王謙 周小柯

[摘 要] 隨著信息化的高速發(fā)展、高新技術(shù)的更新迭代，現(xiàn)代企業(yè)對項目的管理需求從簡單的單個項目管理，發(fā)展到跨區(qū)域、跨職能的多項目管理。項目管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，作為直觀的交互式管理平臺，項目管理系統(tǒng)對企業(yè)同時管理多個項目、提高工作效率、優(yōu)化企業(yè)資源配置都至關(guān)重要。

[關(guān)鍵詞]項目 管理 系統(tǒng) 搭建

中圖分類號：F270.7 文獻標(biāo)志碼：A

一、搭建項目管理系統(tǒng)的背景

企業(yè)要在有限資料的條件下，按時完成多款新產(chǎn)品的開發(fā)，并順利投入量產(chǎn)，需要借助高效的管理工具。項目經(jīng)理及管理團隊在項目管理系統(tǒng)的幫助下，可以更好地對項目資源、項目進度、項目風(fēng)險等進行實時監(jiān)控和正面干預(yù)。

然而，并不是所有企業(yè)都配置了項目管理系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的管理模式下，項目管理的成敗取決于項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理對項目資源進行協(xié)調(diào)，對項目進度和風(fēng)險進行管控。這對項目經(jīng)理的專業(yè)能力提出了很高的要求，但是，項目經(jīng)理的能力良莠不齊，導(dǎo)致有的項目可以在既定的計劃下有序完成，有的項目卻進展緩慢困難重重。

現(xiàn)狀往往是企業(yè)無法保證溝通的實時有效性，甚至在有限資源的調(diào)度中出現(xiàn)了資源無法共享、沖突日益擴大化等問題，尤其是企業(yè)的大型項目正逐漸呈復(fù)雜化和跨地域化等特點，從而嚴(yán)重影響了企業(yè)項目管理的效率，使得企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)難以實現(xiàn)[1]。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，B公司同期進行的項目數(shù)量達100多個，依靠管理人員線下統(tǒng)計，不僅效率低而且時效差。項目數(shù)據(jù)分散在不同的部門，拉通困難，數(shù)據(jù)統(tǒng)計往往需要很長時間（15天以上）， 準(zhǔn)確率低，耗時耗力。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的項目流程和優(yōu)秀的項目經(jīng)驗很難系統(tǒng)化，問題容易反復(fù)發(fā)生。

從項目資源、項目進度、項目風(fēng)險三方面來看，項目管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢。

（1）在資源協(xié)調(diào)方面，項目管理團隊和職能部門之間、不同的項目經(jīng)理之間常因資源分配不均而發(fā)生沖突，項目管理系統(tǒng)可以直觀地對資源的使用進行統(tǒng)計，科學(xué)地計算出資源的最佳分配方案。

（2）在項目進度方面，項目經(jīng)理和管理團隊可以借助項目管理系統(tǒng)中的項目進度計劃或甘特圖，掌握最新的項目進展，直觀地查看每個項目的情況，對延期的項目進行趕工或變更。

（3）在項目風(fēng)險方面，通過系統(tǒng)大數(shù)據(jù)可以抓取項目檢測中的不良，推動不良解析，快速完成新產(chǎn)品開發(fā)。

二、項目管理系統(tǒng)的功能需求

按照項目管理知識體系（Project Management Body Of Book，PMBOK）中的定義，項目管理過程分為啟動過程組、規(guī)劃過程組、執(zhí)行過程組、監(jiān)控過程組、收尾過程組。按照B公司的項目階段劃分，分為產(chǎn)品企劃、設(shè)計檢討、產(chǎn)品驗證和量產(chǎn)4個階段。項目管理系統(tǒng)的功能貫穿整個項目階段，助力項目管理過程。項目管理系統(tǒng)邏輯的劃分如圖1所示。

產(chǎn)品企劃階段：收集市場現(xiàn)狀、客戶需求、競爭社規(guī)格行業(yè)內(nèi)競爭企業(yè)的技術(shù)規(guī)格，瞄準(zhǔn)目標(biāo)客戶，將客戶產(chǎn)品規(guī)格發(fā)送給設(shè)計部門，設(shè)計部門進行初步的設(shè)計檢討并輸出產(chǎn)品檢討報告，采購部門根據(jù)檢討方案評估成本價格。與客戶協(xié)商達成一致后，組織任命項目經(jīng)理，召開項目啟動會（Kick Off Meeting），上報審批項目立項報告。

設(shè)計檢討階段：根據(jù)產(chǎn)品的技術(shù)難度和設(shè)計變更點，成立項目組，導(dǎo)入系統(tǒng)中對應(yīng)的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）模板將項目任務(wù)進行分解。設(shè)計部門進行詳細的設(shè)計檢討，繪制圖紙、識別設(shè)計風(fēng)險點并制定對策；制造部門進行制成能力評估、識別制成風(fēng)險點并制定對策、準(zhǔn)備治具和設(shè)備；品質(zhì)部門制訂部品評價計劃、產(chǎn)品驗證計劃。召開跨階段評審會議，通過最高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

產(chǎn)品驗證階段：試生產(chǎn)投入小批量樣品，通過檢測設(shè)備和擬態(tài)實驗對樣品的規(guī)格、功能和極限工作環(huán)境進行測試。使用品質(zhì)工具對本階段發(fā)生的不良進行解析以達成目標(biāo)規(guī)格。本階段同步給客戶發(fā)送樣品，與客戶進行積極溝通，匹配客戶需求。

量產(chǎn)階段：項目收尾，轉(zhuǎn)為運營。項目經(jīng)理和項目組成員通過量產(chǎn)移交會議將項目文件移交給生產(chǎn)部門。復(fù)盤項目過程，收割項目經(jīng)驗，將優(yōu)秀的項目經(jīng)驗固化到系統(tǒng)中。

根據(jù)系統(tǒng)邏輯圖，開發(fā)基于Web的企業(yè)級項目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的功能需求主要分為以下9個部分，即需求管理、項目任務(wù)（WBS）管理、單項目管理、項目組合管理、看板管理、文檔管理、項目成員管理、項目進度管理、質(zhì)量管理。

（1）需求管理：在產(chǎn)品企劃階段，將收集的客戶及市場需求，大數(shù)據(jù)管理原始規(guī)格需求。將收集的市場現(xiàn)狀及客戶需求錄入項目管理系統(tǒng)，對原始的技術(shù)規(guī)格數(shù)據(jù)進行大數(shù)據(jù)管理。可以根據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置篩選條件進行分析對比，分析行業(yè)趨勢，提前進行高新技術(shù)研發(fā)，把握市場先機。

（2）項目任務(wù)管理：項目任務(wù)分解的WBS模板導(dǎo)入系統(tǒng)，用戶可以根據(jù)不同的項目類別選擇對應(yīng)的模板。在項目實施的過程中，系統(tǒng)對項目任務(wù)的計劃完成時間進行監(jiān)控，如有延遲則通過郵件提醒用戶盡快完成。

（3）單項目管理：項目組成員和管理者可以對本項目的日程進度、交付物、項目任務(wù)等進行操作和管理。

（4）項目組合管理：管理者和有權(quán)限的用戶對項目組合中的所有項目進行管理，監(jiān)控整體情況，引導(dǎo)項目按時完成。

（5）看板管理：通過看板功能，用戶可以高效便捷查看項目信息。

（6）文檔管理：用戶上傳項目文檔，審批完成后，文檔存儲在系統(tǒng)中對應(yīng)的位置。功能包含版本管理、變更管理等。

（7）項目成員管理：項目經(jīng)理在組建項目團隊時，可以在系統(tǒng)中輸入項目成員，以便項目任務(wù)的發(fā)布和人員工時的監(jiān)控。

（8）項目進度管理：根據(jù)初期設(shè)定的項目里程碑和項目任務(wù)計劃完成時間，用戶可以查看項目進度計劃。任務(wù)完成后，系統(tǒng)自動更新計劃，用戶可以實時查看和監(jiān)控。

（9）質(zhì)量管理：產(chǎn)品質(zhì)量作為出貨管控的重要標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量管理是項目過程中至關(guān)重要的部分。用戶可以通過生產(chǎn)系統(tǒng)將生產(chǎn)過程中的數(shù)據(jù)上傳至項目管理系統(tǒng)，對產(chǎn)品良率和生產(chǎn)不良進行管理。品質(zhì)部門上傳產(chǎn)品評價報告并知會項目組和管理者。

根據(jù)以上的功能和邏輯設(shè)計項目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)地搭建使企業(yè)對項目的精細化管理大大加強，有力支撐對項目的管控和決策。

三、項目管理系統(tǒng)的推廣

項目管理系統(tǒng)由專業(yè)的IT人員進行開發(fā)，系統(tǒng)上線前需完成管理者宣貫、用戶培訓(xùn)及全司推廣。

管理者對新系統(tǒng)的認同和支持對系統(tǒng)的推廣至關(guān)重要。在系統(tǒng)功能設(shè)計初期應(yīng)與管理者保持密切溝通，重視管理者的意見和建議。系統(tǒng)推廣時，向管理者介紹權(quán)限和系統(tǒng)功能，高效的管理模式，帶來人工成本的降低和收益的增加，吸引管理者支持新系統(tǒng)的推廣使用。

用戶培訓(xùn)可以按照職能劃分來開展，不同職能部門的用戶具有不同的權(quán)限和任務(wù)，組織培訓(xùn)宣貫及發(fā)放操作手冊，務(wù)必使全員掌握新系統(tǒng)的使用。

項目管理系統(tǒng)的全司推廣對系統(tǒng)的使用奠定了基礎(chǔ)，企業(yè)的項目管理也將邁上新的臺階。

四、結(jié)語

項目管理系統(tǒng)為用戶提供一個可視化的交互界面，讓項目經(jīng)理、項目成員和管理者清晰地了解項目信息，這樣就可以全面掌握項目的執(zhí)行情況，將對項目的整體把控做到心知肚明，能夠真實有效地為項目管理提供決策依據(jù)[2]。項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)了項目信息的發(fā)布和及時共享，為企業(yè)提供了一個開放的、可溝通的平臺，加強對項目里程碑和關(guān)鍵節(jié)點管控，有效提高項目執(zhí)行效率。

參考文獻：

[1]趙海洋.多項目協(xié)同管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].西安：西北大學(xué)，2013.

[2]徐順.項目信息管理系統(tǒng)研究與設(shè)計[J].計算機產(chǎn)品與流通， 2019（4）：110.