林小琳

摘 要：本文通過(guò)excel“數(shù)據(jù)透視表“的使用，解決財(cái)政資金總量大、項(xiàng)目和下屬單位多、分析需求多樣單位的財(cái)政資金管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)資金使用進(jìn)度、流向等的多樣化分析，旨在減輕財(cái)務(wù)人員工作量，提高工作效率，加強(qiáng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：資金管理;數(shù)據(jù)透視表

近年來(lái)，財(cái)政越來(lái)越重視預(yù)算資金的管理，不斷完善預(yù)算管理、內(nèi)部控制、績(jī)效評(píng)價(jià)等財(cái)政資金監(jiān)管體系，怎樣用好、監(jiān)管好財(cái)政資金也成為各預(yù)算單位的重點(diǎn)工作。現(xiàn)就Excel“數(shù)據(jù)透視表”在系統(tǒng)內(nèi)部財(cái)政資金管理中的應(yīng)用談幾點(diǎn)切身經(jīng)驗(yàn)。

一、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

一是能夠?qū)崟r(shí)跟蹤財(cái)政資金使用進(jìn)度。二是能夠分析財(cái)政資金使用方向。例如衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、公立醫(yī)院、基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)資金占比。三是能夠?qū)崿F(xiàn)多維度聯(lián)查。例如，各項(xiàng)目資金都撥付到哪些單位，金額分別為多少;各單位收到哪些項(xiàng)目的財(cái)政資金，金額分別為多少等。四是為年終財(cái)務(wù)決算工作快速、準(zhǔn)確提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過(guò)基本資金、項(xiàng)目資金的要素設(shè)定迅速區(qū)分部門決算支出決算表中的基本支出、項(xiàng)目支出、上繳上級(jí)支出、經(jīng)營(yíng)支出、對(duì)附屬單位補(bǔ)助支出;通過(guò)功能科目要素設(shè)定，迅速填列一般公共預(yù)算財(cái)政撥款收入支出決算表各功能科目（類、款、項(xiàng)）的收入。五是有選擇的查看明細(xì)。

二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)

1.要素設(shè)定

（1）資金撥付單位。以筆者所在系統(tǒng)為例，以系統(tǒng)內(nèi)部30余家單位為設(shè)定要素。

（2）資金項(xiàng)目名稱。按照年初預(yù)算或財(cái)政下?lián)苜Y金指標(biāo)文所列式項(xiàng)目名稱為要素。

（3）資金功能科目。按照年初預(yù)算或財(cái)政下?lián)苜Y金指標(biāo)文所列式的資金功能科目為設(shè)定要素。

（4）資金級(jí)別。主要按國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、區(qū)/縣級(jí)、鄉(xiāng)/鎮(zhèn)級(jí)等要素設(shè)定。

（5）資金金額。以“元”為單位，準(zhǔn)確錄入金額。

（6）是否納入本年度決算管理。設(shè)定“是”與“否”兩要素。此要素的設(shè)定主要是考慮部分財(cái)政資金不納入本年度決算管理，在管理好全年撥付資金的同時(shí)，為年末決算工作做好鋪墊。

（7）資金分類。按財(cái)政部部門決算要求，劃分基本資金、項(xiàng)目資金兩大類。

（8）其他分類。根據(jù)行業(yè)性質(zhì)、工作需要等，可以設(shè)定例如三公經(jīng)費(fèi)、人員經(jīng)費(fèi)等選擇項(xiàng)。

2.表格設(shè)計(jì)

只按上述要素設(shè)計(jì)一行表頭。這也是各數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的基本要求。數(shù)據(jù)獨(dú)立不重復(fù)。即以上設(shè)定要素中只要有一項(xiàng)發(fā)生改變，就需另起一行。使用正確的數(shù)據(jù)格式。例如，資金金額要素，必須確保為“數(shù)值”格式。表頭不要有合并和空白單元格。數(shù)據(jù)中不能有合并單元格。不要用空白行或列隔開。

3.注意事項(xiàng)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表同類內(nèi)容出現(xiàn)時(shí)，輸入的內(nèi)容必須是完全一致的，這是最終呈現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表”的必要條件，例如，在資金撥付單位下輸入單位名稱時(shí)，“A醫(yī)院”每次錄入都需要輸入“A醫(yī)院”，不可出現(xiàn)“XX市XX區(qū)A醫(yī)院”或“XX區(qū)A醫(yī)院”等不同錄入方式。同樣，資金項(xiàng)目名稱錄入時(shí)例如“基本公共衛(wèi)生資金”也不能出現(xiàn)“公共衛(wèi)生資金”或“基本公衛(wèi)資金”等多種輸入方式。關(guān)于這項(xiàng)問(wèn)題，我們也可以借助Excel表格中的“數(shù)據(jù)有效性”/“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”來(lái)規(guī)范。選定某一要素所在列，通過(guò)“數(shù)據(jù)”――“數(shù)據(jù)有效性”/“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”――“設(shè)置”――“允許”選擇“序列”――“來(lái)源”將此列涉及的要素一一輸入，注意要以英文格式下的“逗號(hào)”分隔開。這樣，采用預(yù)置選項(xiàng)的方式，今后工作中就可以通過(guò)單元格旁邊的下拉三角符號(hào)來(lái)選擇來(lái)選擇相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，從而確保每次輸入同類內(nèi)容都是完全一致的。除資金金額要素外，其他要素都可以采用以上方法保證準(zhǔn)確性。

4.設(shè)計(jì)表格樣表

三、數(shù)據(jù)透視功能的應(yīng)用

基礎(chǔ)表格設(shè)定并填報(bào)完成后，選擇“插入”菜單下的“數(shù)據(jù)透視表”按照工作需求，分別將報(bào)表的字段拖入“報(bào)表篩選” “行標(biāo)簽” “列標(biāo)簽” “數(shù)值”。筆者推薦僅使用“列標(biāo)簽”及“數(shù)值”兩項(xiàng)，下面以以上樣表為基礎(chǔ)，結(jié)合目標(biāo)設(shè)定舉幾個(gè)具體例子。

1.核算財(cái)政資金使用進(jìn)度

將“資金項(xiàng)目名稱”拖入“行標(biāo)簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。即可得到以下數(shù)據(jù)透視表，與年初預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，即可得到各項(xiàng)目資金使用進(jìn)度。

若有按“資金級(jí)別”進(jìn)一步細(xì)分的需求，可將“資金級(jí)別”也拖入“行標(biāo)簽”，位于“資金項(xiàng)目名稱”之下，得到數(shù)據(jù)透視表如下。

2.分析資金使用方向

將“撥付單位性質(zhì)”拖入“行標(biāo)簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。即可得到以下數(shù)據(jù)透視表，可以分析出撥出資金在不同性質(zhì)單位所占比例。

3.實(shí)現(xiàn)多維度聯(lián)查

例如，分析各單位不同資金功能科目下各項(xiàng)目金額分別為多少。將“資金撥付單位”、“ 資金功能科目”、“ 資金項(xiàng)目名稱”按先后順序依次拖，入“行標(biāo)簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。

4.為年終財(cái)務(wù)決算工作快速、準(zhǔn)確提供數(shù)據(jù)

以收入決算表為例，將“資金分類”拖入“列標(biāo)簽”，“資金功能科目”拖入“行標(biāo)簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。 得到數(shù)據(jù)透視表如下，按得出數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)填入部門決算：

5.有選擇的查看明細(xì)

以“樣表二”為例，想查看項(xiàng)目2的全部資金構(gòu)成要素，在數(shù)據(jù)透視表中雙擊“數(shù)值”列的“858531”，可得到下表：

通過(guò)數(shù)據(jù)透視表的使用，極大地提高了財(cái)政資金的管理效率，滿足不同需求下的數(shù)據(jù)提取、測(cè)算、合并要求，對(duì)減輕財(cái)務(wù)人員工作量，提高工作效率，加強(qiáng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性有實(shí)際意義，也可應(yīng)用于其他日常工作中。

（責(zé)任編輯：劉海琳）