薛冬

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和民眾生活水平的不斷提高，電子信息技術(shù)已經(jīng)日漸融入到人們的日常生產(chǎn)生活中，尤其是電子存儲器應(yīng)用和普及，使得辦公文件生產(chǎn)和存儲以及管理等變得愈加方便，因為電子檔案快捷便利性特點突出，現(xiàn)已成為全球檔案管理的核心手段，在以后科技不斷發(fā)展過程中，電子檔案必然會得到更加深度的應(yīng)用。盡管說電子檔案普及度日漸拓寬，但不能將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案徹底丟棄，它的不可替代性猶存，因此在未來檔案管理中，我們需要將二者順勢融合起來，之后在此基礎(chǔ)上一同為檔案管理工作貢獻力量。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;關(guān)系;發(fā)展趨勢;分析

電子信息技術(shù)如火如荼的發(fā)展著，使得人們生產(chǎn)生活的各個方面出現(xiàn)了天翻地覆的變化，民眾樂于使用電子信息技術(shù)?，F(xiàn)在檔案管理工作也進入到了電子檔案時代，因為紙質(zhì)檔案依舊有其存在價值，所以說各個地區(qū)范圍內(nèi)的檔案管理單位中，均出現(xiàn)了電子檔案、紙質(zhì)檔案共用的情況。城建檔案館中，電子檔案在生產(chǎn)和歸檔以及管理工作中，具有著很大優(yōu)勢，但是紙質(zhì)檔案的不可替代性尤為突出，因此需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案進行共同保存，身為檔案管理人員，應(yīng)該科學(xué)借助這二者的優(yōu)勢，循序漸進的強化檔案管理力度，提升工作效率和水平。

1 電子檔案的優(yōu)勢所在

首先是存儲載體多樣性特點突出，并且其信息密度性相對較高。應(yīng)該了解到，電子檔案是基于計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)之上而慢慢發(fā)展起來的，使用計算機程序在存儲器上進行內(nèi)容保存，計算機存儲內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容和圖片信息內(nèi)容，還可保存很多聲色影像資料等，這些是紙質(zhì)檔案不能做到的。電子檔案存儲載體選擇上擁有著多樣化特點，磁性和光學(xué)以及磁光最為常見，計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，存儲載體存儲量與日俱增，一個小硬盤就可以承載之前幾百平方米的紙質(zhì)檔案資料，有效的節(jié)約了原有檔案存儲空間。

其次是檔案信息重復(fù)利用性高，可以實現(xiàn)信息資源共享。須知，電子檔案最為顯著的優(yōu)勢便是可以反復(fù)使用，實現(xiàn)真正意義上的便捷式資源信息共享，借助互聯(lián)網(wǎng)渠道和存儲器技術(shù)，會讓電子存儲檔案隨時予以修改和使用，加之互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以為電子檔案傳輸工作提供相應(yīng)便利條件。另外，檔案使用階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案的便利性很低，因為紙質(zhì)檔案的載體就是傳統(tǒng)紙張，頻繁使用之后，紙張會變舊和受損，使得一些檔案數(shù)據(jù)丟失，有時還會出現(xiàn)模糊不清的現(xiàn)象。若是對重要紙質(zhì)檔案進行復(fù)印的話，那么便會造成檔案使用成本的冗余增加。電子檔案以計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為主要載體，電子檔案存儲和使用以及共享方面的優(yōu)勢很大。

最后是電子檔案信息利用效率很高且條件便利。老舊式紙質(zhì)檔案使用過程中，因為空間的限制，僅可在限定時間和地點內(nèi)進行檔案查閱以及檔案使用，文件借取和文件使用等方面均遭受極大限制。電子檔案與前者不同，其在存儲媒介方面和傳輸媒介方面均具備著先天優(yōu)勢，存儲載體易攜帶且存儲空間大，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)便可實現(xiàn)電子檔案的遠距離傳輸，不僅如此，還可通過密碼設(shè)置操作等來保障檔案信息安全。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案二者之間的聯(lián)系

雖然說電子檔案和紙質(zhì)檔案進行對比，其優(yōu)勢明顯，但這兩者都是檔案，對電子檔案和紙質(zhì)檔案予以深度分析，就可以從中探索出紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的聯(lián)系。電子檔案的不斷發(fā)展，其實并不代表紙質(zhì)檔案就此退出歷史舞臺，它們之間的關(guān)聯(lián)性也是十分緊密的。老舊式紙質(zhì)檔案經(jīng)過長期發(fā)展，所形成的理論以及方法等，在某些程度上對電子檔案也同樣適用。國際上普遍認(rèn)為，機讀檔案的出現(xiàn)不代表要更改檔案學(xué)基本原則，檔案管理的一般方法是適用于機讀檔案的。傳統(tǒng)形式上的檔案學(xué)理論原則，以“檔案就是歷史記錄”為主，同樣的，其也適用于電子檔案。

首先，從檔案管理原則角度和方法、技術(shù)角度等方面進行分析可看出，國內(nèi)檔案工作基礎(chǔ)性原則，對于電子檔案管理而言，同樣也具備指導(dǎo)效能，紙質(zhì)檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)原則，應(yīng)用在電子檔案管理中，也會使其具備一定活力和生命力。紙質(zhì)檔案工作原則中，其中最為重要的一點便是保障檔案整體完整性和安全性。電子檔案管理工作進行過程中，同樣也要遵循上述原則，電子文件檔案業(yè)務(wù)方法以及技術(shù)等，并不是對當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)中的環(huán)節(jié)、手段等全面否定，而是秉承繼承和創(chuàng)新的辯證模式來不斷開拓創(chuàng)新。需要注意的是，電子文件和紙質(zhì)文件特性方面存在很大不同，但共性也是有目共睹的，徹底剔除現(xiàn)有業(yè)務(wù)要素和方法要素以及技術(shù)要素而“標(biāo)新立異”的，必然不會取得好的結(jié)果。

其次，從檔案歸檔范圍確定角度和檔案內(nèi)容鑒定角度來分析，不難發(fā)現(xiàn)的是，電子檔案歸檔范圍，需要和紙質(zhì)檔案一樣，都需根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定行事。因為電子文件特殊性特點存在，拋除擁有考查利用價值的電子文件類型，與之相關(guān)的紙質(zhì)文件類型要一同與之歸檔。和電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件，主要涵蓋了兩類主要內(nèi)容：第一點是產(chǎn)生電子文件過程中所應(yīng)用的計算機硬件說明文件，最為常見的就是使用說明書和操作手冊等;第二點是在電子文件形成階段內(nèi)所存在的紙質(zhì)文件類型，以系統(tǒng)設(shè)計任務(wù)書和技術(shù)鑒定材料最為典型。上述文件和電子文件之間的關(guān)系十分緊密。電子檔案內(nèi)容鑒定方面，所應(yīng)用的基本原則和操作標(biāo)準(zhǔn)以及解決辦法等基本和紙質(zhì)檔案保持一致，電子文件內(nèi)容鑒定階段，會從紙質(zhì)文件鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)以及手段中進行經(jīng)驗借鑒，比如說文件重要性分析和研究的思路，檔案保管期限表中內(nèi)含的不同類型文件保管期限等等。電子文件鑒定結(jié)果，也具備著去留抉擇特點，還有就是對保留文件的具體保管期限進行恒定。紙質(zhì)文件鑒定過程中，將基本鑒定思維、基本鑒定原則順勢轉(zhuǎn)化為明確、具體的保管期限表，這種操作模式在電子文件鑒定中顯得十分關(guān)鍵和重要，這樣一來，便可給相關(guān)工作人員提供工作依據(jù)和保障。紙質(zhì)文件保管期限，相對比內(nèi)容方面的電子文件鑒定操作，參考價值很高，但此時因為電子文件擁有著很多新特點、新元素，很多文件價值會隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而不斷發(fā)生變化，所以我們不能單一化的進行之前保管期限表模擬。當(dāng)務(wù)之急就是在積累經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)有電子文件進行科學(xué)、專用的保管期限表制定，旨在更好更優(yōu)的滿足文件內(nèi)容、信息技術(shù)等對檔案保管期限的雙向訴求。

最后是從檔案保管工作角度進行分析，無論何種文件類型的保管，最終都是為人所用。基于上述所言，電子文件和電子檔案保護思想，首當(dāng)其沖的便是要考慮怎樣長期保存這類文件和檔案且使其安全使用。眾所周知，電子文件載體十分脆弱且壽命有限，若想長期保存就要將電子文件的信息保存在微縮片或者紙張之上。當(dāng)前諸多檔案館針對現(xiàn)在電子文件的相關(guān)技術(shù)環(huán)節(jié)、方法、措施不成熟的現(xiàn)象，對于這些檔案都會留存一份紙質(zhì)檔案，以備后患。與此同時，電子檔案隨著信息技術(shù)產(chǎn)生而出現(xiàn)，發(fā)展時間很短，電子檔案保管技術(shù)有待提升，不完善之處比比皆是。紙質(zhì)檔案保管經(jīng)驗經(jīng)過多年歷史沉淀較為豐富，之后在此基礎(chǔ)上形成了正規(guī)化管理結(jié)構(gòu)體系，保管技術(shù)十分嫻熟。電子檔案保管技術(shù)若想穩(wěn)定發(fā)展和應(yīng)用，就需要憑借紙質(zhì)檔案保管工作經(jīng)驗和技術(shù)作為支撐。

3 電子檔案的劣勢以及與紙質(zhì)檔案的未來發(fā)展趨勢分析

由于電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系尤為密切，所以不能拋棄任何一方，一定要實現(xiàn)兩者共同繁榮和共同發(fā)展。通過對比，我們看出電子檔案的優(yōu)異性的確高出紙質(zhì)檔案很多，但它的局限性也是有目共睹的。

3.1 電子檔案的原始性和真實性得不到保證

傳統(tǒng)文件原始性標(biāo)準(zhǔn)和真實性標(biāo)準(zhǔn)確定，主要分為兩個方面：首先是借助內(nèi)容和之前載體結(jié)合起來加以確認(rèn);其次是借助文件固定結(jié)構(gòu)以及基本格式來加以確認(rèn)?？v觀電子文件，上述意義便不復(fù)存在，電子文件內(nèi)容和電子文件載體結(jié)合形式上的變化屢見不鮮，在拷貝之后，復(fù)制件和原件二者保持一致。計算機軟硬件系統(tǒng)更新速度很快，所以勢必會將之前的文件在嶄新的軟件中進行格式轉(zhuǎn)換，旨在維持其可讀性特質(zhì)。如此操作，原件概念定義十分吃力。從電子文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)角度加以分析，它并不是“清晰可見”的，一般情況下也不會被用戶一方完全掌握。電子文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)有別，文件原始性和真實性標(biāo)準(zhǔn)遭受撼動，從效能彰顯層面來說，電子文件亟待進行正規(guī)化、常態(tài)化的邏輯結(jié)構(gòu)構(gòu)建。

3.2 電子檔案證據(jù)性不能得到有效維護

各個國家和地區(qū)普遍青睞于傳統(tǒng)信息處理方法和技術(shù)操作下所產(chǎn)生的文件類型，以書寫和打印以及復(fù)制為主，但是新技術(shù)的出現(xiàn)以及復(fù)制文件的出現(xiàn)，如果要成為真正證據(jù)的話，必須要進行更為深度的審查，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)限制，電子檔案的證據(jù)性必然不足。較為正確的做法是，雙套制模式執(zhí)行尤為必要，也就是說，我們要在保持電子文件的同時，需要將電子文件轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的紙質(zhì)文件。

3.3 電子檔案對文件形成過程不能有力體現(xiàn)

紙質(zhì)文件，因為其內(nèi)容和載體相互結(jié)合，關(guān)于文件制作過程和形成過程，借助保存載體的手段便可對分類進行反應(yīng)，但是電子文件制作過程不固定，除非是同一文件使用不同文件名稱標(biāo)明，反之就代表電子文件制作階段原有痕跡被剔除了。此類過程被消滅便永久無法修復(fù)和還原。所以說，重要的思想和觀點以及政策等，它們形成過程在紙質(zhì)文件狀態(tài)下可以輕松反映出來，但是在電子文件下卻恰恰相反。

3.4 虛擬文件保管度低，造成文件內(nèi)容不能常規(guī)反映

電子文件虛擬性質(zhì)存在，主要是因為合成文件邏輯表達式所決定，再者就是動態(tài)數(shù)據(jù)單元所決定，最為常見的便是數(shù)據(jù)庫文件，一般情況下都是調(diào)動動態(tài)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)單元，之后在此基礎(chǔ)上以邏輯組合的形式加以匯總。需要注意的是，數(shù)據(jù)文件，其擁有動態(tài)性特點，對相關(guān)變值、增值業(yè)務(wù)中的文件，保存問題肯定是要及時作出處理和解決的。

4 結(jié)束語

綜上所述，電子檔案和紙質(zhì)檔案二者共同發(fā)展、協(xié)作共生，這是未來我國檔案管理的必然發(fā)展趨勢和走向，因此我們要從實際角度出發(fā)，科學(xué)利用二者優(yōu)點，篩選出最優(yōu)、最好的管理模式，不斷提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動檔案工作發(fā)展進程。

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