馬培紅

摘要：會計分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計信息的質(zhì)量。但費用沖減、賬內(nèi)調(diào)整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。

關(guān)鍵詞：實務(wù);電算化;分錄

會計分錄是每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的賬戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計信息的質(zhì)量。會計分錄是記賬的直接依據(jù)，根據(jù)會計分錄登記賬簿時，會計實務(wù)要求做到賬證相符?，F(xiàn)就幾個方面舉例：

一、費用類賬戶

會計上，費用類賬戶一般是多欄式明細賬，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費用賬戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，結(jié)平貸方發(fā)生額。例如：“壞賬準備”是按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞賬準備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“資產(chǎn)減值損失”，傳統(tǒng)手工會計分錄如下：

借：壞賬準備xxx

貸：資產(chǎn)減值損失xxx

會計人員根據(jù)這個會計分錄登記“資產(chǎn)減值損失”明細賬時，由于“資產(chǎn)減值損失”是借方分析式多欄賬巨平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計人員必須經(jīng)過人腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“資產(chǎn)減值損失”相應(yīng)明細賬戶的借方，從而造成賬證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記賬則會登記到“資產(chǎn)減值損失”相應(yīng)明細賬戶的貸方，從而造成手工與機器登記的資產(chǎn)減值損失借貸方發(fā)生額不等，影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“資產(chǎn)減值損失”賬戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。會計人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。

借：資產(chǎn)減值損失xxx（紅字）

貸：壞賬準備xxx（紅字）

二、實務(wù)中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規(guī)范

例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設(shè)借款時已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統(tǒng)會計實務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：

借：現(xiàn)金400

管理費用1600

貸：其他應(yīng)收款2000

這樣在計算機賬務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，也會產(chǎn)生問題，正確的做法是編制兩張記賬憑證：一張收款憑證（400）和一張轉(zhuǎn)賬憑證（1600），會計分錄如下：

（1）借：現(xiàn)金400

貸：其他應(yīng)收款400

（2）借：管理費用1600

貸：其他應(yīng)收款1600

筆者認為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記賬憑證不分類且記賬憑證格式統(tǒng)一。如果記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類的話，那么這張記賬憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金）。但目前有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記賬，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金日記賬，是登記到借方（藍字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導致賬證方向不一致;登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認為，可以引入過渡科目進行處理。

三、會計實務(wù)中，賬戶間調(diào)整需要編制相應(yīng)的會計分錄

如將“制造費用——折舊費”調(diào)整到“生產(chǎn)成本——折舊費”中去。傳統(tǒng)手工會計實務(wù)的做法有兩種，一種是：

借：生產(chǎn)成本——折舊費xxx

貸：制造費用——折舊費xxx

因為“制造費用”為借方分析多欄式賬，分錄中的貸方必然會出現(xiàn)上述賬證不一致的問題。為了保證賬證相符，則編制如下的會計分錄：

借：制造費用——折舊費xxx（紅字）

生產(chǎn)成本——折舊費xxx

貸：任意科目0

這種做法與上述第二種做法類似，由于貸方賬戶發(fā)生額為零.這種做法至少存在兩個問題：（1）它違背了借貸記賬法的記賬規(guī)則，有借無貸方;（2）違背了財政部1994年6月30日發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，因此在電算化會計中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計分錄，但可以編制借方或貸方為任意會計科目，同時金額為零的會計分錄。計算機記賬是根據(jù)科目編碼記賬的，所以“任意科目”明細賬必然記載有金額為零的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟業(yè)務(wù)在會計上是沒有存在必要的。

為了避免這種情況的發(fā)生，作者本人認為正確的做法是借用一個過渡賬戶，如“其他應(yīng)付款——過渡”賬戶，通過編制兩張記賬憑證來解決。這樣登賬時，“制造費用”、“生產(chǎn)成本”賬戶無問題，過渡賬戶貸方也立即抵銷，只是增加了記賬憑證的數(shù)量。

綜上所述，實現(xiàn)電算化會計以后，企業(yè)的會比人員在編制會計分錄時，既要遵循會計理論本身要求，又要考慮電算化會計軟件的要求，這些要求往往同手工習慣做法不一樣，會計人員需要結(jié)合會計理論和電算化會計的知識進行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會計信息化的需要。

參考文獻：

[1]《會計電算化》河南科學技術(shù)出版社

[2]《會計電算化初級知識》河南省財政廳