趙錦秀

【摘要】事業(yè)單位的檔案非常重要，如何高效率管理檔案，是擺在事業(yè)單位面前需要及時處理的問題之一，利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，得到事業(yè)單位普遍認(rèn)可，但是由于種種原因，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在這樣或那樣的問題。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及其意義，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略方面進(jìn)行闡述，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略

我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，帶動了事業(yè)單位的快速成長，事業(yè)單位的數(shù)量以及員工越來越多。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作，變得越來越繁雜。事業(yè)單位已經(jīng)意識到這個問題，并且有意通過信息化技術(shù)來提升檔案管理的效率。不過，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中并不是一帆風(fēng)順，面臨諸多問題，這些問題，將在本文進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度不積極。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)年齡一般來說比較大，對于信息化技術(shù)的認(rèn)識不夠深入;領(lǐng)導(dǎo)一般認(rèn)為“檔案管理信息化建設(shè)有必要，如果花錢太多，就得慎重考慮一下”。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，甚至停滯不前;也有可能，雖然信息化建設(shè)完成了，但是在實際應(yīng)用中，沒有實質(zhì)上的改觀，只停留在形式上。2.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對信息技術(shù)有一定的要求，需要相關(guān)硬件設(shè)備，還需要懂軟件操作技術(shù)的信息管理員。由于事業(yè)單位考慮檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備成本以及人員工資，因此，在采購設(shè)備以及招聘信息管理員的時候，沒有進(jìn)行較高級別的配置，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化在今后的實際運營中存在效率低以及信息化管理檔案工作繁雜等問題。3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度不健全。目前國家對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是有一定要求的，但是由于相關(guān)規(guī)章制度不完善;檔案管理人員在對待檔案管理的具體工作上，存在著消極的態(tài)度，降低了工作效率，影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，沒有把信息化的科技力量發(fā)揮出來。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因，主要來自兩個方面：第一，對信息化技術(shù)管理檔案的效果，沒有充分認(rèn)識，沒有看到科技的力量。第二，滿足于傳統(tǒng)的檔案管理方法，認(rèn)為沒到必須實施信息化技術(shù)的地步。正是因為這兩方面原因，導(dǎo)致了單位檔案信息化建設(shè)存在各種問題。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

科技是第一生產(chǎn)力，一個國家的綜合實力體現(xiàn)在科技水平上，我們國家由于在改革開發(fā)的影響下，科技水平呈直線上升;科技的發(fā)展，帶動了信息的發(fā)展，利用信息技術(shù)管理檔案，不僅僅能提升單位檔案的效率，更能夠保證單位檔案的完整性，可以通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案備份;同時，從長遠(yuǎn)看，還能節(jié)約檔案管理成本。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

（一）組織單位從領(lǐng)導(dǎo)到員工的培訓(xùn)。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，需要單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭;因此，通過培訓(xùn)讓單位領(lǐng)導(dǎo)，充分肯定信息化建設(shè)對于檔案管理的意義，一次性投入，長遠(yuǎn)看節(jié)約成本，提高效率;只有領(lǐng)導(dǎo)充分肯定了信息化的作用，才會全面支持單位的檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位的員工數(shù)量多，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要全體員工大力支持，該配合的要積極配合;因此，需要通過培訓(xùn)，讓全體員工能夠支持信息化管理檔案，并且全力支持。

（二）事業(yè)單位加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金支持。單位檔案管理信息化建設(shè)，從短期來看，尤其是前期購買設(shè)備、軟件以及聘請信息技術(shù)管理員，需要大筆投入;這就要求事業(yè)單位加大資金投入，充裕的資金能夠購買更先進(jìn)的信息化設(shè)備，聘請有能力的信息技術(shù)管理員，這對事業(yè)單位檔案管理也是非常重要的，從長遠(yuǎn)看，能夠給事業(yè)單位節(jié)約成本，提高檔案管理效率。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。檔案管理信息化建設(shè)的速度要快，這是因為時間越長，越影響單位人員對檔案管理信息化建設(shè)的支持熱情。另外，時間越長，信息化建設(shè)的成本也會越高。

（四）加強對檔案信息管理員的培訓(xùn)。單位檔案管理在完成信息化建設(shè)之后，需要合格的管理員來負(fù)責(zé)平時的信息化檔案維護(hù)以及及時錄入新的檔案信息，在單位需要檔案信息的時候，能夠及時調(diào)閱檔案，這些都需要非常熟練的操作。因此，需要加強對檔案信息管理員的培訓(xùn)，熟練操作信息化管理檔案的每一步。

四、結(jié)語

單位檔案信息化建設(shè)的提升，需要由單位領(lǐng)導(dǎo)及單位全體同仁以及國家等多方面共同努力推進(jìn)，大家要對信息化管理單位檔案的效果有信心。以上詳細(xì)論述了提升單位檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠給大家提供一些借鑒。

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