jià)值的信息并綜合利用是當(dāng)前城市發(fā)展進(jìn)程中必須要完善的一項(xiàng)工作,相關(guān)部門要針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的各種問題,積極采取從措施使城建檔案管理與開發(fā)工作的效果得到充分的體現(xiàn),為城市發(fā)展提供更大的助力。