黃艷

摘 要：事業(yè)單位在常規(guī)工作當中一定要注重并強化檔案的管理工作，只有這樣才能為相關(guān)方面提供及時、準確的信息資源服務。然而從當前的發(fā)展趨勢來看，以往的檔案管理早已不能緊跟時代的腳步，也無法符合新時代的管理要求。所以，事業(yè)單位的檔案管理工作一定要加快檔案數(shù)字化建設的腳步，只有這樣才能妥善彌補檔案管理期間存在的各種弊端，并不斷加以發(fā)展完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案;數(shù)字化;問題;路徑

檔案在事業(yè)單位發(fā)展進程中不但可以起到推波助瀾的作用，而且還可以為事業(yè)單位在管理上面碰到的難題指引方向。由此可見，做好檔案的科學化管理對加快事業(yè)單位發(fā)展的腳步有著積極的意義。然而從當前的發(fā)展趨勢來看，大部分單位在檔案管理科學性方面仍然存在某些問題，而此時通過數(shù)字化建設就可以妥善處理類似問題。對此，本文針對這些問題進行探討，并從中找到事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的路徑，僅供參考。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的作用

能夠大大提升工作人員的工作水平。站在客觀的立場來講，事業(yè)單位也應當具備主要的工作流程，倘若在檔案處理階段由于效率與時間等問題暫緩處理，那么一定會致使工作進行程度有問題，繼而對其工作水平產(chǎn)生較大的影響。不管針對錄入以及歸檔環(huán)節(jié)來說，還是就整理、復核等環(huán)節(jié)而言，數(shù)字化檔案管理的滲透均會在無形當中縮短工作時間，繼而促進工作人員工作水平的全面提升。諸多的信息、檔案均是由相關(guān)服務器進行科學處理的，這樣會省去大量的人力資源以及物力資源，繼而起到節(jié)約資金的作用。第二，可以為事業(yè)單位謀取豐厚的經(jīng)濟效益。以往單位檔案的管理需要依賴以下幾個方面的支持：一是空間支持;二是人力支持;三是時間支持;四是財力支持。針對數(shù)字化管理來說，其主要通過計算機以及服務器的快速工作大大節(jié)約了空間、人力以及物力等相關(guān)方面的資源，資源的節(jié)約會在無形當中為事業(yè)單位謀取可觀的效益，而數(shù)字化的檔案管理完全可以實現(xiàn)增強利潤的效果。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

2.1 紙質(zhì)檔案調(diào)閱效率不高

通常情況下，大部分紙質(zhì)檔案均是采取檔案柜的方式進行存儲的，顯然在整個存儲期間，因為檔案柜倘若發(fā)生目錄不完整的現(xiàn)象，那么在實際調(diào)閱期間只能依賴于相關(guān)管理者的預估，而相關(guān)管理者又存在較大的流動性，所以如果出現(xiàn)了新的檔案管理者，那么會由于對檔案存放狀況的不了解，在調(diào)閱檔案期間不知道從哪里著手，所以很容易花費較多的時間和精力去尋找一份檔案。不僅如此，紙質(zhì)檔案在具體調(diào)閱期間具有一定的繁瑣性，顯然這樣就會無形當中影響到檔案的調(diào)閱水平，同時也會對事業(yè)單位的管理水平帶來不利影響。

2.2 紙質(zhì)檔案資料的零散問題比較突出

從當前的發(fā)展形勢來看，事業(yè)單位的檔案由某些部分交由相關(guān)部門進行管理，顯然在具體管理期間很容易發(fā)生各自為政的情況，繼而對檔案的利用率帶來不利影響。不僅如此，事業(yè)單位在具體發(fā)展期間，會慢慢衍生出各種各樣的檔案，而大部分單位并沒有形成切實可行的存儲期限界定以及銷毀制度，亦或是認為所有檔案都有其自身的價值，不能隨意銷毀，這樣久而久之下去就會使得檔案愈來愈多，檔案存儲空間也愈來愈小，繼而影響到事業(yè)單位未來的檔案儲存。

2.3 紙質(zhì)檔案存在一定的安全隱患

第一，因為紙張存在易燃、易潮的特性，所以在對這些檔案進行存儲期間，倘若碰到明火則極易增加燃燒情況出現(xiàn)的概率，顯然這樣會嚴重影響到檔案自身質(zhì)量，甚至還會對事業(yè)單位其他方面造成無法挽回的后果。第二，紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)發(fā)霉等情況，倘若干燥通風設備不健全，那么在多雨天氣之下極易增加霉變情況出現(xiàn)的頻率，繼而對檔案的完整性帶來不利影響。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的路徑選擇

在對事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀進行深度剖析以后，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出了以下幾條路徑：一是對檔案數(shù)字化管理體系加以完善與優(yōu)化;二是建立辦公室工作銜接節(jié)點;三是提高檔案數(shù)字化管理技術(shù)水平;四是培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員，現(xiàn)分享給大家：

3.1 對檔案數(shù)字化管理體系加以完善與優(yōu)化

基于數(shù)字化的背景下，事業(yè)單位檔案一定要慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案儲存與保護，除了新形成的檔案離不開數(shù)字化支持以外，當前已有的檔案也應當形成相應的數(shù)字檔案。無論是針對檔案錄入環(huán)節(jié)來說，還是就復核環(huán)節(jié)而言，均需要一套切實可行的制度來對整個體系的運作情況進行科學管理。

3.2 建立辦公室工作銜接節(jié)點

因為檔案數(shù)字化管理本身就存在復雜性的特點，所以在對其進行管理期間一定要采取針對性的手段充分確保所有流程的持續(xù)性，換言之就是要構(gòu)建與之相匹配的銜接節(jié)點，目的是為了將所有工作流程都串聯(lián)起來，以便可以順利完成檔案數(shù)字化建設工作。站在客觀的立場來講，工作流程環(huán)環(huán)相扣作為管理工作中重要的組成部分，管理工作也一定要依賴于持續(xù)的工作支撐。由此可見，加大節(jié)點維護的力度才能確保管理工作的正常開展，同時也可以提升工作水平。

3.3 提高檔案數(shù)字化管理技術(shù)水平

事業(yè)單位倘若想要強化檔案的數(shù)字化管理，那么一定要在已有技術(shù)水平之上進行適當?shù)耐晟疲@樣才能有效提升檔案數(shù)字化管理水平，最大限度地確保當前檔案的可靠性與真實性，為檔案可以增加使用時間提供應有的保障。

3.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員

和以往檔案工作進行對比可以發(fā)現(xiàn)，如果想要促使事業(yè)單位檔案實現(xiàn)數(shù)字化建設，那么一定要擁有與之相匹配的人才，同時此類人才還應當具備較強的綜合能力。除了要具備基本要求以外，這些人才還應當有一顆持之以恒的心，在工作崗位上能夠端正自身工作態(tài)度，具備較強的責任意識。如果想要得到這類人才，那么事業(yè)單位應當采取公開招聘的方式來對可以擔任此類工作的人才進行認真篩選。企業(yè)之間的競爭，實質(zhì)上是人才之間的競爭，事業(yè)單位只有培養(yǎng)諸多高素質(zhì)人才才能加快檔案數(shù)字化建設的腳步，繼而做到與時俱進。

4 結(jié)語

本文主要從以上幾個方面圍繞著事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的路徑展開論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗也提出了幾點建設性意見，旨在希望可以和相關(guān)人士互相交流學習，僅供參考。

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